Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện

Việc thành lập văn phòng đại diện đang là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước nhằm mục đích mở rộng địa bàn kinh doanh của mình. Tuy nhiên có rất nhiều khách hàng đang gặp khó khăn trong quá trình làm những thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Thấu hiểu được điều này, Luật Việt An xin cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện để giúp quý khách giải quyết được những khó khăn trên.

Cơ sở pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT về hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp.

Thành lập văn phòng đại diện là gì?

Thành lập văn phòng đại diện là quá trình thực hiện thiết lập đơn vị phụ thuộc của công ty tại một địa điểm khác với trụ sở công ty để thực hiện hoạt động giao dịch của công ty nhưng không được phát sinh hoạt động kinh doanh thông qua việc xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện và hoàn thiện các điều kiện pháp lý liên quan, cơ sở vật chất, nhân sự để văn phòng đi vào hoạt động.

Chức năng của văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, do đó, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh, phát sinh doanh thu.
• Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
• Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
• Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
• Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
• Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cần những tài liệu sau đây:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Theo mẫu quy định tại phụ lục II-7 ban hành theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
• Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên);
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
• 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• 01 bản chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng đại diện;
• Thông tin tên, trụ sở văn phòng, số điện thoại của văn phòng đại diện;
• 01 bản Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.

Bước 2: Soạn hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Bên cạnh những hồ sơ đã liệt kê phần trên, quý khách sẽ cần thêm Văn bản ủy quyền cho Công ty Luật Việt An.

Khi sử dụng dịch vụ của Luật Việt An, các tài liệu sẽ được chúng tôi hỗ trợ khách hàng chuẩn bị và tổng hợp theo đúng quy định pháp luật.

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và lệ phí công bố thông tin

• Công ty tiến hành nộp hồ sơ thành lập văn phòng địa tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở của văn phòng đại diện;
• Nộp lệ phí công bố để công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.

Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận và công bố

• Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và công bố thông tin văn phòng đại diện;
• Trường hợp từ chối phải có thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, văn phòng đại diện thực hiện khắc dấu cho văn phòng đại diện.

• Khi khắc dấu cho văn phòng đại diện nên bỏ thông tin địa chỉ quận, chỉ ghi thông tin địa chỉ tỉnh để khi có sự thay đổi trụ sở văn phòng đại diện không cần khắc lại con dấu mới.

Bước 6: Các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Đối với lệ phí môn bài

• Theo quy định thì trường hợp đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài. Ngược lại đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài. Doanh nghiệp cần làm công văn cam kết gửi cơ quan thuế quản lý.
• Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, văn phòng đại diện không phải nộp lệ phí môn bài.

Đối với thuế thu nhập cá nhân

• Nếu doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng lao động và lương cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện thì doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân tập trung tại doanh nghiệp.
• Trường hợp văn phòng đại diện trực tiếp chi trả lương cho người lao động thì văn phòng đại diện trực tiếp chi trả lương cho người lao động thì văn phòng đại diện phải đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý văn phòng đại diện.

Treo biển cho văn phòng đại diện

Khi văn phòng đại diện được mở, văn phòng đại diện cần được treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện. Biển hiệu của văn phòng đại diện cần đầy đủ những thông tin sau:

• Tên của văn phòng đại diện;
• Địa chỉ của văn phòng đại diện;
• Cơ quan chủ quản của văn phòng đại diện;
• Mã số thuế của văn phòng đại diện.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Luật Việt An

• Tư vấn các điều kiện, hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện;
• Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;
• Tư vấn các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện;
• Dịch vụ kê khai, đóng bảo hiểm xã hội, quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho văn phòng đại diện;
• Đăng ký giao dịch ngoại hối khi doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại nước ngoài.
• Hỗ trợ các thủ tục pháp lý, nội bộ hoạt động của công ty, văn phòng đại diện.

Trên đây là những tư vấn của Luật Việt An về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện. Nếu quý khách đang có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện cho công ty của mình, hãy liên hệ với Luật Việt An để được tư vấn và hỗ trợ một cách tốt nhất.