Hồ sơ giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm các giấy tờ chung về nhu cầu sử dụng lao động, nhân thân, sức khỏe và lý lịch tư pháp; đồng thời phải có tài liệu riêng chứng minh vị trí công việc và hình thức làm việc tại Việt Nam. Thành phần hồ sơ sẽ khác nhau tùy người lao động được đăng ký là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật.
Việc chỉ chuẩn bị hộ chiếu, bằng cấp và giấy xác nhận kinh nghiệm chưa đồng nghĩa hồ sơ đã đầy đủ. Doanh nghiệp còn phải kiểm tra thời hạn của từng tài liệu, yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, bản dịch tiếng Việt và sự thống nhất giữa chức danh, kinh nghiệm, địa điểm làm việc với nội dung tại Mẫu số 03.
Bài viết dưới đây của Luật Việt An cung cấp thông tin về hồ sơ cấp giấy phép lao động năm 2026 theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, phân loại rõ giấy tờ chung, giấy tờ theo vị trí và giấy tờ theo từng hình thức làm việc.
Hồ sơ giấy phép lao động gồm những gì?
Theo thành phần thủ tục hành chính hiện hành, hồ sơ cấp giấy phép lao động thông thường gồm bảy nhóm giấy tờ chính:
| STT | Thành phần hồ sơ | Chủ thể chuẩn bị |
| 1 | Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp GPLĐ theo Mẫu số 03 | Người sử dụng lao động |
| 2 | Giấy khám sức khỏe hợp lệ | Người lao động |
| 3 | Hộ chiếu còn thời hạn | Người lao động |
| 4 | Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương | Người lao động |
| 5 | Hai ảnh màu kích thước 4 × 6 cm | Người lao động |
| 6 | Giấy tờ chứng minh vị trí là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật | Tùy vị trí |
| 7 | Giấy tờ chứng minh hình thức người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam | Tùy trường hợp |
Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện công bố riêng thành phần hồ sơ cho từng vị trí và xác định Mẫu số 03, hộ chiếu, ảnh, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp cùng các tài liệu chứng minh có liên quan là những nhóm giấy tờ cơ bản của hồ sơ cấp GPLĐ.
Không phải hồ sơ nào cũng sử dụng toàn bộ tài liệu giống nhau. Doanh nghiệp nên chia hồ sơ thành ba lớp:
- Hồ sơ chung áp dụng cho người lao động nước ngoài;
- Hồ sơ riêng theo vị trí công việc;
- Hồ sơ riêng theo hình thức làm việc tại Việt Nam.
Hồ sơ nào áp dụng cho trường hợp của bạn?
| Trường hợp của người lao động | Bộ hồ sơ cần chuẩn bị |
| Xin GPLĐ lần đầu | Hồ sơ chung đầy đủ, giấy tờ chứng minh vị trí và hình thức làm việc |
| Đã có GPLĐ nhưng thay đổi vị trí công việc | Hồ sơ cấp GPLĐ mới theo nội dung thay đổi, kèm GPLĐ cũ |
| Đã có GPLĐ nhưng thay đổi hình thức làm việc | Hồ sơ cấp GPLĐ mới, tài liệu chứng minh hình thức làm việc mới |
| Thay đổi số hộ chiếu nhưng các thông tin khác không đổi | Hồ sơ cấp lại GPLĐ và tài liệu về hộ chiếu mới |
| Là nhà quản lý | Hồ sơ chung và tài liệu chứng minh chức vụ quản lý |
| Là giám đốc điều hành | Hồ sơ chung và tài liệu chứng minh vị trí trong cơ cấu đơn vị |
| Là chuyên gia | Hồ sơ chung, bằng cấp và giấy xác nhận kinh nghiệm |
| Là lao động kỹ thuật | Hồ sơ chung, chứng chỉ đào tạo và/hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm |
| Di chuyển nội bộ doanh nghiệp | Hồ sơ chung, thư cử và tài liệu chứng minh đã được tuyển dụng trước đó |
| Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng | Hồ sơ chung, hợp đồng dịch vụ và tài liệu chứng minh thời gian làm việc |
