Hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động

Hợp pháp hóa các tài liệu cấp phép lao động là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để những tài liệu đó được công nhận sử dụng tại Việt Nam. Nếu quý khách lần đầu tiên và chuẩn bị xin hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động tại Việt Nam mà đang băn khăn, nhiều quy định chưa rõ thì bài viết dưới đây là một công cụ, giải pháp tuyệt vời để giải quyết vấn đề này.

Hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động

Tài liệu phải hợp pháp hóa lãnh sự

Các tài liệu, hồ sơ của người nước ngoài được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền nước ngoài đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc có Văn bản xác nhận của đại sứ quán là tài liệu không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

• Phiếu lý lịch tư pháp do cơ quan có thẩm quyền của nước mà người nước ngoài cư trú ở nước ngoài khi đến Việt Nam cấp không quá 6 tháng;
• Giấy chứng nhận sức khỏe được cấp ở nước ngoài;
• Bằng đại học, chứng nhận về trình độ chuyên môn, kỹ thuật, xác nhận kinh nghiệm từ 05 năm trở lên trong lĩnh vực quản lý, văn bản di chuyển nội bộ (cử công tác tại Việt Nam với điều kiện đã có thời gian làm việc nước sở tại từ 01 năm trở lên).

Tài liệu không cần hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật

Căn cứ Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thì có 4 loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
• Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Nhu cầu hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính quan trọng để xác thực tính pháp lý của các giấy tờ, tài liệu được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia khi sử dụng tại một quốc gia khác.

Hệ quả của việc không hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu:

• Giấy tờ không có giá trị pháp lý: Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ không được cơ quan nhà nước Việt Nam công nhận và xem xét. Điều này đồng nghĩa với việc các giấy tờ đó không có giá trị pháp lý và không thể sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính, pháp lý tại Việt Nam.
• Không được giải quyết các thủ tục hành chính: Nhiều thủ tục hành chính, đặc biệt là các thủ tục liên quan đến đầu tư, kinh doanh, di trú, thừa kế,… đều yêu cầu các giấy tờ, tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu không đáp ứng yêu cầu này, các thủ tục sẽ bị đình trệ hoặc từ chối.
• Gây lãng phí thời gian và tiền bạc: Việc phải làm lại các thủ tục do giấy tờ không hợp lệ sẽ gây ra sự lãng phí lớn về thời gian và tiền bạc.
• Ảnh hưởng đến uy tín cá nhân hoặc tổ chức: Việc sử dụng giấy tờ không hợp pháp có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cá nhân hoặc tổ chức, làm mất lòng tin của đối tác và cơ quan nhà nước.
• Có thể vi phạm pháp luật: Trong một số trường hợp, việc sử dụng giấy tờ không hợp pháp có thể bị coi là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài hiện hành

Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động được quy định tài điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, bao gồm các tài liệu sau đây:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 11/PLI;
• Giấy chứng nhận sức khỏe có giá trị trong thời hạn 12 tháng;
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản có giá trị tương đương được cấp không quá 06 tháng;
• Văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật;
• 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ;
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài;
• Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật;

Ngoài ra, người nộp hô sơ cần chuẩn bị thêm các giấy tờ trong từng trường hợp gồm:

• Trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: phải có văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc tại hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài đó trên lãnh thổ Việt Nam và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã được doanh nghiệp nước ngoài đó tuyển dụng trước khi làm việc tại Việt Nam ít nhất 12 tháng liên tục;
• Trường hợp người nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế: phải có hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác phía Việt Nam và phía nước ngoài, trong đó phải có thỏa thuận về việc người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;
• Trường hợp người nước ngoài vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: phải có hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác phía Việt Nam và phía nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài ít nhất 02 năm;
• Trường hợp người nước ngoài vào Việt Nam để chào bán dịch vụ: phải có văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
• Trường hợp người nước ngoài Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam: phải có văn bản của cơ quan, tổ chức cử người lao động nước ngoài đến làm việc và giấy phép hoạt động của tổ chức đó tại Việt Nam;

Tại sao một số giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự?

Các loại giấy tờ sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự khi rơi vào trường hợp được quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, gồm:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy tờ tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Khi đó, người nộp đơn cần khắc phục các nội dung trên để hồ sơ được hợp lệ khi tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự.

Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thông qua phương thức

• Trực tiếp tại cơ quan
• Thông qua bưu chính

Lệ phí: mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí thực hiện theo quy định tại Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC, cụ thể hợp pháp hóa lãnh sự là 30.000 đồng/lần.

Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ

• Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.

Bước 3: Trả kết quả

• Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.
• Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.
• Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về quy định mới hợp pháp hóa tài liệu cấp giấy phép lao động. Nếu có bất kỳ vướng mắc pháp lý nào khác liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự, xin hãy liên hệ với Luật Việt An để được tư vấn cụ thể và chi tiết hơn. Xin chân thành cảm ơn Quý khách!