Hướng dẫn chuyển trụ sở khác quận

Trong năm 2024, khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ trụ sở (địa chỉ đăng ký kinh doanh công ty) từ quận này sang quận khác, công ty cần thực hiện các thủ tục tại cơ quan thuế và cơ quan đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp;
• Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế;
• Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế gửi cho người nộp thuế;
• Thông tư liên tịch 01/2016/TTLT-BKHĐT-BTC Hướng dẫn việc trao đổi thông tin về doanh nghiệp giữa hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và hệ thống thông tin thuế.

Thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận tại cơ quan thuế

Theo Nghị định số 01/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp 2020: “Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp: Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế”(Điều 47).

Theo đó doanh nghiệp cần phải thực hiện các bước như sau:

Các bước thực hiện

• Bước 1: Nộp hồ sơ chốt thuế tại cơ quan quản lý thuế hiện tại và nhận kết quả Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm.
• Bước 2: Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
• Bước 3: Các thủ tục cần thực hiện sau khi được chấp thuận thay đổi đăng ký kinh doanh ghi nhận địa chỉ trụ sở mới

• Thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở khác quận về các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ khấu trừ thuế…

• Thông báo với các cơ quan, các đối tác về nội dung thay đổi địa chỉ để cập nhật thông tin thay đổi của doanh nghiệp.

Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận tại cơ quan thuế

• Theo khoản 2 Điều 36 Luật quản lý thuế 2019, khi thay đổi trụ sở khác Quận, Huyện đồng thời với việc thay đổi cơ quan quản lý thuế. Doanh nghiệp cần làm thủ tục thông báo thay đổi cơ quan thuế quản lý (hay còn gọi là chốt thuế chuyển Quận) trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi.
• Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi trụ sở khác quận dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp nộp 03 bộ hồ sơ lên chi cục thuế cũ để chốt thuế và nhận kết quả là mẫu 09, 09a.

Hồ sơ gồm:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
• Giấy đăng ký kinh doanh bản sao có chứng thực.
• Giấy giới thiệu/ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ trong trường hợp người nộp không phải là người đại diện theo pháp luật

Lưu ý cần chuẩn bị kèm:

• Biên bản họp/quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở khác quận

Số lượng hồ sơ: 03 bộ chính

• Theo giấy hẹn thì đến Chi cục thuế để nhận kết quả hoặc thông báo đồng ý cho doanh nghiệp chốt thuế chuyển quận. Theo quy định thời gian giải quyết là 10 ngày làm việc, tuy nhiên do trường hợp có sự thay đổi trụ sở của người nộp thuế dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì người nộp thuế thực hiện các thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế. Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế theo quy định. Vì vậy, thời gian hẹn trả kết quả của cơ quan thuế phụ thuộc vào thời gian cơ quan thuế thực hiện kiểm tra trụ sở.

Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận tại Phòng đăng ký kinh doanh

Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận tại Phòng đăng ký kinh doanh

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệpchuyển trụ sở công ty (mẫu Thông báo Theo Phụ lục II.1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHDT;
• Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
• Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
• Giấy ủy quyền cho Công ty Luật Việt An thực hiện thủ tục bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanhhoặc giấy giới thiệu;

Thời gian hoàn thành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp hợp lệ Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và gửi Thông báo về cơ quan thuế quản lý đến doanh nghiệp.

Thực hiện thủ tục sau khi thay đổi sang quận mới

Thay đổi con dấu công ty

Trường hợp con dấu pháp nhân của công ty còn thông tin địa chỉ quận cũ thì cần thực hiện thủ tục khắc lại con dấu.

Thời hạn 01 – 03 ngày làm việc

Lưu ý: Đối với con dấu khắc mới theo quy định pháp luật doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp không nên khắc quận của trụ sở công ty lên con dấu để tránh sau này có sự thay đổi lại phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu pháp nhân công ty.

Thủ tục treo biển tại trụ sở mới

Công ty cần làm lại biển công ty với địa chỉ mới và treo biển tại trụ sở mới.

Thủ tục thông báo với cơ quan thuế về các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng

• Trường hợp công ty sử dụng hóa đơn giấy và vẫn tiếp tục sử dụng, Công ty khắc dấu địa chỉ, đóng lên địa chỉ trên hóa đơn và Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành tới cơ quan quản lý thuế mới chuyển đến.
• Trường hợp công ty sử dụng hóa đơn điện tử công ty thực hiện Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành tới cơ quan quản lý thuế mới chuyển đến.
• Trường hợp công ty đã hủy hóa đơn tại cơ quan thuế cũ (nơi chuyển đi) công ty thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới để sử dụng.

Thay đổi thông tin chứng từ thuế Thu nhập cá nhân

Công ty phát hành chứng từ thuế TNCN tại cơ quan quản lý thuế mới nơi chuyển đến đúng với số biên lai trong Bảng biên lai chưa sử dụng (trường hợp báo cáo tình hình sử dụng biên lai thuế TNCN) hoặc phát hành mới (trường hợp đã hủy chứng từ thuế TNCN).