| Thuộc diện không phải xin GPLĐ | Không áp dụng bộ hồ sơ cấp GPLĐ; kiểm tra thủ tục xác nhận hoặc thông báo tương ứng |
Việc xác định đúng bộ hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh chuẩn bị thừa giấy tờ hoặc áp dụng nhầm hồ sơ cấp mới, cấp lại và trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Kiểm tra hồ sơ cấp giấy phép lao động năm 2026
Hồ sơ do người sử dụng lao động chuẩn bị
- Mẫu số 03 báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động;
- Tài liệu pháp lý của người sử dụng lao động khi cần đối chiếu thông tin về tên, mã số, địa chỉ, người đại diện hoặc cơ cấu tổ chức;
- Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nếu người nộp không phải người đại diện theo pháp luật;
- Tài liệu chứng minh vị trí quản lý, giám đốc điều hành hoặc cơ cấu của đơn vị trong trường hợp có liên quan;
- Tài liệu chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài;
- Giấy xác nhận người lao động hiện đang làm việc trong trường hợp pháp luật cho phép sử dụng bộ hồ sơ rút gọn;
- Bản sao giấy phép lao động đã được cấp nếu xin GPLĐ mới do thay đổi vị trí, hình thức làm việc hoặc thuộc trường hợp cần đối chiếu GPLĐ cũ.
Hồ sơ do người lao động nước ngoài chuẩn bị
- Hộ chiếu còn thời hạn;
- Hai ảnh màu 4 × 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính;
- Giấy khám sức khỏe hợp lệ;
- Phiếu lý lịch tư pháp của Việt Nam hoặc nước ngoài được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp;
- Bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận đào tạo;
- Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc;
- Quyết định bổ nhiệm, văn bản điều động hoặc thư cử sang Việt Nam nếu có;
- Giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ đã được cấp trước đây nếu sử dụng để thay tài liệu chứng minh kinh nghiệm;
- Tài liệu giải thích việc thay đổi hộ chiếu, họ tên hoặc thông tin cá nhân nếu các giấy tờ không hoàn toàn thống nhất.
Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03
Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP là văn bản của người sử dụng lao động vừa báo cáo, giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vừa đề nghị cấp giấy phép lao động.
Nội dung cần thống nhất trong Mẫu số 03
Đây không chỉ là đơn đề nghị mang tính hình thức. Nội dung trên Mẫu số 03 phải thống nhất với toàn bộ giấy tờ còn lại, đặc biệt là:
- Họ tên, ngày sinh, quốc tịch và số hộ chiếu;
- Vị trí công việc;
- Chức danh công việc;
- Hình thức làm việc;
- Địa điểm làm việc;
- Thời hạn dự kiến làm việc;
- Trình độ, kinh nghiệm và lý do sử dụng người lao động nước ngoài;
- Thông tin của người sử dụng lao động.
Cổng Dịch vụ công Quốc gia công bố Mẫu số 03 là một bản chính trong thành phần hồ sơ đối với từng nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật.
Các lỗi thường gặp tại Mẫu số 03
- Chức danh ghi trên mẫu không giống chức danh tại giấy xác nhận kinh nghiệm;
- Đăng ký vị trí chuyên gia nhưng tài liệu chỉ đủ chứng minh lao động kỹ thuật;
- Địa điểm làm việc không thống nhất với hợp đồng hoặc văn bản cử;
- Thời gian đề nghị cấp vượt quá thời hạn hộ chiếu hoặc tài liệu làm căn cứ;
- Mô tả công việc quá chung, không thể hiện lý do cần sử dụng người nước ngoài;
- Dùng tên nghề nội bộ nhưng không phản ánh đúng bản chất công việc thực tế.
Doanh nghiệp nên hoàn thiện Mẫu số 03 sau khi đã rà soát bằng cấp, kinh nghiệm và hình thức làm việc, không nên lập mẫu trước rồi mới tìm tài liệu để ghép vào hồ sơ.
