Hướng dẫn chuyển trụ sở khác quận

Cùng với sự thay đổi địa giới hành chính từ 01/07/2025, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi chuyển trụ sở chính của doanh nghiệp từ xã/phường này sang xã/phường khác trong cùng tỉnh/thành phố hoặc sang một tỉnh/thành phố khác. Về cơ bản, khi thay đổi cơ quan quản lý thuế (cấp cơ quan quản lý thuế trước 01/07/2025), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế để chuyển. Sau đây, Luật Việt An sẽ cung cấp các thông tin nhằm hướng dẫn chuyển trụ sở khác cơ quan quản lý thuế cho quý khách hàng.

Điều kiện để chuyển trụ sở khác cơ quan quản lý thuế

Từ ngày 01/6/2025, cơ cấu tổ chức mới của Cục thuế như sau:

• Doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ về thuế tại cơ quan thuế chuyển đi; không được đang trong tình trạng bị khóa mã số thuế, giải thể hoặc phá sản;
• Địa chỉ trụ sở chính chuyển đến là địa chỉ được sử dụng hợp pháp, không đặt tại căn hộ chung cư, nhà tập thể với mục đích để ở;
• Có đầy đủ thông tin địa giới hành chính mới về: Số nhà/phòng, ngách/hẻm, ngõ/kiệt, đường/phố/đại lộ, tổ/xóm/ấp/thôn; Xã/Phường/Đặc khu; Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương.

Các bước thực hiện chuyển trụ sở khác cơ quan quản lý thuế

Căn cứ Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi doanh nghiệp muốn chuyển địa chỉ trụ sở chính sang một địa chỉ khác dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý thì doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục sau:

• Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển trụ sở khác cơ quan quản lý thuế;
• Bước 2: Thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Bước 3: Thực hiện các thủ tục liên quan sau khi được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận việc đổi địa chỉ.

Hướng dẫn thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển cơ quan quản lý thuế

Thời điểm nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp  để thực hiện các thủ tục về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế bao gồm:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MSTban hành kèm theo Thông tư 40/2025/TT-BTC;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật;
• Lưu ý cần chuẩn bị kèm theo biên bản họp và quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở khác cơ quan thuế quản lý.

Nơi tiếp nhận hồ sơ và hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi cho cơ quan thuế cơ sở quản lý trực tiếp (cơ quan thuế nơi chuyển đi) thông qua các hình thức sau:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế;
• Nộp hồ sơ qua đường bưu chính;
• Nộp hồ sơ qua cổng giao dịch điện tử của cơ quan thuế.

Trình tự giải quyết

Cơ quan thuế cơ sở nơi chuyển đi xử lý hồ sơ đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ trụ sở như sau:

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ thì xử lý như sau:
• Cơ quan thuế gửi thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm cho doanh nghiệp và cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến;
• Tại cơ quan thuế chuyển đến, cập nhật các thông tin thay đổi vào hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.
• Trường hợp hồ sơ không đầy đủ thì cơ quan thuế gửi thông báo cho doanh nghiệp trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở tại cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện thế nào?

• Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính bao gồm:
• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo Mẫu số 12 ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC;
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty hoặc của hội đồng thành viên hoặc của đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
• Lưu ý, từ ngày 01/07/2025, thành phần hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không còn bao gồm biên bản họp của đại hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên. Đồng thời, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty nếu công ty chưa bổ sung thông tin của chủ sở hữu hưởng lợi thì phải thực hiện bổ sung theo quy định.
• Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cổng thông tin về đăng ký doanh nghiệp tại website https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/ đến cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp chuyển đến;
• Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:
• Thời hạn giải quyết hồ sơ: 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ cho doanh nghiệp.
• Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.

Lưu ý sau khi thực hiện đổi địa chỉ công ty

Sau khi thực hiện xong thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:

• Trường hợp con dấu pháp nhân của công ty còn thông tin địa chỉ cơ quan quản lý thuế cũ thì cần thực hiện thủ tục khắc lại con dấu;
• Làm lại biển công ty với địa chỉ mới và treo biển tại trụ sở mới;
• Thông báo với cơ quan thuế về các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng:
• Kể từ ngày doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới không được tiếp tục xuất hóa đơn theo địa chỉ cũ, sau khi hoàn tất thủ tục thông báo với cơ quan thuế thì xuất hóa đơn theo địa chỉ trụ sở mới;
• Trường hợp công ty sử dụng hóa đơn điện tử thì công ty thực hiện thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành tới cơ quan quản lý thuế mới chuyển đến;
• Trường hợp công ty đã hủy hóa đơn tại cơ quan thuế cũ (nơi chuyển đi) công ty thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới để sử dụng.
• Đối với các doanh nghiệp có các loại giấy phép kinh doanh như giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế, giấy phép đào tạo, giấy phép cơ sở lưu trú, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm… cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh sang thông tin địa chỉ mới theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không thực hiện các thủ tục chuyển trụ sở khác cơ quan quản lý thuế có được không?

Căn cứ Khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Trường hợp quá thời hạn trên mà doanh nghiệp không thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh thì có thể bị xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ phạt cảnh cáo đến phạt tiền 30.000.000 đồng theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị xử phạt đối với hành vi vi phạm về thời hạn thông báo thay đổi thông tin trong đăng ký thuế theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Quý khách hàng có nhu cầu hướng dẫn chuyển trụ sở khác cơ quan quản lý thuế xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!