5 điều cần chuẩn bị để đăng ký thành lập công ty thành công

Việc thành lập công ty là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình triển khai hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp và bài bản tại Việt Nam. Tuy thủ tục pháp lý hiện nay đã có nhiều cải tiến theo hướng đơn giản hóa và minh bạch, nhưng để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ và đúng quy định, nhà đầu tư hoặc người thành lập công ty cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, thủ tục ngay từ đầu. Thông qua bài viết dưới đây, Luật Việt An xin giới thiệu về 5 điều cần chuẩn bị để đăng ký thành lập công ty thành công.

Khi nào nên thành lập công ty?

Việc đăng ký thành lập công ty nên được thực hiện khi hoạt động kinh doanh của Quý khách phát triển đến mức cần thiết phải vận hành một cách chính quy, minh bạch và có tư cách pháp nhân. Cụ thể, Quý khách nên cân nhắc việc thành lập công ty trong những trường hợp sau:

• Khi hoạt động kinh doanh yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) để phục vụ giao dịch với đối tác, khách hàng hoặc để đáp ứng điều kiện thanh toán trong chuỗi cung ứng.
• Khi cần tư cách pháp nhân để ký kết các hợp đồng thương mại, bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng gia công, hợp đồng cung cấp dịch vụ, v.v với cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước.
• Khi muốn hợp thức hóa hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật, bảo đảm tính minh bạch, nâng cao uy tín và tránh các rủi ro về pháp lý khi vận hành dài hạn.

1. Xác định loại hình công ty phù hợp

Việc lựa chọn loại hình công ty là một trong những quyết định đầu tiên và mang tính nền tảng trong quá trình thành lập công ty. Tùy thuộc vào quy mô vốn, số lượng thành viên góp vốn, định hướng phát triển và mức độ chịu trách nhiệm pháp lý mà người thành lập công ty cần lựa chọn mô hình phù hợp để đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả trong dài hạn. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Việt Nam có 5 loại hình công ty phổ biến với những đặc điểm riêng. Cụ thể:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Là loại hình công ty do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ sở hữu. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ đã góp.
• Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Là loại hình công ty có trên 2 thành viên góp vốn. Thành viên có thể là cá nhân/tổ chức, chịu trách nhiệm pháp lý ở phạm vi vốn ban đầu đã góp.
• Công ty cổ phần: Là loại hình công ty có từ ba người hoặc tổ chức trở lên (có thể thuê hoặc chỉ định người đại diện theo pháp luật) không giới hạn số lượng tối đa. Vốn điều lệ được chia thành cổ phần và có thể chuyển nhượng dễ dàng.

• Công ty hợp danh: Là loại hình công ty trong đó có ít nhất hai người cùng góp vốn và danh nghĩa để hoạt động kinh doanh dưới cái tên chung và cùng liên đới chịu trách nhiệm vô hạn trước các khoản nợ cũng như nghĩa vụ về tài sản phát sinh từ các hoạt động kinh doanh đó.
• Doanh nghiệp tư nhân: Là loại hình công ty do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân.

2. Lựa chọn tên công ty

Tên công ty không chỉ là dấu hiệu nhận diện pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng trong xây dựng thương hiệu và hình ảnh trên thị trường. Do đó, việc lựa chọn tên công ty cần được thực hiện cẩn trọng, vừa tuân thủ quy định pháp luật, vừa đảm bảo tính nhận diện và phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của công ty.

Quy định pháp luật về đặt tên công ty

Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, tên công ty phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Tên công ty phải được đặt bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số hoặc ký hiệu, miễn là đảm bảo phát âm rõ ràng và bao gồm tối thiểu hai thành phần: loại hình công ty và phần tên riêng.
• Không được phép đặt tên trùng hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn với tên của tổ chức, công ty khác đã đăng ký.
• Tên công ty phải được thể hiện rõ ràng tại trụ sở chính, các chi nhánh và văn phòng đại diện.
• Tên công ty không được sử dụng tên gọi của cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang hoặc các tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp, trừ trường hợp được sự chấp thuận bằng văn bản từ cơ quan hoặc tổ chức đó.

