Lưu ý khi thành lập công ty tại Hồng Kông

Thành lập công ty tại Hồng Kông đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đến nhiều yếu tố khác nhau. Ngoài việc lựa chọn hình thức pháp lý phù hợp, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc đăng ký tên công ty, vốn điều lệ, địa chỉ đăng ký, và thủ tục xin giấy phép kinh doanh (nếu có). Bên cạnh đó, việc hiểu rõ về hệ thống thuế, quy định về lao động, và các yêu cầu báo cáo tài chính là vô cùng quan trọng. Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và tránh rủi ro, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn. Luật Việt An xin lưu ý cho quý khách hàng một số thông tin khi thành lập công ty tại Hồng Kông qua bài viết dưới đây.

Lưu ý về thư ký và đại diện theo pháp luật của công ty

Lưu ý về thư ký của công ty

Thư ký công ty là một vị trí quan trọng trong cấu trúc pháp lý của một công ty tại Hồng Kông. Họ đóng vai trò cầu nối giữa công ty và các cơ quan nhà nước, đảm bảo rằng công ty tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và các nghĩa vụ báo cáo.

Vai trò của Thư ký Công ty

• Duy trì hồ sơ: Thư ký công ty chịu trách nhiệm giữ gìn và cập nhật các hồ sơ, sổ sách của công ty, bao gồm:
  • Danh sách cổ đông
  • Biên bản họp
  • Các quyết định của ban giám đốc
  • Các báo cáo tài chính
• Liên lạc với các cơ quan nhà nước: Thư ký công ty là người đại diện cho công ty khi giao tiếp với các cơ quan như Cục Đăng ký Doanh nghiệp, Sở Thuế, và các cơ quan quản lý khác.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Thư ký công ty phải đảm bảo rằng công ty luôn tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt là Luật Công ty.
• Thực hiện các nghĩa vụ báo cáo: Thư ký công ty có trách nhiệm nộp các báo cáo định kỳ cho Cục Đăng ký Doanh nghiệp, chẳng hạn như báo cáo thường niên.

Yêu cầu đối với Thư ký Công ty

• Cá nhân: Phải thường trú tại Hồng Kông.
• Pháp nhân: Phải là một công ty được đăng ký tại Hồng Kông và có giấy phép cung cấp dịch vụ công ty và tín thác (TCSP).

Lưu ý về đại diện theo pháp luật của công ty (đại diện được chỉ định)

Đại diện được chỉ định (Designated Representative) là một khái niệm quan trọng trong luật công ty của Hồng Kông. Đây là cá nhân hoặc pháp nhân được công ty chỉ định để thực hiện các giao dịch pháp lý, đại diện cho công ty trong các mối quan hệ với các cơ quan nhà nước và các bên thứ ba.

Vai trò của Đại diện Được Chỉ định

• Đại diện pháp lý: Đại diện được chỉ định có quyền đại diện cho công ty trong các giao dịch pháp lý, ký kết hợp đồng, tham gia các cuộc họp, và thực hiện các nghĩa vụ pháp lý khác.
• Liên lạc với các cơ quan nhà nước: Đại diện được chỉ định là người liên lạc chính giữa công ty và các cơ quan nhà nước như Cục Đăng ký Doanh nghiệp, Sở Thuế, và các cơ quan quản lý khác.
• Nhận thông báo: Đại diện được chỉ định là người nhận các thông báo, quyết định hành chính, và các văn bản pháp lý khác gửi đến công ty.

Yêu cầu đối với Đại diện Được Chỉ định

• Cá nhân:
  • Phải là giám đốc, nhân viên hoặc thành viên của công ty.
  • Phải thường trú tại Hồng Kông.
• Chuyên gia:
  • Có thể là kế toán, luật sư hoặc người có giấy phép cung cấp dịch vụ công ty và tín thác (TCSP).

Lưu ý về các công việc hàng năm

Một công ty là một pháp nhân độc lập, nghĩa là nó là một người pháp lý riêng biệt với chủ sở hữu của nó. Lợi ích của trách nhiệm hữu hạn thông qua hoạt động dưới dạng công ty trách nhiệm hữu hạn cũng mang lại nghĩa vụ tuân thủ các quy định khác nhau trong Luật Công ty (Cap. 622). Những nghĩa vụ này bao gồm việc công khai và báo cáo kịp thời thông tin cụ thể về công ty, cán bộ và cổ đông của nó, v.v. và bất kỳ thay đổi nào trong dữ liệu đó đối với Sở đăng ký doanh nghiệp để công chúng có thể dễ dàng truy cập thông tin mới nhất của công ty được lưu giữ bởi Sở đăng ký doanh nghiệp.

Các yêu cầu tuân thủ hàng năm của một công ty Hồng Kông bao gồm:

Lưu ý về việc tuân thủ Sổ Đăng ký người kiểm soát trọng yếu

Theo Luật Sửa đổi Công ty năm 2018, tất cả các công ty thành lập tại Hồng Kông (trừ các công ty niêm yết) đều phải tuân thủ các yêu cầu về sổ đăng ký người kiểm soát trọng yếu.

Người Kiểm Soát Trọng Yếu là cá nhân hoặc tổ chức đáp ứng một hoặc nhiều điều kiện sau:

• Giữ trực tiếp hoặc gián tiếp hơn 25% cổ phần đã phát hành của công ty.
• Giữ trực tiếp hoặc gián tiếp hơn 25% quyền biểu quyết của công ty.
• Có quyền bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm đa số thành viên hội đồng quản trị.
• Có quyền kiểm soát hoặc thực tế kiểm soát công ty.
• Có quyền kiểm soát hoạt động của một quỹ tín thác hoặc công ty không phải là pháp nhân.

Yêu cầu Tuân Thủ về người kiểm soát trọng yếu

Để tuân thủ quy định, công ty phải:

• Xác định người kiểm soát trọng yếu: Công ty cần xem xét các tài liệu như sổ đăng ký thành viên, điều lệ công ty, thỏa thuận cổ đông để xác định người kiểm soát trọng yếu.
• Duy trì sổ đăng ký: Công ty phải lập và duy trì sổ đăng ký người kiểm soát trọng yếu, bao gồm thông tin cá nhân và cách thức kiểm soát.
• Chỉ định đại diện: Công ty cần chỉ định một đại diện để hỗ trợ cơ quan chức năng trong việc truy cập và kiểm tra sổ đăng ký.
• Lưu giữ sổ đăng ký: Sổ đăng ký phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc địa điểm được quy định.
• Cập nhật thông tin: Công ty cần cập nhật thông tin trong sổ đăng ký khi có thay đổi.