Giấy khám sức khỏe trong hồ sơ GPLĐ
Người lao động nước ngoài phải chuẩn bị giấy khám sức khỏe hoặc giấy chứng nhận sức khỏe hợp lệ theo quy định. Khi rà soát tài liệu này, doanh nghiệp cần kiểm tra cơ sở thực hiện khám, kết luận sức khỏe, thông tin hộ chiếu và thời hạn sử dụng tại ngày nộp hồ sơ.
Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp, khả năng sử dụng tại Việt Nam phụ thuộc vào quy định công nhận giữa Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ liên quan. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài còn phải được xử lý về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực nếu thuộc trường hợp áp dụng.
Các lỗi thường gặp gồm:
- Giấy khám sức khỏe hết thời hạn;
- Khám tại cơ sở không đủ điều kiện;
- Thiếu kết luận về khả năng làm việc;
- Họ tên, ngày sinh hoặc số hộ chiếu không chính xác;
- Giấy khám nước ngoài chưa hoàn thành thủ tục cần thiết để sử dụng tại Việt Nam.
Doanh nghiệp có thể tham khảo danh sách cơ sở đủ điều kiện và yêu cầu cụ thể tại bài khám sức khỏe cấp giấy phép lao động của Luật Việt An.
Hộ chiếu của người lao động nước ngoài
Yêu cầu đối với hộ chiếu
Hộ chiếu sử dụng trong hồ sơ phải còn thời hạn. Thông tin trên hộ chiếu là căn cứ để đối chiếu họ tên, ngày sinh, quốc tịch, giới tính và số giấy tờ của người lao động.
Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện công bố số lượng một bản chính hộ chiếu trong danh mục thành phần thủ tục. Khi nộp hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản điện tử rõ nét và sẵn sàng xuất trình hoặc đối chiếu giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Xử lý trường hợp người lao động đã đổi hộ chiếu
Nếu bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm hoặc GPLĐ cũ thể hiện số hộ chiếu trước đây, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm:
- Bản sao hộ chiếu cũ nếu còn;
- Trang thể hiện thông tin hộ chiếu mới;
- Tài liệu hoặc văn bản giải trình mối liên hệ giữa hai hộ chiếu;
- Tài liệu xác nhận thay đổi họ tên hoặc thông tin nhân thân nếu có.
Việc khác số hộ chiếu không đương nhiên làm hồ sơ không hợp lệ, nhưng cần có căn cứ để xác định các giấy tờ cùng thuộc về một người.
Phiếu lý lịch tư pháp
Các loại phiếu lý lịch tư pháp có thể sử dụng
Người lao động có thể sử dụng:
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương do Việt Nam cấp; hoặc
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương do nước ngoài cấp.
Tài liệu phải thể hiện người lao động không đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo nội dung pháp luật yêu cầu. Phiếu lý lịch tư pháp phải được cấp không quá 06 tháng tính từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
Trường hợp thực hiện liên thông thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp và cấp GPLĐ theo cơ chế được pháp luật cho phép, doanh nghiệp thực hiện theo dữ liệu và quy trình của hệ thống liên thông.
Lưu ý với lý lịch tư pháp nước ngoài
Tài liệu cần được kiểm tra về:
- Thẩm quyền của cơ quan cấp;
- Nội dung có tương đương yêu cầu của Việt Nam không;
- Thời hạn sáu tháng;
- Hợp pháp hóa lãnh sự;
- Dịch sang tiếng Việt;
- Chứng thực bản dịch;
- Sự thống nhất về họ tên và hộ chiếu.
Một giấy xác nhận chỉ nêu “không có tiền án” nhưng không xác định rõ chủ thể cấp hoặc không thể kiểm chứng có thể phát sinh yêu cầu giải trình.
Ảnh sử dụng trong hồ sơ
Người lao động chuẩn bị hai ảnh màu có kích thước 4 × 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính.
Ảnh nên phản ánh đúng diện mạo hiện tại của người lao động, không bị mờ, chỉnh sửa quá mức hoặc khác biệt rõ rệt với hình ảnh trên hộ chiếu.
