Tư vấn xây dựng quy chế sử dụng con dấu trong các công ty đã lên sàn chứng khoán

Đối với các công ty đã niêm yết trên sàn chứng khoán, việc sử dụng con dấu cần tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật và nguyên tắc quản trị doanh nghiệp. Một quy chế sử dụng con dấu rõ ràng, minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro mà còn đảm bảo tính hợp pháp trong mọi giao dịch. Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ tư vấn chi tiết về cách xây dựng quy chế sử dụng con dấu phù hợp với doanh nghiệp niêm yết, giúp tối ưu quy trình quản lý và tuân thủ quy định hiện hành.

Quy chế sử dụng con dấu công ty 2025

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 công ty có quyền quyết định về số lượng, hình thức và nội dung con dấu của công ty. Cụ thể như sau:

Quy định về hình thức 

• Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu (con dấu vật lý)
• Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Quy định về số lượng 

Số lượng con dấu được xác định bởi Chủ doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Hội đồng quản trị và các chủ thể liên quan theo quy định trong Điều lệ công ty.

Quy định về lưu trữ

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. 

Giá trị pháp lý của các loại con dấu

Về con dấu vật lý

Đây là loại con dấu truyền thống được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng từ lâu. Con dấu này đóng vai trò xác nhận tính pháp lý của văn bản, khẳng định văn bản do chính cơ quan, tổ chức ban hành.

• Hình dáng: Doanh nghiệp có thể thiết kế con dấu với nhiều hình dạng khác nhau như tròn, vuông, tam giác, chữ nhật, hình thang, hình thoi… Ngoài ra, con dấu cũng có thể mang những thiết kế sáng tạo như hình hoa, bướm, cá, chim, tùy theo nhu cầu và sở thích của doanh nghiệp.
• Màu sắc: Mực dấu có thể được sử dụng với nhiều màu sắc khác nhau, từ các màu cơ bản như xanh, đỏ, đen, vàng, cam đến các màu đặc biệt như tím.
• Kích thước: Con dấu có thể có nhiều kích thước linh hoạt, từ nhỏ như nắp chai bia đến lớn tương đương một chiếc bát.

Khi có nhu cầu thay mới hoặc làm lại con dấu (trong trường hợp bị mất), doanh nghiệp có thể tự khắc hoặc đặt làm con dấu tại các cơ sở khắc dấu mà không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như trước đây.

Về chữ ký số

Giá trị pháp lý của chữ ký số đã được quy định tại Nghị định 48/2024/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Cụ thể:

• Khi pháp luật yêu cầu văn bản phải có chữ ký, yêu cầu này được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu chứa chữ ký số và chữ ký số đó đảm bảo an toàn theo quy định của pháp luật.
• Khi pháp luật yêu cầu văn bản phải có con dấu của cơ quan, tổ chức, yêu cầu này được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu được ký bởi chữ ký số của cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó đảm bảo tính an toàn theo quy định.

Chữ ký số được tạo ra khi chứng thư số còn hiệu lực và có thể được xác thực thông qua khóa công khai được tích hợp trong chứng thư số.

Quá trình tạo chữ ký số sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai có trong chứng thư số, do một trong các tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cho Chính phủ.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức đã được cấp giấy chứng nhận bảo đảm an toàn theo quy định.

Khóa bí mật được bảo mật tuyệt đối và chỉ nằm trong sự kiểm soát của người ký tại thời điểm thực hiện chữ ký số.

Như vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng con dấu vật lý, chữ ký số hoặc kết hợp cả hai trong quá trình hoạt động của mình.

Điều kiện sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, không có điều khoản nào quy định cụ thể về điều kiện sử dụng con dấu. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có toàn quyền quyết định việc quản lý và sử dụng con dấu theo nhu cầu hoạt động của mình.

Hiện nay, nhiều cơ quan nhà nước không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng con dấu khi thực hiện các thủ tục hành chính, giúp đơn giản hóa quy trình giấy tờ và tiết kiệm thời gian. Điều này thể hiện xu hướng chuyển đổi số và giảm bớt các thủ tục rườm rà trong hoạt động kinh doanh.

Mặc dù có sự linh hoạt trong việc sử dụng con dấu, nhưng khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 vẫn yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Điều này có nghĩa là một số văn bản nhất định vẫn cần đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý, chẳng hạn như:

• Hợp đồng quan trọng (hợp đồng mua bán, hợp tác, đầu tư)
• Các văn bản gửi cơ quan nhà nước (đơn xin cấp phép, báo cáo tài chính, quyết định nội bộ)
• Giấy tờ cần xác nhận tư cách pháp nhân của doanh nghiệp

Do đó, doanh nghiệp có thể tự quyết định việc sử dụng con dấu khi giao dịch. 

Mẫu quy chế quản lý sử dụng con dấu trong công ty

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản pháp luật liên quan không quy định cụ thể về mẫu quy chế quản lý và sử dụng con dấu công ty. Vì vậy, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng quy chế quản lý con dấu phù hợp với nhu cầu hoạt động của mình. Dưới đây là một mẫu quy chế tham khảo:

Tư vấn xây dựng quy chế sử dụng con dấu trong các công ty đã lên sàn chứng khoán tại Luật Việt An

Luật Việt An là đơn vị cung cấp dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu đảm bảo tuân thủ pháp luật. Do đó, Luật Việt An giúp doanh nghiệp hiểu rõ các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Chứng khoán 2019 và các văn bản pháp luật liên quan đến việc sử dụng con dấu như sau: 

• Hỗ trợ soạn thảo quy chế quản lý và sử dụng con dấu. Dựa trên nhu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp niêm yết, Luật Việt An giúp xây dựng quy chế sử dụng con dấu phù hợp với hoạt động kinh doanh.
• Luật Việt An hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình xin phê duyệt và đóng dấu trên các văn bản quan trọng, đảm bảo việc sử dụng con dấu minh bạch và hợp lệ. Hướng dẫn phân quyền sử dụng con dấu cho Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Phòng Hành chính – Nhân sự, tránh tình trạng lạm dụng hoặc giả mạo con dấu.
• Tư vấn áp dụng chữ ký số thay thế con dấu truyền thống. Luật Việt An hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín, đồng thời tư vấn về các quy định pháp lý liên quan đến chữ ký số trong giao dịch thương mại.
• Trong trường hợp xảy ra tranh chấp nội bộ về việc sử dụng con dấu giữa các cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị, Luật Việt An có thể đứng ra làm trung gian hòa giải hoặc đại diện pháp lý để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Việc xây dựng quy chế sử dụng con dấu đối với công ty đã lên sàn chứng khoán là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, pháp lý và bảo mật trong hoạt động doanh nghiệp. Dịch vụ tư vấn của Luật Việt An giúp doanh nghiệp xây dựng quy chế chuyên nghiệp, đảm bảo tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. Liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời!