Xác thực điện tử khi ủy quyền đăng ký doanh nghiệp từ 01/07/2025

Khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp, tổ chức cá nhân thành lập có thể tự tiến hành thủ tục tại Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác. Theo đó, từ 01/07/2025 việc ủy quyền đăng ký doanh nghiệp phải xác thực điện tử. Sau đây, Luật Việt An sẽ cập nhật quy định mới đáng chú ý về xác thực điện tử khi ủy quyền đăng ký doanh nghiệp từ 01/07/2025.

Các trường hợp ủy quyền khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về ủy quyền đăng ký doanh nghiệp như sau:

• Ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp: Kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
• Ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp: Kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.
• Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp: Khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định về ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Quy định về xác thực điện tử khi ủy quyền đăng ký doanh nghiệp từ 01/07/2025

Căn cứ theo Khoản 4 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định như sau:

“Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

…5. Người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền. Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định này.

Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.”

Theo đó, Khoản 13 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP giải thích như sau:

“Xác thực điện tử là hoạt động xác thực danh tính đối với người nộp hồ sơ, người ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh, được thực hiện thông qua Hệ thống định danh và xác thực điện tử, nền tảng định danh và xác thực điện tử bằng một trong các phương tiện sau: Mật khẩu sử dụng một lần, phương tiện sinh trắc học, số điện thoại chính chủ hoặc phương tiện khác theo quy định của pháp luật về xác thực điện tử.”

Như vậy, theo quy định này, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Theo đó:

• Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp.
• Trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.

Lưu ý ủy quyền trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Theo điểm d Khoản 2 Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo giấy tờ ủy quyền được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử.

Lưu ý về văn bản điện tử theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP:

• Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung, thể thức của văn bản giấy.
• Văn bản điện tử định dạng “.pdf”.
• Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ theo quy định.
• Cá nhân ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo chế độ ảnh màu.

Từ 01/07/2025, người được ủy quyền đăng ký doanh nghiệp có thể không cần nộp giấy tờ pháp lý cá nhân

Căn cứ theo khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp có thể không nộp bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân trong trường hợp đã có tài khoản định danh điện tử và đã thực hiện xác thực điện tử.

Đồng thời, theo Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trường hợp người đại diện theo ủy quyền đã kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.

Theo quy định trước đây, tại khoản 1, khoản 2 Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền đối với ủy quyền cho cá nhân và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu đối với ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, từ 01/07/2025, người được ủy quyền đăng ký doanh nghiệp có thể không cần nộp giấy tờ pháp lý cá nhân nếu đã có tài khoản định danh điện tử và đã thực hiện xác thực điện tử.

Các thông tin liên quan đến cá nhân đã được lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Do đó, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể kết nối hệ thống dữ liệu quốc gia về dân cư để xác minh thông tin của người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Điều này giúp tạo điều kiện thuận lợi và đơn giản hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Trên đây là tư vấn về xác thực điện tử khi ủy quyền đăng ký doanh nghiệp từ 01/07/2025. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn thủ tục đăng ký doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!