Nghị định 337/2025/NĐ-CP: Quy chuẩn Hợp đồng lao động điện tử 2026

Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại doanh nghiệp. Nhằm tạo hành lang pháp lý thống nhất cho việc ký hợp đồng lao động online, Chính phủ đã ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP, chính thức đặt ra quy chuẩn về hợp đồng lao động điện tử áp dụng từ năm 2026. Nghị định này không chỉ làm rõ giá trị pháp lý của hành vi ký HĐLĐ online mà còn quy định cụ thể về hình thức, điều kiện ký kết và trách nhiệm của các bên khi giao kết hợp đồng trong môi trường số.

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy

Theo khoản 1 Điều 14 Bộ Luật lao động 2019, hợp đồng lao động không còn bị giới hạn bởi hình thức giấy truyền thống mà có thể thực hiện hợp pháp trong môi trường số. Theo đó, hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Nhằm cụ thể hóa và thống nhất việc áp dụng trên thực tế, khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP tiếp tục làm rõ khái niệm và giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử:

“Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.”

Quy định này tạo cơ sở pháp lý đầy đủ để doanh nghiệp và người lao động yên tâm ký HĐLĐ online, đồng thời thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự.

Điều kiện thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử qua eContract

Hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử (sau đây gọi là eContract) được liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép người lao động và người sử dụng lao động tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý hợp đồng lao động điện tử, đồng thời thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động, chứng thực hợp đồng lao động điện tử.

Điều kiện thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử qua eContract

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua eContract bảo đảm các điều kiện sau:

• Chữ ký số: Có phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số đúng quy định pháp luật.
• Bảo mật & Sự cố: Đảm bảo an toàn thông tin khách hàng; có phương án kỹ thuật duy trì và khắc phục sự cố nhanh chóng.
• Lưu trữ & Tra cứu: Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng tra cứu hợp đồng dễ dàng.
• Định danh & Xác thực: Có chức năng xác thực đúng danh tính người lao động và người sử dụng lao động.
• Xác nhận sự đồng ý: Có biện pháp kỹ thuật ghi nhận các bên đã đồng ý với nội dung hợp đồng.
• Chứng thực & Gắn ID: Có chức năng chứng thực hợp đồng điện tử và kết nối gắn ID trên Nền tảng dùng chung.
• Chuyển đổi hình thức: Hỗ trợ chuyển đổi linh hoạt từ hợp đồng điện tử sang văn bản giấy và ngược lại.
• Tài khoản giao dịch: Cung cấp tài khoản tuân thủ Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
• Báo cáo lao động: Hỗ trợ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo định dạng của Bộ Nội vụ.
• Thống kê & Quản lý: Có chức năng tổng hợp, thống kê dữ liệu phục vụ quản lý định kỳ hoặc đột xuất.
• Kết nối API: Liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn.
• An toàn thông tin: Tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin mạng.

Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp lý bắt buộc mà còn là “chìa khóa” để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số nhân sự thành công. Hệ thống eContract mới này thiết lập một hành lang an toàn tối đa thông qua việc siết chặt định danh và tính toàn vẹn dữ liệu, giúp giảm thiểu rủi ro tranh chấp lao động. Đồng thời, khả năng kết nối API và tự động hóa báo cáo sẽ giúp bộ phận HR cắt giảm đáng kể thời gian và chi phí vận hành so với phương thức ký kết truyền thống.

Tuy nhiên, cần lưu ý, theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử không chỉ được ký và lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hay nhà cung cấp dịch vụ, mà còn phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID) theo quy định của Bộ Nội vụ. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm chuyển hợp đồng đã hoàn tất về nền tảng này.

Yêu cầu định danh và xác thực danh tính người lao động, người sử dụng lao động

Một điểm mới khác mang tính nền tảng của Nghị định 337/2025/NĐ-CP là yêu cầu định danh đúng chủ thể giao kết hợp đồng. Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động và người lao động phải bảo đảm các điều kiện sau:

Đối với cá nhân

Việc xác thực danh tính được thực hiện thông qua các giấy tờ hợp lệ như căn cước công dân, căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn.

Với người lao động là người nước ngoài, hệ thống còn phải kiểm tra tình trạng thị thực nhập cảnh; hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực.