Kiểm tra tính hợp lệ và khả năng đăng ký tên

Trước khi nộp hồ sơ đăng ký, người thành lập nên tra cứu tên công ty dự kiến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký công ty (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/). Đây là bước cần thiết để đánh giá khả năng chấp thuận và tránh bị từ chối vì lý do trùng lặp hoặc vi phạm quy định.

Nếu công ty có kế hoạch phát triển thương hiệu lâu dài, nên đồng thời kiểm tra tính khả dụng của tên miền website và đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ, nhằm bảo vệ quyền lợi pháp lý và tránh tranh chấp về thương hiệu sau này.

3. Chuẩn bị địa chỉ trụ sở hợp lệ

Địa chỉ trụ sở chính là một trong những thông tin bắt buộc phải kê khai khi đăng ký thành lập công ty. Đây không chỉ là nơi công ty đặt bộ máy điều hành mà còn là căn cứ để cơ quan thuế quản lý, gửi công văn, thông báo hoặc tiến hành thanh tra, kiểm tra. Vì vậy, việc chuẩn bị một địa chỉ trụ sở hợp lệ là yếu tố bắt buộc nhằm đảm bảo tính hợp pháp và ổn định trong quá trình hoạt động.

Yêu cầu pháp lý đối với địa chỉ trụ sở

• Theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành, trụ sở chính của công ty phải là địa điểm thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty, được xác định rõ bằng địa chỉ cụ thể, bao gồm: số nhà, tên đường (hoặc xóm/ấp/thôn), phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
• Địa chỉ này có thể là bất động sản thuộc sở hữu của công ty, tài sản thuê từ cá nhân hoặc tổ chức khác, hoặc là không gian làm việc tại các tòa nhà văn phòng. Trong mọi trường hợp, công ty phải đảm bảo có quyền sử dụng hợp pháp địa điểm này và cung cấp được giấy tờ chứng minh khi cần thiết (như hợp đồng thuê, văn bản thỏa thuận…).

Những điều cần lưu ý khi chọn địa điểm đặt trụ sở

• Không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư hoặc nhà ở thuộc dự án nhà ở thương mại không có chức năng kinh doanh.
• Địa chỉ phải có thật và có thể liên hệ được. Cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra thực tế trụ sở. Nếu phát hiện địa chỉ không tồn tại hoặc không có hoạt động, công ty có thể bị thu hồi mã số thuế hoặc bị xử phạt hành chính.
• Trường hợp sử dụng không gian làm việc chia sẻ (coworking space), cần có hợp đồng thuê hoặc văn bản xác nhận với đơn vị vận hành không gian đó, đồng thời địa điểm phải được phép sử dụng làm trụ sở công ty theo quy định của pháp luật địa phương.

4. Xác định vốn điều lệ và ngành nghề kinh doanh

Việc xác định vốn điều lệ và ngành nghề kinh doanh là một bước không thể thiếu trong quy trình đăng ký thành lập công ty. Đây không chỉ là nội dung bắt buộc trong hồ sơ pháp lý, mà còn thể hiện quy mô hoạt động, cam kết tài chính của công ty cũng như phạm vi hoạt động hợp pháp trên thị trường.

Vốn điều lệ

Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp trong một thời hạn nhất định (theo quy định là 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký công ty). Vốn điều lệ là căn cứ để xác định mức trách nhiệm tài chính của công ty đối với bên thứ ba.

Ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh là phần thể hiện lĩnh vực hoạt động của công ty và phải được kê khai rõ ràng trong hồ sơ đăng ký. Công ty chỉ được phép hoạt động trong các ngành nghề đã đăng ký, do đó việc lựa chọn đầy đủ, chính xác và phù hợp là rất quan trọng. Tuy nhiên cần lưu ý một số điều sau:

• Công ty có thể đăng ký nhiều ngành nghề cùng lúc và có thể bổ sung sau này. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng ngành nghề đó không thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế theo quy định pháp luật.
• Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như giáo dục, logistics, môi giới bất động sản, sản xuất thực phẩm…) đòi hỏi công ty phải đáp ứng thêm các tiêu chuẩn về vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con trước khi hoạt động thực tế.

