Biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Trong quá trình thành lập và đăng ký doanh nghiệp, việc chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ là một bước không thể thiếu. Một trong những tài liệu quan trọng trong hồ sơ này chính là biên bản họp. Đây là văn bản ghi lại các quyết định và thỏa thuận của các cá nhân có thẩm quyền trong doanh nghiệp, đóng vai trò then chốt trong việc chứng minh sự đồng thuận và sự chấp thuận của các bên liên quan đối với các hoạt động và quyết định quan trọng của doanh nghiệp. Trong bài dưới đây, Luật Việt An sẽ chia sẻ những vấn đề pháp lý và một số biểu mẫu biên bản họp liên quan để quý khách có thể tìm hiểu cũng như nắm rõ hơn về thủ tục pháp lý liên quan.

Biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có bắt buộc cần phải đóng dấu không?

Căn cứ theo Khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp nêu rõ:

“Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.”

Như vậy, có thể thấy Biên bản họp không bắt buộc phải đóng dấu mà chỉ cần chữ ký của thành viên tham gia họp cũng như thư ký, chủ tọa phiên họp.

Những lưu ý về biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Về hình thức

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp nêu rõ:

• Các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt.
• Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì hồ sơ phải có bản dịch tiếng Việt công chứng kèm theo tài liệu bằng tiếng nước ngoài.

Như vậy có thể thấy về hình thức, biên bản họp cần phải lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài kèm bản dịch tiếng Việt kèm công chứng.

Ngoài ra, các cuộc họp phải được ghi viên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu trữ dưới hình thức điện tử khác.

Về nội dung

Đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Biên bản họp phải thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Người ký biên bản họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp Hội đồng thành viên.

Đối với công ty cổ phần:

• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.
• Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

Thẩm quyền ký biên bản họp

• Chủ tọa cuộc họp và thư ký ghi biên bản có thẩm quyền ký biên bản họp. Ngoài ra, những người tham gia cuộc họp cũng cần phải ký vào biên bản.
• Trong trường hợp Chủ tọa vắng mặt hoặc không tthể thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với cuộc họp, có thể chọn một trong số các thành viên của hội đồng quản trị, hội đồng cổ đông, thành viên công ty làm chủ tọa cũng như ký tên vào biên bản họp.

Hiệu lực và yêu cầu lưu trữ

• Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài đều có hiệu lực pháp lý ngang nhau. Trong trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa 2 biên bản thì áp dụng bản tiếng Việt.
• Biên bản họp cùng các giấy tờ tài liệu trong buổi họp được lưu giữ tại trụ sở của công ty.

Những nội dung chính trong mẫu biên bản họp

Biên bản họp của Hội đồng thành viên trong công ty TNHH 2 thành viên trở lên.

Căn cứ theo Điều 60, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Biên bản họp hội đồng thành viên phải bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

• Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;
• Họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên không dự họp;
• Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;
• Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;
• Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng;
• Họ, tên, chữ ký và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp (nếu có);
• Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp, trừ trường hợp có quy định khác.

Quý khách có thể tham khảo mẫu Biên bản họp của công ty TNHH 2 thành viên trở lên dưới đây hoặc liên hệ đến Luật Việt An để được soạn thảo và thực hiện thủ tục trọn gói theo yêu cầu:

Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần

Căn cứ theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
• Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
• Chương trình và nội dung cuộc họp;
• Họ, tên chủ tọa và thư ký;
• Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
• Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
• Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
• Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
• Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Biên bản họp Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần

Căn cứ theo Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về Biên bản họp Hội đồng quản trị nêu rõ, biên bản họp bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
• Thời gian, địa điểm họp;
• Mục đích, chương trình và nội dung họp;
• Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
• Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
• Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
• Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
• Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
• Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp có quy định khác.

Quý khách có thể tham khảo mẫu Biên bản họp hội đồng quản trị của công ty cổ phần dưới đây hoặc liên hệ đến Luật Việt An để được hướng dẫn và hỗ trợ soạn thảo nhanh chóng và chính xác nhất:

Cần nộp biên bản họp khi thực hiện thủ tục nào?

Căn cứ theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định những thủ tục cần có biên bản họp gồm:

• Đăng ký doanh nghiệp đối với các công ty được thành lập trên cơ sở chia, tách, hợp nhất công ty.
• Chuyển đổi công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thành công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên
• Chuyển đổi công ty trách nhiệm hữu hạn thành công ty cổ phần và ngược lại.
• Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, thông báo lập địa điểm kinh doanh.
• Đăng ký thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp
• Đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp.
• Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phẩn.
• Đăng ký thay đổi vốn điều lệ, phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp.
• Đăng ký thay đổi thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Thay đổi ngành, nghề kinh doanh.
• Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đối với công ty bị tách, công ty nhận xác nhập.
• Đăng ký tạm ngừng kinh doanh.
• Đăng ký giải thể doanh nghiệp.
• Chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Luật Việt An có các dịch vụ pháp lý hỗ trợ doanh nghiệp trong các thủ tục trên. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu hỗ trợ pháp lý, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.