Mẫu biên bản họp công ty về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh

Khi một chi nhánh của công ty không còn khả năng duy trì hoạt động hiệu quả hoặc cần ngừng hoạt động vì lý do chiến lược, tài chính hay các yếu tố khách quan khác, việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh là điều không thể tránh khỏi. Để đảm bảo quá trình này diễn ra minh bạch và hợp pháp, việc lập biên bản họp công ty là rất quan trọng. Biên bản này không chỉ ghi nhận các quyết định đã được thông qua trong cuộc họp mà còn là căn cứ pháp lý để thực hiện các bước tiếp theo. Bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp cho quý khách về mẫu biên bản họp công ty về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh.

Chi nhánh là gì? Chấm dứt hoạt động chi nhánh

Chi nhánh là gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về chi nhánh thì có thể hiểu Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp

Chấm dứt hoạt động chi nhánh

Căn cứ theo Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về chấm dứt hoạt động chi nhánh như sau:

• Chi nhánh của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu chi nhánh bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh
• Doanh nghiệp có chi nhánh đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại chi nhánh theo quy định của pháp luật.

Điều kiện giải thể chi nhánh công ty

Pháp luật không quy định về điều kiện để chấm dứt hoạt động của chi nhánh mà chỉ đề cập đến các trường hợp chi nhánh ngừng hoạt động;

Vấn đề về những khoản nợ và những hợp đồng mà chi nhánh đã giao kết trước khi chấm dứt tồn tại sẽ thuộc trách nhiệm giải quyết của công ty mẹ.

Hồ sơ chấm dứt hoạt động của chi nhánh

Hồ sơ nộp cho cơ quan thuế

• Văn bản Thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc). 
• Một trong các loại giấy tờ về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh: Bản sao Quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, Thông báo chấm dứt hoạt động của đơn vị chủ quản, hoặc Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đối với đơn vị trực thuộc do cơ quan có thẩm quyền ban hành;
• Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng cục Hải quan.

Hồ sơ nộp tới phòng đăng ký kinh doanh

Căn cứ theo Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh gồm:

• Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh theo mẫu tại Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.
• Quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên về việc chấm dứt
• Quyết định và bản sao Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh về việc chấm dứt
• Quyết định và bản sao Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc chấm dứt chi nhánh đối với công ty cổ phần.
• Thông báo xác nhận trả con dấu chi nhánh (nếu có).
• Thông báo xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế cho chi nhánh.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).
• Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Mẫu biên bản họp công ty về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh

Trong hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh cần có biên bản họp công ty cổ phần; công ty TNHH 2 thành viên hoặc công ty hợp danh về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh này

Mỗi công ty sẽ có những mẫu biên bản họp công ty về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh khác nhau. Quý khách có thể tham khảo mẫu dưới đây:

Trình tự thủ tục chấm dứt hoạt động của chi nhánh

Căn cứ theo Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh như sau:

Bước 1: Xin xác nhận không nợ thuế xuất nhập khẩu của Tổng cục hải quan

• Trước khi thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh thì doanh nghiệp, chi nhánh phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.
• Trong vòng 10 – 15 ngày làm việc, Tổng cục Hải quan sẽ gửi cho doanh nghiệp công văn xác nhận không nợ thuế của chi nhánh.

Bước 2: Hoàn thành các nghĩa vụ thuế và nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế

• Công ty soạn hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế chi nhánh và gửi về cho cơ quan thuế;
• Trong 2 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ cập nhật trên hệ thống đăng ký thuế trạng thái của doanh nghiệp sang “Người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế”;
• Trong thời gian 3 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, cơ quan thuế gửi Thông báo người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế cho người nộp thuế.

Bước 3: Gửi thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh

• Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh, công ty phải nộp hồ sơ đến Phòng ĐKKD.
• Nộp hồ sơ qua 2 phương thức là trực tiếp, online hoặc đường bưu điện

• Nộp trực tiếp tại Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh hoạt động, đóng phí, lệ phí và nhận Giấy biên nhận trực tiếp;
• Nộp hồ sơ online bằng chữ ký số cá nhân hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn);
• Nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến địa chỉ của Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh hoạt động.

Bước 4: Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của chi nhánh đến Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 5: Nhận kết quả

Nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, Phòng ĐKKD thực hiện chấm dứt hoạt động của chi nhánh và ra thông báo trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về mẫu biên bản họp công ty về việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn pháp lý xung quanh đến doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.