Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử là gì?

Khi thành lập doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chính là chứng nhận xác nhận việc thành lập và hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp, đồng thời thể hiện thông tin về doanh nghiệp. Hiện nay, bên cạnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản giấy, nhiều địa phương đã triển khai cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử. Vậy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử là gì? Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn và giải đáp thắc mắc cho quý khách hàng.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?

Căn cứ quy định tại Khoản 15 Điều 3 Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.

Cụ thể theo quy định tại Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 thì giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân.
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
• Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử là gì?

Theo Khoản 15 Điều 3 Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử. Như vậy, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử là một trong hai hình thức thể hiện của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

Như vậy, có thể hiểu: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử là một hình thức giấy tờ pháp lý được cấp cho doanh nghiệp sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

Khác với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản giấy, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử chính là bản được ký số bởi Sở Kế hoạch Đầu tư, không phải bản cứng. 

Giá trị pháp lý của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử

Giá trị pháp lý của văn bản điện tử theo Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau: Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.

Như vậy, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản giấy.

Ưu điểm của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử

• Tiết kiệm thời gian: Quá trình cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử diễn ra nhanh chóng, giúp doanh nghiệp nhận được giấy chứng nhận ngay mà không cần phải chờ đợi lâu như khi cấp bản giấy.
• Tiện lợi và dễ dàng truy cập: Do được cấp dưới dạng điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, lưu trữ và chia sẻ giấy chứng nhận qua email hoặc các nền tảng trực tuyến mà không cần phải cất giữ bản giấy. 
• Tránh mất mát, hư hỏng: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử giúp tránh được mất mát hoặc hư hỏng giấy tờ khi lưu trữ dưới dạng bản giấy.
• Thuận tiện với các giao dịch trực tuyến khác: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử dễ dàng kết nối và tích hợp với các hệ thống trực tuyến, giúp hỗ trợ quá trình hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả hơn trong các giao dịch trực tuyến.

Triển khai cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử ở một số địa phương

Từ năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định về việc triển khai thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, từng bước thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong các hoạt động hành chính công. 

Đồng thời, theo nội dung tại Điều 1.c Chỉ thị số 27/CT-TTg năm, Thủ tướng chính phủ đã yêu cầu Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc TW tập trung chỉ đạo và tổ chức thực hiện số hoá hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo Nghị định 45 gắn số hóa với việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.

Với những quy định tại Nghị định 45 và chỉ đạo trong Chỉ thị 27, nhiều địa phương đã triển khai cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong giải quyết thủ tục hành chính.

• Hiện nay, Sở Kế hoạch – Đầu tư tỉnh Bình Dương đã ban hành thông báo số 18/TB-SKHĐT ngày 11/02/2025 v/v ký số trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 
• Cụ thể, trong thông báo này, Sở Kế hoạch – Đầu tư sẽ triển khai quy trình ký số vào Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp kể từ ngày 11/02/2025. 
• Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử cho các Doanh nghiệp. 
• Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử của cơ quan đăng ký kinh doanh có giá trị pháp lý như kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản giấy theo quy định của pháp luật.

Lưu ý về chữ ký số trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử

Chữ ký số trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử phải đáp ứng các yêu cầu theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:

• Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
• Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

• Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
• Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
• Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

• Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Lưu ý điều kiện để được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau đây:

• Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;
• Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định tại các điều 37, 38, 39 và 41 của Luật Doanh nghiệp 2020;
• Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ;
• Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

Trên đây là tư vấn về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản điện tử là gì? Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn đăng ký doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!