Hồ sơ chứng minh vị trí công việc của người lao động nước ngoài
Tài liệu chứng minh vị trí công việc được xác định theo nhóm mà doanh nghiệp đăng ký cho người lao động nước ngoài.
| Vị trí công việc | Giấy tờ trọng tâm |
| Nhà quản lý | Điều lệ, quyết định bổ nhiệm, văn bản điều động hoặc giấy tờ chứng minh chức vụ quản lý |
| Giám đốc điều hành | Giấy đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hoặc tài liệu về cơ cấu tổ chức |
| Chuyên gia | Văn bằng từ đại học trở lên hoặc tài liệu chuyên môn tương đương và văn bản xác nhận kinh nghiệm phù hợp |
| Lao động kỹ thuật | Chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận đào tạo kết hợp với xác nhận kinh nghiệm; hoặc xác nhận đủ thời gian kinh nghiệm phù hợp |
Tên vị trí ghi tại Mẫu số 03 phải thống nhất với quyết định bổ nhiệm, văn bản cử, bằng cấp và giấy xác nhận kinh nghiệm. Trường hợp tên chức danh không hoàn toàn giống nhau, hồ sơ cần thể hiện được sự tương đồng về bản chất công việc.
Nội dung chi tiết về tiêu chuẩn bằng cấp, thời gian kinh nghiệm và cách xử lý hồ sơ đặc thù được phân tích tại các bài giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài và giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật của Luật Việt An.
Có thể sử dụng GPLĐ cũ thay giấy xác nhận kinh nghiệm không?
Giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ đã được cấp trước đây có thể được sử dụng thay tài liệu chứng minh kinh nghiệm trong trường hợp lĩnh vực làm việc cũ phù hợp với vị trí dự kiến.
Tuy nhiên, GPLĐ cũ không đương nhiên thay thế toàn bộ tài liệu chuyên môn. Doanh nghiệp vẫn phải kiểm tra bằng cấp, chứng chỉ đào tạo và các giấy tờ khác theo đúng vị trí đăng ký.
Hồ sơ theo hình thức làm việc tại Việt Nam
Ngoài giấy tờ chứng minh vị trí, doanh nghiệp phải lựa chọn đúng tài liệu theo hình thức người lao động vào Việt Nam làm việc.
| Hình thức làm việc | Giấy tờ cần chuẩn bị |
| Di chuyển nội bộ doanh nghiệp | Văn bản cử sang Việt Nam và xác nhận đã được tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam |
| Thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận | Văn bản cử người lao động kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký |
| Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng | Hợp đồng dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài; tài liệu chứng minh đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài ít nhất 24 tháng |
| Chào bán dịch vụ trên 03 tháng | Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động vào Việt Nam đàm phán cung cấp dịch vụ |
| Điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài | Văn bản cử sang Việt Nam, thể hiện công việc phù hợp với vị trí dự kiến |
| Tham gia gói thầu, dự án | Văn bản cử người lao động kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký |
| Thành viên hoặc chủ sở hữu có mức góp vốn thuộc diện phải xin GPLĐ | Tài liệu về tư cách thành viên, chủ sở hữu và tài liệu chứng minh vị trí quản lý khi có liên quan |
Thành phần hồ sơ theo từng hình thức được công bố riêng trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia và phần lớn được liệt kê với số lượng một bản chính.
Doanh nghiệp không nên dùng thư mời chung thay cho văn bản cử. Văn bản cử cần thể hiện ít nhất:
- Thông tin doanh nghiệp cử;
- Thông tin người lao động;
- Đơn vị tiếp nhận tại Việt Nam;
- Mục đích và hình thức làm việc;
- Vị trí hoặc nội dung công việc;
- Địa điểm làm việc;
- Thời gian cử;
- Thẩm quyền của người ký.
