Checklist hồ sơ cấp giấy phép lao động

Hồ sơ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau tùy thuộc vào vị trí công việc, hình thức làm việc và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý.

Trong thực tế, các lỗi phổ biến thường phát sinh từ giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc, tài liệu chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, bản dịch công chứng chưa đúng quy định hoặc giấy tờ hết hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ. Để hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động nước ngoài chuẩn bị thuận lợi hơn, Luật Việt An tổng hợp checklist hồ sơ cấp giấy phép lao động mới nhất năm 2026 kèm các lưu ý quan trọng trong quá trình hoàn thiện hồ sơ.

Checklist hồ sơ cấp giấy phép lao động (work permit) 2026

Theo Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ cấp giấy phép lao động gồm:

Hồ sơ phía người lao động nước ngoài

☐ Hộ chiếu còn thời hạn.

☐ 02 ảnh màu 4x6cm (nền trắng, chụp không quá 06 tháng).

☐ Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực.

☐ Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không có án tích, không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

☐ Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài

☐ Giấy tờ chứng minh nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo quy định.

Hồ sơ phía doanh nghiệp bảo lãnh

☐ Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).

☐ Văn bản giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

Lưu ý các giấy tờ chứng minh khi nộp hồ sơ cấp GPLĐ

Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài

• Người lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp: Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc;
• Người lao động thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội; Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam: Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết;
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 24 tháng;
• Chào bán dịch vụ: Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
• Người lao động được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc;

Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật

Nhà quản lý:

• Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các vị trí là nhà quản lý;
• Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Giám đốc điều hành:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

Chuyên gia:

• Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.
• Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội hoặc theo thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam và văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.
• Giấy chứng nhận thành tích cao, bằng cấp, kinh nghiệm trong lĩnh vực văn hóa, thể thao đối với nghệ sĩ, huấn luyện viên, vận động viên;
• Giấy phép lái tàu bay, chứng chỉ chuyên môn được phép làm việc trên tàu bay đối với tiếp viên hàng không, chứng nhận trình độ chuyên môn trong lĩnh vực bảo dưỡng tàu bay, chứng nhận khả năng chuyên môn đối với thuyền viên nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp;
• Giấy tờ chứng minh về trình độ, trình độ chuẩn theo Luật Giáo dục, Luật Giáo dục đại học, Luật Giáo dục nghề nghiệp đối với chuyên gia làm việc trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Trường hợp chuyên gia làm việc trong Trung tâm ngoại ngữ, tin học phải đảm bảo theo quy chế tổ chức hoạt động của trung tâm;
• Giấy tờ chứng minh chuyên gia làm việc trong một số nghề, công việc đặc thù khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý ngành, công việc đặc thù.

Hồ sơ cần hợp pháp hóa lãnh sự

Thông thường, các giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.

Các giấy tờ thường phải hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

• Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài;
• Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc;
• Bằng đại học, chứng chỉ chuyên môn;
• Giấy chứng nhận đào tạo;
• Văn bản bổ nhiệm;
• Văn bản điều động hoặc cử sang Việt Nam làm việc;
• Các tài liệu khác do tổ chức, cơ quan nước ngoài cấp.

Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định áp dụng đối với từng quốc gia để xác định chính xác yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.

Hồ sơ cần dịch thuật công chứng

Sau khi hợp pháp hóa lãnh sự (nếu thuộc diện phải hợp pháp hóa), các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài thường phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch theo quy định.

Các tài liệu thường phải dịch thuật công chứng gồm:

• Hộ chiếu;
• Phiếu lý lịch tư pháp;
• Giấy khám sức khỏe cấp giấy phép lao động;
• Bằng cấp, chứng chỉ;
• Giấy xác nhận kinh nghiệm;
• Văn bản bổ nhiệm;
• Văn bản điều động;
• Hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng tiếng nước ngoài.

Việc dịch thuật không chính xác hoặc sai thông tin cá nhân là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi.

Thời hạn hiệu lực của từng giấy tờ

Các lỗi hồ sơ thường bị từ chối

Trong thực tế, nhiều hồ sơ xin cấp giấy phép lao động bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung do các lỗi sau:

• Hộ chiếu sắp hết hạn: Hộ chiếu còn thời hạn quá ngắn có thể ảnh hưởng đến thời hạn giấy phép lao động được cấp.
• Lý lịch tư pháp quá hạn: Phiếu lý lịch tư pháp được cấp quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Giấy khám sức khỏe hết hiệu lực: Giấy khám sức khỏe cho người lao động nước ngoài được cấp quá 12 tháng hoặc không đúng mẫu, không đúng cơ sở y tế đủ điều kiện.
• Thiếu tài liệu chứng minh kinh nghiệm: Không chứng minh được số năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc đăng ký.
• Bằng cấp không phù hợp: Bằng cấp không liên quan đến vị trí chuyên môn dự kiến đảm nhiệm hoặc nội dung hồ sơ không thống nhất.
• Thiếu hợp pháp hóa lãnh sự: Các giấy tờ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
• Sai thông tin giữa các giấy tờ: Thông tin về họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu hoặc chức danh không thống nhất giữa các tài liệu trong hồ sơ.

Tải mẫu hồ sơ Giấy phép lao động

Doanh nghiệp nên xây dựng checklist hồ sơ riêng cho từng nhóm đối tượng như chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật để thuận tiện trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.

Checklist nên được rà soát trước khi thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và trước khi nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động nhằm hạn chế tối đa việc sửa đổi, bổ sung.

Đặc biệt cần lưu ý mẫu văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP:

FAQ về checklist hồ sơ cấp giấy phép lao động

Có bắt buộc phải nộp bằng đại học không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải có bằng đại học. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào vị trí công việc và căn cứ chứng minh người lao động là chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật.

Phiếu lý lịch tư pháp của nước ngoài có sử dụng được không?

Có. Tuy nhiên, giấy tờ này phải còn thời hạn sử dụng và đáp ứng yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật theo quy định.

Có thể nộp bản sao hộ chiếu không?

Doanh nghiệp thường nộp bản sao hộ chiếu theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ và xuất trình bản gốc khi cần đối chiếu.

Hồ sơ thiếu giấy xác nhận kinh nghiệm có được cấp giấy phép lao động không?

Thông thường không. Đây là một trong những tài liệu quan trọng để chứng minh điều kiện đối với chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Việc checklist hồ sơ cấp giấy phép lao động ngay từ đầu là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế rủi ro bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Nếu Quý khách hàng cần hỗ trợ rà soát hồ sơ, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng hoặc thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, Luật Việt An sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.