Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Để thành lập văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị một bộ hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam có liên quan. Bài viết này Luật Việt An có một số ý kiến pháp lý về hồ sơ thành lập như sau:

Căn cứ pháp lý

• Luật Thương mại năm 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016
• Thông tư 11/2016/TT-BCT ngày 05/07/2016

Quyền thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.

Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được gia hạn 05 năm một lần nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Khi chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài cần lưu ý một số nội dung sau:

• Tài liệu phải thể hiện được lĩnh vực hoạt động của thương nhân nước ngoài đang hoạt động tại nước sở tại
• Các tài liệu quy định sau phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam:
  • Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
  • Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  • Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
  • Bản sao hộ chiếu nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Tài liệu Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Dịch vụ của Luật Việt An liên quan đến thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Tư vấn trước thành lập về các vấn đề liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện;
• Soạn thảo hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện phù hợp với các yêu cầu của Khách hàng và quy định của pháp luật;
• Thay mặt khách hàng liên hệ cơ quan có thẩm quyền để xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ và thay mặt khách hàng tiến hành thủ tục khắc dấu tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ và thay mặt khách hàng tiến hành thủ tục đăng ký xin cấp mã số thuế cho Văn phòng đại diện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Tư vấn các thủ tục cần thực hiện sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.