Ví dụ bộ hồ sơ cấp giấy phép lao động hoàn chỉnh
Công ty Việt Nam dự kiến tuyển dụng một kỹ sư người Malaysia vào làm việc ở vị trí chuyên gia kỹ thuật. Sau khi xác định người lao động đáp ứng điều kiện chuyên gia và lựa chọn đúng hình thức làm việc, bộ hồ sơ cấp giấy phép lao động có thể bao gồm:
- Mẫu số 03 báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động;
- Hộ chiếu còn thời hạn của người lao động;
- Hai ảnh màu kích thước 4 × 6 cm;
- Giấy khám sức khỏe hợp lệ;
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương được cấp không quá 06 tháng;
- Bằng đại học thuộc ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành phù hợp;
- Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí chuyên gia kỹ thuật;
- Văn bản bổ nhiệm, thư cử hoặc tài liệu chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam;
- Hợp đồng, thỏa thuận hoặc tài liệu liên quan giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp nước ngoài nếu hình thức làm việc yêu cầu;
- Bản dịch tiếng Việt và tài liệu chứng minh việc hợp pháp hóa lãnh sự, miễn hợp pháp hóa hoặc chứng nhận Apostille theo quy định áp dụng tại thời điểm nộp hồ sơ.
Doanh nghiệp cần bảo đảm chức danh “chuyên gia kỹ thuật”, nội dung công việc, chuyên ngành đào tạo và kinh nghiệm của người lao động được thể hiện thống nhất trong Mẫu số 03, bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm và văn bản cử sang Việt Nam.
Ví dụ trên có tính chất minh họa. Thành phần hồ sơ thực tế có thể thay đổi tùy vị trí, hình thức làm việc, quốc gia cấp giấy tờ và việc người lao động đã từng được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam hay chưa.
Giấy tờ nào phải hợp pháp hóa lãnh sự?
Tài liệu do cơ quan hoặc tổ chức nước ngoài cấp phải được kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng trong hồ sơ giấy phép lao động tại Việt Nam.
| Tài liệu nước ngoài | Yêu cầu cần kiểm tra |
| Phiếu lý lịch tư pháp | Hợp pháp hóa lãnh sự hoặc căn cứ miễn |
| Bằng cấp, chứng chỉ đào tạo | Hợp pháp hóa lãnh sự hoặc căn cứ miễn |
| Giấy xác nhận kinh nghiệm | Hợp pháp hóa lãnh sự hoặc căn cứ miễn |
| Quyết định bổ nhiệm, thư cử | Tùy tính chất, cơ quan cấp và trường hợp sử dụng |
| Hợp đồng, thỏa thuận ở nước ngoài | Tùy hình thức và thành phần hồ sơ |
| Hộ chiếu | Thông thường không thực hiện theo cùng thủ tục hợp pháp hóa |
Tài liệu có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu thuộc trường hợp được quy định tại điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc pháp luật Việt Nam. Sau khi hoàn thành thủ tục áp dụng, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.
Lưu ý về Apostille: Trước ngày 11/9/2026, doanh nghiệp vẫn áp dụng quy định hiện hành về hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn. Từ ngày 11/9/2026, việc áp dụng Công ước Apostille cần được kiểm tra theo quốc gia cấp giấy tờ, phạm vi áp dụng của Công ước và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm nộp hồ sơ.
Sau khi hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa, Apostille hoặc xác định được căn cứ miễn, tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.
Bảng tra cứu nhanh giấy tờ trong hồ sơ GPLĐ
| Giấy tờ | Số lượng | Hình thức | Thời hạn | Xử lý tài liệu nước ngoài |
| Mẫu số 03 | 01 | Bản chính | Theo lần đề nghị | Không áp dụng |
| Hộ chiếu | 01 | Theo hình thức nộp | Còn thời hạn | Thông thường không hợp pháp hóa |
| Giấy khám sức khỏe | 01 | Theo thành phần hồ sơ | Theo quy định | Kiểm tra công nhận, hợp pháp hóa nếu áp dụng |
| Lý lịch tư pháp | 01 | Bản chính | Không quá 06 tháng | Hợp pháp hóa hoặc căn cứ miễn |
| Ảnh 4×6 cm | 02 | Bản gốc | Ảnh mới | Không áp dụng |
| Bằng cấp, chứng chỉ | 01 | Theo hồ sơ | Không cố định | Hợp pháp hóa hoặc căn cứ miễn |
| Xác nhận kinh nghiệm | 01 | Theo hồ sơ | Phải có khả năng xác minh | Hợp pháp hóa hoặc căn cứ miễn |
Danh mục thủ tục trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện ghi nhận phần lớn giấy tờ trong bộ hồ sơ cấp mới với số lượng một bản chính; riêng một số trường hợp sử dụng GPLĐ đã cấp thì nộp một bản sao GPLĐ cũ.
