Quy trình đóng cửa (chấm dứt hoạt động) chi nhánh công ty

Đóng cửa hoặc chấm dứt hoạt động của chi nhánh công ty là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cũng như các vấn đề pháp lý liên quan. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tuân thủ các quy định của pháp luật và các bước thực hiện rõ ràng để tránh rủi ro phát sinh sau khi chi nhánh chính thức ngừng hoạt động. Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình đóng cửa chi nhánh công ty, bao gồm các thủ tục, giấy tờ cần thiết và những lưu ý quan trọng để đảm bảo việc chấm dứt hoạt động diễn ra suôn sẻ và đúng quy định của pháp luật.

Các trường hợp chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty

Theo Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

“Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp”

Do đó, căn cứ Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 chi nhánh công ty sẽ chấm dứt nếu thuộc các trường hợp sau:

• Chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó 
• Theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Lưu ý trước khi thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh thì chi nhánh phải đăng ký với Cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

Quy trình đóng cửa (chấm dứt hoạt động) chi nhánh công ty

Bước 1: Hoàn thành các nghĩa vụ thuế và nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế chi nhánh

Trước khi tiến hành các thủ tục đóng cửa chi nhánh tại cơ quan đăng ký kinh doanh, công ty cần hoàn tất các nghĩa vụ thuế đối với cơ quan thuế. Điều này bao gồm việc quyết toán các loại thuế còn tồn đọng và thanh toán mọi khoản nợ thuế của chi nhánh.

Công ty phải soạn hồ sơ yêu cầu chấm dứt hiệu lực mã số thuế của chi nhánh và gửi tới cơ quan thuế. Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan thuế sẽ cập nhật trạng thái trên hệ thống đăng ký thuế của chi nhánh. Trong vòng 02 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ chuyển trạng thái của chi nhánh sang “Người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế”.

Kể từ thời điểm chi nhánh hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ tiếp tục xử lý và trong vòng 03 ngày làm việc sau đó, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chính thức về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế cho chi nhánh. Đây là bước quan trọng đầu tiên trong quá trình đóng cửa chi nhánh.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ giải thể chi nhánh

Sau khi hoàn tất các thủ tục liên quan đến thuế, công ty cần tiếp tục chuẩn bị hồ sơ giải thể chi nhánh để nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đăng ký hoạt động. Hồ sơ này bao gồm các tài liệu cần thiết để xác nhận việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh.

Các tài liệu trong hồ sơ giải thể chi nhánh cần phải đầy đủ và hợp lệ, giúp cơ quan chức năng kiểm tra và xử lý nhanh chóng yêu cầu của công ty. Hồ sơ này sẽ được xem xét và phê duyệt bởi Phòng Đăng ký kinh doanh để hoàn tất thủ tục giải thể.

Bước 3: Nộp hồ sơ giải thể chi nhánh tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Công ty có nghĩa vụ nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định chính thức về việc đóng cửa chi nhánh. Tùy thuộc vào địa phương và các phương thức quy định, công ty có thể chọn một trong ba cách sau để nộp hồ sơ:

Nộp trực tiếp tại Phòng ĐKKD: Công ty có thể đến trực tiếp Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đăng ký hoạt động, nộp hồ sơ, đóng phí lệ phí và nhận Giấy biên nhận.

Nộp hồ sơ online: Công ty cũng có thể nộp hồ sơ online thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, sử dụng chữ ký số cá nhân hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.

Nộp hồ sơ qua đường bưu điện: Nếu công ty không thể nộp trực tiếp, có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến địa chỉ của Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở.

Sau khi hồ sơ được nộp, cơ quan chức năng sẽ tiếp nhận và bắt đầu quá trình xử lý.

Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ giải thể chi nhánh

Sau khi nhận được hồ sơ yêu cầu giải thể chi nhánh, Phòng ĐKKD sẽ tiến hành kiểm tra và xử lý hồ sơ. Trong vòng 02 ngày làm việc, cơ quan này sẽ phối hợp với cơ quan thuế để xác nhận tình trạng nghĩa vụ thuế của chi nhánh. Việc này nhằm đảm bảo rằng chi nhánh đã hoàn tất các nghĩa vụ thuế và không còn nợ thuế trước khi chính thức đóng cửa.