5. Chuẩn bị hồ sơ và nộp đăng ký công ty

Sau khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị về loại hình doanh nghiệp, tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ và ngành nghề kinh doanh, việc tiếp theo là soạn thảo và nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Đây là bước thủ tục pháp lý quan trọng để doanh nghiệp được công nhận về mặt pháp nhân và bắt đầu hoạt động hợp pháp.

Chuẩn bị hồ sơ

Tùy theo loại hình doanh nghiệp đã lựa chọn, thành phần hồ sơ sẽ có sự khác biệt nhất định. Tuy nhiên, một bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh cơ bản thường bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành);
• Điều lệ công ty: ghi rõ cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông, phương thức hoạt động, quản lý và phân chia lợi nhuận;
• Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập (nếu là công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần);
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức góp vốn: CMND/CCCD/hộ chiếu hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh của pháp nhân;
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu công ty có yếu tố vốn góp nước ngoài
• Văn bản ủy quyền (nếu nộp hồ sơ qua dịch vụ trung gian hoặc người đại diện không trực tiếp đi nộp);
• Các loại hồ sơ khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Nộp hồ sơ và đăng bố cáo

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Tài chính trực thuộc địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/. Đây là hình thức được khuyến khích sử dụng vì nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm chi phí đi lại.

Ngoài ra, Quý khách cần chuẩn bị khoản tiền để nộp lệ phí đăng bố cáo lúc nộp hồ sơ. Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ của Quý khách hợp lệ Quý khách sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Làm con dấu pháp nhân

Bước 1: Thiết kế mẫu dấu

Trước khi tiến hành khắc dấu, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn một bản mẫu thiết kế con dấu. Mẫu này có thể được tự thiết kế bởi doanh nghiệp hoặc nhờ sự hỗ trợ từ các đơn vị cung cấp dịch vụ khắc dấu chuyên nghiệp.

Bước 2: Thực hiện khắc dấu

Doanh nghiệp cần mang theo một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp kèm theo bản thiết kế mẫu dấu (nếu đã có) đến cơ sở có chức năng khắc dấu để tiến hành khắc con dấu pháp nhân.

Bước 3: Nhận con dấu

Khi đến nhận dấu, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải xuất trình bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp người đại diện không thể trực tiếp đến nhận, có thể ủy quyền cho người khác thay mặt nhận dấu, với điều kiện phải có văn bản ủy quyền được công chứng hợp lệ.

Hiện nay với dịch vụ trọn gói của Luật Việt An , quý khách hoàn toàn có thể ủy quyền toàn bộ quá trình trên cho Luật Việt An xử lý và nhận con dấu cùng toàn bộ hồ sơ và các dịch vụ sau thành lập đi kèm. Vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn dịch vụ trọn gói thành lập công ty thành công.

Đăng bố cáo và thủ tục thuế

Một công ty kinh doanh ngành nghề không có điều kiện sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và con dấu là có thể tiến hành các hoạt động kinh doanh của mình theo quy định tại Điều 8 Luật Doanh nghiệp. Tuy nhiên theo quy định pháp luật, sau khi có giấy phép Đăng ký kinh doanh thì công ty cần thực hiện các công việc như sau:

• Treo bảng hiệu tại địa chỉ trụ sở công ty
• Đăng ký chữ ký số
• Đăng ký tài khoản ngân hàng
• Đăng ký khai thuế qua mạng
• Nộp tờ khai & nộp thuế môn bài
• Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
• Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử
• Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
• Lưu ý từ 1.7.2025 tất cả các hóa đơn VAT của công ty kê khai chỉ được khấu trừ nếu được thanh toán bằng chuyển khoản từ tài khoản của công ty.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về 5 điều cần chuẩn bị để đăng ký thành lập công ty thành công. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan đến đăng ký công ty  hay có nhu cầu hỗ trợ, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!