Tuy nhiên, cách thể hiện tài liệu sẽ phụ thuộc vào phương thức nộp:
- Nộp trực tuyến: chuẩn bị bản điện tử rõ nét, đầy đủ trang, đúng định dạng;
- Nộp trực tiếp: chuẩn bị bản giấy theo thành phần được công bố;
- Nộp qua bưu chính hoặc ủy quyền: kiểm tra yêu cầu tiếp nhận của địa phương;
- Xuất trình bản gốc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu đối chiếu.
Doanh nghiệp không nên chỉ chụp ảnh tài liệu bằng điện thoại với chất lượng thấp. Hồ sơ điện tử phải đọc được chữ ký, con dấu, ngày cấp, chức danh và các thông tin quan trọng.
Tải bộ hồ sơ mẫu cấp giấy phép lao động năm 2026
Hướng dẫn sử dụng |
Check list hồ sơ |
Mẫu đề nghị cấp phép |
Mẫu xác nhận kinh nghiệm |
| Mẫu thư cử người sang VN |
Mẫu quyết định bổ nhiệm |
Mẫu giải trình thay đổi hộ chiếu |
Bảng kiểm tra hợp pháp lãnh sự |
Hồ sơ rút gọn đối với người đã được cấp GPLĐ
Trong một số trường hợp người lao động đang làm việc tại Việt Nam và phải xin GPLĐ mới do thay đổi vị trí hoặc nội dung liên quan, thành phần hồ sơ có thể được rút gọn.
Hồ sơ thường bao gồm:
- Mẫu số 03;
- Hộ chiếu còn thời hạn;
- Hai ảnh 4 × 6 cm;
- Giấy xác nhận người lao động hiện đang làm việc, nếu thuộc trường hợp áp dụng;
- Bản sao GPLĐ đã được cấp;
- Giấy tờ chứng minh vị trí hoặc nội dung thay đổi;
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc nếu có thay đổi.
Danh mục thủ tục hành chính hiện công bố các bộ hồ sơ riêng cho người lao động đã có GPLĐ, trong đó một số trường hợp không phải nộp lại toàn bộ giấy khám sức khỏe và lý lịch tư pháp như hồ sơ cấp lần đầu. Doanh nghiệp cần xác định chính xác trường hợp thay đổi trước khi áp dụng bộ hồ sơ rút gọn.
Các lỗi khiến hồ sơ giấy phép lao động bị yêu cầu bổ sung
| Lỗi hồ sơ | Nguyên nhân | Hướng xử lý |
| Chức danh không thống nhất | Mẫu số 03, giấy kinh nghiệm và văn bản cử dùng tên khác nhau | Chuẩn hóa chức danh hoặc lập giải trình về sự tương đương |
| Bằng cấp không phù hợp | Chuyên ngành không liên hệ rõ với vị trí | Bổ sung bảng điểm, chứng chỉ và mô tả công việc |
| Giấy kinh nghiệm quá chung | Không chứng minh được nội dung và lĩnh vực | Cấp lại văn bản, ghi rõ nhiệm vụ, chức danh và thời gian |
| Chứng chỉ đào tạo không ghi thời lượng | Không chứng minh được thời gian đào tạo | Bổ sung bảng điểm, chương trình hoặc xác nhận của trường |
| Lý lịch tư pháp quá sáu tháng | Tài liệu hết thời hạn | Xin cấp tài liệu mới |
| Giấy khám sức khỏe không hợp lệ | Sai cơ sở cấp hoặc hết thời hạn | Khám lại tại cơ sở đủ điều kiện |
| Hộ chiếu mới không khớp giấy tờ | Không xác định được cùng một người | Bổ sung hộ chiếu cũ và văn bản giải trình |
| Thiếu hợp pháp hóa lãnh sự | Tài liệu nước ngoài chưa đủ điều kiện sử dụng | Hoàn thiện hợp pháp hóa, dịch và chứng thực |
| Bản dịch sai thuật ngữ | Làm thay đổi chức danh hoặc chuyên môn | Dịch lại và thống nhất toàn bộ hồ sơ |
| Sai hình thức làm việc | Tài liệu cử hoặc hợp đồng không phù hợp | Xác định lại hình thức và chuẩn bị đúng giấy tờ |
| Dùng GPLĐ cũ không cùng lĩnh vực | Không thay được xác nhận kinh nghiệm | Bổ sung giấy xác nhận kinh nghiệm phù hợp |
| Nộp hồ sơ thiếu trang | Bản scan không đầy đủ | Kiểm tra toàn bộ file trước khi nộp |
Quy trình rà soát hồ sơ trước khi nộp
Bước 1: Xác định vị trí
Phân loại người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật.