Nếu hồ sơ hợp lệ và không có vấn đề phát sinh, Phòng ĐKKD sẽ tiếp tục xử lý thủ tục và đưa ra quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh.

Bước 5: Nhận kết quả giải thể chi nhánh công ty

Sau khi hoàn tất quá trình xử lý, nếu không có phản hồi hoặc ý kiến từ cơ quan thuế về vấn đề thuế, Phòng ĐKKD sẽ chính thức ra thông báo chấm dứt hoạt động của chi nhánh. Thời gian hoàn thành thủ tục này là 05 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ được nộp và đủ điều kiện xét duyệt.

Thông báo này sẽ xác nhận rằng chi nhánh đã được giải thể và không còn tồn tại trong hệ thống đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ đóng cửa (chấm dứt hoạt động) chi nhánh công ty

Hồ sơ chấm dứt mã số thuế

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản gốc).
• Một trong các loại giấy tờ chứng minh việc chấm dứt hoạt động chi nhánh:

• Bản sao Quyết định chấm dứt hoạt động chi nhánh.
• Thông báo chấm dứt hoạt động của đơn vị chủ quản.
• Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đối với chi nhánh do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

• Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế xuất nhập khẩu (nếu có): Nếu chi nhánh có hoạt động xuất nhập khẩu, công ty cần nộp Văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với hoạt động xuất nhập khẩu từ Tổng cục Hải quan. 
• Công văn xác nhận không nợ thuế (tùy từng chi cục thuế): Công ty cần có Công văn xác nhận không nợ thuế để đảm bảo rằng chi nhánh đã thanh toán đầy đủ các nghĩa vụ thuế trước khi chấm dứt hoạt động.

Cơ quan giải quyết: Hồ sơ sẽ được gửi tới Chi cục thuế nơi chi nhánh hoạt động.

Phí, lệ phí: Không thu phí hoặc lệ phí đối với thủ tục này.

Hồ sơ đóng cửa (chấm dứt hoạt động) của chi nhánh

Sau khi hoàn tất thủ tục chấm dứt mã số thuế, công ty cần nộp hồ sơ giải thể chi nhánh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư. Hồ sơ chấm dứt hoạt động của chi nhánh bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo giải thể chi nhánh (theo mẫu quy định).
• Quyết định của chủ sở hữu hoặc Hội đồng quản trị về việc giải thể.
• Biên bản họp của Hội đồng quản trị về quyết định giải thể.
• Giấy tờ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế (nếu có) và xác nhận trả con dấu (nếu có)

Cơ quan giải quyết: Hồ sơ này sẽ được nộp tại Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh hoạt động.

Phí, lệ phí: Thủ tục này không yêu cầu phí hoặc lệ phí.

Những lưu ý khi đóng cửa (chấm dứt hoạt động) chi nhánh công ty

• Trước khi chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp phải hoàn thành tất cả các nghĩa vụ thuế đối với cơ quan thuế. Điều này bao gồm việc nộp báo cáo thuế cuối cùng và thanh toán các khoản nợ thuế còn lại
• Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ chấm dứt hoạt động đến Phòng Đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định chấm dứt. Cơ quan này sẽ xử lý hồ sơ trong vòng 5 ngày làm việc
• Nếu chi nhánh có con dấu, doanh nghiệp cần trả lại con dấu cho cơ quan công an. Ngoài ra, nếu có tài sản thuộc chi nhánh, cần thực hiện thanh lý tài sản theo quy định
• Doanh nghiệp cần thông báo cho nhân viên, khách hàng, đối tác và các cơ quan liên quan về việc đóng cửa chi nhánh để đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động và giải quyết các hợp đồng còn hiệu lực.
• Chịu trách nhiệm về tất cả các hợp đồng và khoản nợ của chi nhánh, bao gồm cả nợ thuế và quyền lợi của nhân viên đã làm việc tại chi nhánh
• Luôn cập nhật và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến việc chấm dứt hoạt động của chi nhánh để tránh những rắc rối pháp lý sau này.

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh công ty của Luật Việt An. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn pháp lý, vui lòng liên hệ cho chúng tôi để đuicự hỗ trợ kịp thời!