Thông báo với các bên liên quan về việc cập nhật thông tin để xuất hóa đơn cho công ty.

Thay đổi Giấy phép kinh doanh (nếu có)

Đối với các doanh nghiệp có Giấy phép kinh doanh như Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế, Giấy phép đào tạo, Giấy phép cơ sở lưu trú, Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm,… cần thực hiện thủ tục thay đổi Giấy phép kinh doanh sang thông tin quận mới theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý đặc biệt khi thay đổi trụ sở khác quận

• Kể từ ngày doanh nghiệp có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới không được tiếp tục xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ, sau khi hoàn tất thủ tục thông báo với cơ quan thuế thì xuất hóa đơn theo địa chỉ trụ sở mới.
• Trong lúc nộp hồ sơ chốt thuế, cơ quan thuế cũ chuyển đi sẽ tra soát lại tình hình đóng thuế, tình hình nộp báo cáo của công ty, nếu còn thiếu hoặc sai sót, cơ quan thuế quận cũ sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện.
• Đối với doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử, khi thay đổi đăng ký kinh doanh khác quận doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế thực hiện thay đổi thông tin địa chỉ và đồng thời trao đổi với bên nhà cung cấp hóa đơn điện tử có sửa đổi, cập nhật trên hệ thống được không. Trường hợp cả cơ quan thuế và nhà cung cấp hóa đơn điện tử đều có thể cập nhật thông tin mới trên hệ thống thì doanh nghiệp chỉ cần làm mẫu thay đổi thông tin hóa đơn nộp qua mạng và bên phần mềm chỉnh sửa lại hóa đơn mẫu theo địa chỉ mới là được. Tuy nhiên, hiện nay nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử họ không sửa được hệ thống thì trường hợp này doanh nghiệp buộc phải hủy toàn bộ hóa đơn cũ có thông tin địa chỉ cũ và làm thủ tục phát hành hóa đơn mới theo thông tin địa chỉ quận mới.

Một số câu hỏi liên quan đến thủ tục chuyển trụ sở khác quận

Thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận phải làm thủ tục tại cơ quan thuế trước hay cơ quan đăng ký kinh doanh trước?

Theo Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, khi thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận, doanh nghiệp phải làm thủ tục chốt thuế chuyển quận tại cơ quan quản lý thuế trước.

Cơ quan thuế thực hiện các thủ tục gì không doanh nghiệp nộp hồ sơ chốt thuế chuyển quận?

Trường hợp có sự thay đổi trụ sở của người nộp thuế dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì người nộp thuế thực hiện các thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế. Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế theo quy định

Các hoạt động khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế gồm:

Căn cứ khoản 4 điều 110 Luật quản lý thuế 2019 quy định “Trình tự, thủ tục kiểm tra thuế được quy định như sau:

a) Công bố quyết định kiểm tra thuế khi bắt đầu tiến hành kiểm tra thuế;

b) Đối chiếu nội dung khai báo với sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, kết quả phân tích rủi ro về thuế, dữ liệu thông tin kiểm tra tại trụ sở của cơ quan thuế các tài liệu có liên quan, tình trạng thực tế trong phạm vi, nội dung của quyết định kiểm tra thuế;

c) Thời hạn kiểm tra được xác định trong quyết định kiểm tra nhưng không quá 10 ngày làm việc tại trụ sở của người nộp thuế. Thời hạn kiểm tra được tính từ ngày công bố quyết địnhkiểm tra; trường hợp phạm vi kiểm tra lớn, nội dung phức tạp thì người đã quyết định kiểm tra có thể gia hạn 01 lần nhưng không quá 10 ngày làm việc tại trụ sở của người nộp thuế;

d) Lập biên bản kiểm tra thuế trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn kiểm tra;

đ) Xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo kết quả kiểm tra.”

Thay đổi trụ sở khác quận xong công ty có phải đăng ký thuế với chi cục thuế mới nơi chuyển đến?

Sau khi thay đổi trụ sở và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới công ty  không cần làm thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan thuế mới. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp tự thực hiện đẩy thông tin sang cơ quan thuế mới.

Trường hợp, hệ thống thuế chưa cập nhật thông tin đăng ký thuế mới, doanh nghiệp liên hệ cơ quan thuế mới để cập nhật thông tin.

Thay đổi trụ sở có phải hủy hóa đơn giá trị gia tăng đang sử dụng không?

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở, Công ty có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ đã phát hành, tuy nhiên trước khi sử dụng phải làm thủ tục Thông báo thay đổi hóa đơn đã phát hành với cơ quan thuế mới nơi chuyển đến.

Mọi vướng mắc trong quá trình thay đổi trụ sở công ty khác quận Quý khách hàng vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được tư vấn chi tiết.