Bước 2: Xác định hình thức làm việc
Lựa chọn đúng trường hợp di chuyển nội bộ, thực hiện hợp đồng, nhà cung cấp dịch vụ, chào bán dịch vụ, điều chuyển hoặc tham gia dự án.
Bước 3: Đối chiếu trình độ và kinh nghiệm
Kiểm tra bằng cấp, thời gian đào tạo, số năm kinh nghiệm và nội dung công việc có phù hợp với vị trí đăng ký không.
Bước 4: Kiểm tra thời hạn tài liệu
Tập trung vào hộ chiếu, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, văn bản cử và hợp đồng.
Bước 5: Kiểm tra tài liệu nước ngoài
Xác định yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực.
Bước 6: Chuẩn hóa thông tin
Đối chiếu từng ký tự trong họ tên, số hộ chiếu, ngày sinh, quốc tịch, chức danh, địa điểm và thời hạn làm việc.
Bước 7: Hoàn thiện Mẫu số 03
Chỉ lập và ký Mẫu số 03 sau khi các tài liệu nền đã được kiểm tra.
Bước 8: Kiểm tra hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử
Đặt tên file rõ ràng, scan đủ trang, đúng chiều và bảo đảm chữ ký, con dấu có thể đọc được.
Khi nào phải nộp hồ sơ?
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.
Hồ sơ có thể được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, trực tiếp, qua bưu chính công ích hoặc thông qua tổ chức, cá nhân được thuê hoặc ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động dự kiến làm việc.
Thời hạn xem xét cấp GPLĐ là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ; trường hợp không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp GPLĐ, cơ quan có thẩm quyền trả lời và nêu lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc.
Phần này chỉ cung cấp thông tin để doanh nghiệp chủ động thời gian chuẩn bị. Nội dung chi tiết về trình tự, cơ quan giải quyết và thời hạn nên được tham khảo tại bài chuyên sâu về thủ tục cấp giấy phép lao động của Luật Việt An.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ giấy phép lao động
Hồ sơ giấy phép lao động có bắt buộc bằng đại học không?
Không phải mọi vị trí đều bắt buộc bằng đại học. Bằng đại học thường là tài liệu trọng tâm đối với chuyên gia. Lao động kỹ thuật có thể chứng minh bằng đào tạo nghề kết hợp kinh nghiệm hoặc bằng số năm kinh nghiệm phù hợp theo trường hợp pháp luật quy định.
Kinh nghiệm tại nhiều công ty có được cộng dồn không?
Pháp luật không yêu cầu toàn bộ kinh nghiệm phải phát sinh tại một doanh nghiệp. Người lao động có thể sử dụng nhiều văn bản xác nhận, nhưng các khoảng thời gian, chức danh và nhiệm vụ phải rõ ràng, không mâu thuẫn.
Công ty cũ đã giải thể thì chứng minh kinh nghiệm bằng gì?
