Giải thể văn phòng đại diện công ty

Việc giải thể văn phòng đại diện của công ty là một quyết định quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của 1 doanh nghiệp. uy trình giải thể này không chỉ liên quan đến các thủ tục pháp lý mà còn ảnh hưởng đến các vấn đề tài chính, nhân sự và hợp đồng của công ty. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu và biết những vấn đề pháp lý xoay xung quay vấn đề này. Chính vì thế, bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ giúp quý khách hiểu rõ hơn về giải thể văn phòng đại diện công ty.

Văn phòng đại diện là gì? Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Căn cứ theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về văn phòng đại điện của doanh nghiệp như sau:

• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. 
• Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Tại Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 thì quy định về việc chấm dứt văn phòng đại diện:

• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Trình tự, hồ sơ giải thể văn phòng đại diện công ty

Căn cứ theo Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về trình tự thủ tục chấm dứt hoạt động giải thể văn phòng đại diện như sau:

Bước 1: Chấm dứt hiệu lực mã số thuế và Hoàn thiện nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế

Trước khi thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thì doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

Hồ sơ chấm dứt mã số thuế văn phòng đại điện cần chuẩn bị để gửi cơ quan thuế gồm:

• Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo mẫu 24/ĐK-TCT ban hành tại Thông tư 105/2020/TT-BTC);
• Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên về việc chấm dứt hoạt động VPĐD;
• Quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.

• Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD (trong trường hợp giải thể văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền);
• Giấy ủy quyền (trong trường hợp người đại diện pháp luật công ty không trực tiếp thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho Chi cục Thuế cấp quận/huyện nơi đặt địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp cũng có thể tra cứu cơ quan thuế quản lý trực tiếp của văn phòng đại diện tại website http://tracuunnt.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ giải thể gửi cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp soạn 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp. (Mẫu thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp tại Phụ lục II-20 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT)
• Quyết định giải thể VPĐD của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông;
• Biên bản họp hội đồng thành viên/đại hội đồng cổ đông về việc giải thể VPĐD;
• Văn bản ủy quyền cho Luật Việt An

Bước 3: Nộp hồ sơ

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi hồ sơ về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

Có thể chọn nộp 1 trong 3 hình thức là: Nộp trực tiếp, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp online đến cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ

• Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. 
• Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế

Bước 5: Nhận kết quả

Cơ quan có thẩm quyền ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Đảm bảo quyền lợi của người lao động khi giải thể văn phòng đại điện công ty

Giải thể bao giờ cũng dẫn đến việc chấm dứt hoạt động, kéo theo đó, hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động cũng sẽ chấm dứt.

Theo khoản 2 Điều 48 Bộ Luật Lao động 2019 quy định thì người sử dụng lao động có trách nhiệm ưu tiên thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động.

Các khoản nợ mà doanh nghiệp được thanh toán ưu tiên theo khoản 5 Điều 208 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:

• Các khoản nợ lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động đã ký kết;
• Nợ thuế;
• Các khoản nợ khác.

Như vậy, doanh nghiệp chỉ được giải thể khi đảm bảo thanh toán tất cả các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác. Do đó, trước khi văn phòng đại diện của công ty chính thức chấm dứt hoạt động, người lao động sẽ được thanh toán đầy đủ tất cả các khoản tiền liên quan đến lợi ích hợp pháp của mình.

Được trả tiền nợ lương

Người lao động sẽ được hưởng khoản tiền lương tương ứng với những ngày làm việc chưa được trả. Khoản tiền này sẽ được ưu tiên thanh toán đầu tiên khi giải quyết quyền lợi cho người lao động.

Được thanh toán trợ cấp thôi việc

Người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên sẽ được hưởng trợ cấp thôi việc theo Điều 46 BLLĐ 2019.

Khoản tiền này sẽ do người sử dụng lao động chi trả với mỗi năm làm việc tương ứng với nửa tháng tiền lương. Trong đó:

• Thời gian làm việc để tính trợ cấp thôi việc là tổng thời gian đã làm việc thực tế trừ đi thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian làm việc đã được chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm.
• Tiền lương để tính trợ cấp thôi việc là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi người lao động thôi việc.

Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

Doanh nghiệp buộc phải thanh toán các khoản tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp tại cơ quan bảo hiểm xã hội tương ứng với thời gian người lao động làm việc mà chưa được đóng các khoản bảo hiểm trên. Quy định này giúp đảm bảo các chế độ bảo hiểm mà người lao động được hưởng.

Được hưởng trợ cấp thất nghiệp

• Khoản trợ cấp này sẽ do cơ quan bảo hiểm xã hội chi trả với mức trợ cấp hàng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của 06 tháng liền kề trước khi thất nghiệp
• Người lao động bắt đầu đi làm và ký hợp đồng lao động từ 01/01/2009 sẽ không được hưởng trợ cấp mất việc làm mà chỉ được hưởng trợ cấp thất nghiệp

Được hưởng các khoản lợi ích khác

Ngoài những khoản lợi ích nêu trên, người lao động còn có thể được hưởng các khoản trợ cấp, phụ cấp hàng tháng, phụ cấp xăng xe, phụ cấp độc hại,… nếu như thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động có quy định.

Một số lưu ý khi giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp

• Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục giải thể doanh nghiệp (trừ trường hợp bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do cưỡng chế nợ thuế).
• Căn cứ theo Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định thì Trường hợp doanh nghiệp giải thể văn phòng đại diện nhưng không thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 – 30.000.000 đồng
• Doanh nghiệp cần đảm bảo công ty đã hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế và được cơ quan thuế xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ thuế.
• Doanh nghiệp nên tuân thủ 3 nguyên tắc sau khi giải thể văn phòng đại diện: 

• Thực hiện thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh khi giải thể VPĐD công ty;
• Đảm bảo hoàn tất mọi nghĩa vụ thuế liên quan cho cơ quan thuế; 
• Đảm bảo về tính chính xác, trung thực của hồ sơ.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về giải thể văn phòng đại diện công ty. Qúy khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu hỗ trợ pháp lý, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.