Người lao động nên ưu tiên giấy xác nhận đã được cấp trước khi công ty giải thể. Ngoài ra, có thể chuẩn bị hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, bảng lương, tài liệu bảo hiểm hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền để Luật Việt An đánh giá khả năng sử dụng và phương án giải trình.
Giấy xác nhận kinh nghiệm không có con dấu có hợp lệ không?
Cần xem xét pháp luật và thông lệ của quốc gia nơi tài liệu được cấp. Tài liệu nên thể hiện rõ người ký, chức vụ, thẩm quyền, thông tin liên hệ và khả năng xác minh. Nếu đơn vị có sử dụng con dấu thì nên đóng dấu đầy đủ.
Tên chức danh trên giấy kinh nghiệm khác Mẫu số 03 có được không?
Không bắt buộc tên gọi phải giống tuyệt đối trong mọi trường hợp, nhưng bản chất công việc phải phù hợp. Nếu tên chức danh khác nhau, doanh nghiệp nên có mô tả nhiệm vụ và văn bản giải trình về sự tương đương.
Đã có GPLĐ cũ có phải nộp lại giấy kinh nghiệm không?
GPLĐ cũ hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ có thể được dùng thay tài liệu chứng minh kinh nghiệm nếu lĩnh vực làm việc phù hợp. Khả năng thay thế phụ thuộc vị trí mới và nội dung trên giấy tờ đã cấp.
Hồ sơ bị thiếu có được bổ sung không?
Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất. Tuy nhiên, việc bổ sung có thể ảnh hưởng ngày dự kiến làm việc, nên doanh nghiệp cần rà soát trước khi nộp.
Đổi hộ chiếu phải cấp lại hay xin GPLĐ mới?
Dịch vụ rà soát hồ sơ giấy phép lao động của Luật Việt An
Luật Việt An cung cấp dịch vụ tư vấn, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ giấy phép lao động cho doanh nghiệp sử dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam, bao gồm:
- Xác định đúng vị trí và hình thức làm việc;
- Kiểm tra thành phần, thời hạn và tính thống nhất của tài liệu;
- Rà soát bằng cấp, chứng chỉ và kinh nghiệm;
- Kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa, dịch thuật và chứng thực;
- Soạn Mẫu số 03 và văn bản giải trình;
- Đại diện nộp, theo dõi và bổ sung hồ sơ;
- Tư vấn hồ sơ cấp mới, cấp lại và trường hợp đã có GPLĐ..
Với kinh nghiệm tư vấn pháp luật lao động và thủ tục dành cho người nước ngoài, Luật Việt An hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng bộ hồ sơ thống nhất giữa vị trí, chức danh, kinh nghiệm, hình thức và địa điểm làm việc, qua đó hạn chế nguy cơ hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Quý khách hàng cần tư vấn hồ sơ giấy phép lao động, rà soát tài liệu nước ngoài hoặc hỗ trợ xin GPLĐ cho chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành và lao động kỹ thuật, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ.
Bài viết đã được cập nhật theo quy định mới nhất về Hồ sơ cấp giấy phép lao đọng năm 2026 áp dụng tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và cả nước theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Và được các luật sư phụ trách chuyên môn của Luật Việt An kiểm duyệt.
Luật sư phụ trách tại Hà Nội: LS. Đỗ Thị Hồng Hạnh -13 năm kinh nghiệm.
Hotline/ Zalo/ Whatsapp: (+84) 961 571 818
Email: info@vietanlaw.com
Văn phòng Hà Nội: Tầng 3, Tòa nhà Hoàng Ngân Plaza, số 125 Hoàng Ngân,
Phường Yên Hòa, TP. Hà Nội
Luật sư phụ trách tại TP Hồ Chí Minh: LS. Đào My Dung – 25 kinh nghiệm
Hotline/ Zalo/ Whatsapp: (+84) 961 371 818
Văn phòng TP.HCM: P. 04.68, Tầng 4, Sảnh A, Tòa nhà RiverGate Residence, 151-155 Bến Vân Đồn, Phường Khánh Hội, TP. Hồ Chí Minh.