Đối với doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình

Cơ quan hoặc tổ chức, việc ký hợp đồng lao động điện tử đòi hỏi phải có đầy đủ hồ sơ pháp lý chứng minh tư cách pháp nhân cùng với giấy tờ tùy thân và chữ ký số của người đại diện theo pháp luật.

Đây là điểm doanh nghiệp dễ phát sinh rủi ro nhất nếu không rà soát kỹ thẩm quyền ký kết, đặc biệt trong các tập đoàn, chi nhánh hoặc doanh nghiệp có nhiều cấp quản lý tham gia ký hợp đồng.

Việc xác thực đúng chủ thể ngay từ đầu không chỉ giúp hợp đồng có giá trị pháp lý vững chắc, mà còn hạn chế tranh chấp liên quan đến thẩm quyền ký, hiệu lực hợp đồng và trách nhiệm pháp lý của các bên.

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số

Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định cụ thể thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử giúp loại bỏ những tranh chấp trước đây liên quan đến thời điểm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên.

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số

Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, kèm theo dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Không chỉ dừng lại ở hiệu lực ban đầu, Nghị định còn cho phép việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn; hoặc chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được thực hiện hoàn toàn bằng hình thức điện tử.

Đối với các hợp đồng đã ký bằng văn bản giấy trước đó, doanh nghiệp có thể chuyển đổi sang hợp đồng điện tử để tiếp tục quản lý và điều chỉnh theo quy trình số hóa, miễn là đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.

Giải đáp một số câu hỏi liên quan đến Nghị định 337/2025/NĐ-CP: Quy chuẩn Hợp đồng lao động điện tử 2026

Cách ký hợp đồng lao động qua điện thoại/email?

Việc ký hợp đồng không phải là “gửi file qua lại trên email” mà là thông qua một đường dẫn (link) bảo mật:

• Qua Email: Nhà tuyển dụng gửi link qua hệ thống eContract. Bạn nhấn vào link, hệ thống yêu cầu xác thực (eKYC/OTP) rồi mới cho phép ký số.
• Qua Điện thoại: Thực hiện trên trình duyệt web di động hoặc ứng dụng chuyên dụng (Zalo/App nội bộ). Quy trình tương tự email nhưng tối ưu cho màn hình cảm ứng.

Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý khi tranh chấp không?

Hợp đồng điện tử có giá trị ngang bằng bản giấy theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Theo đó:

Khi có tranh chấp, Dữ liệu log hệ thống (Nhật ký giao dịch) và Mã ID định danh mới là bằng chứng gốc quan trọng nhất, không phải file PDF đơn thuần.

Theo khoản 1 Điều 14 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, dữ liệu quản lý bao gồm thông tin về nhật ký giao dịch, chuỗi sự kiện giao dịch, thông điệp dữ liệu, thời điểm xác thực, ID, cùng các dữ liệu kỹ thuật (metadata). File PDF chỉ là hình thức hiển thị, còn bằng chứng nằm ở các tệp tin log ghi lại từng giây thao tác của bạn.

Chữ ký số trong HĐLĐ: Chữ ký nào hợp lệ?

Nghị định 337/2025/NĐ-CP (Điều 6.2.c) yêu cầu phải có Chữ ký số và Dấu thời gian (Timestamp).

Theo đó các loại chữ ký ố được chấp nhận như:

• USB Token (Cắm thiết bị cứng vào máy tính);
• Remote Signing (Chữ ký số từ xa lưu trên Cloud, ký qua App);…

Quy định về việc lưu trữ file điện tử trong bao lâu? Có cần in ra giấy để lưu hồ sơ cứng không?

• Thời hạn lưu trữ: Phải tuân thủ Luật Lưu trữ và Luật Dữ liệu. Thông thường, hồ sơ nhân sự/hợp đồng lao động phải lưu trữ ít nhất 05 – 10 năm (hoặc vĩnh viễn với một số thông tin cốt lõi).
• In ra giấy: Không bắt buộc. Bản điện tử có giá trị như bản gốc. Chỉ in ra khi cần đối chiếu hoặc nộp hồ sơ giấy.

Hợp đồng lao động điện tử có ưu điểm gì?

• Đơn giản hóa thủ tục giao kết hợp đồng lao động, tăng tính linh hoạt cả về không gian và thời gian trong việc giao kết hợp đồng lao động.
• Hiện đại hóa quản trị của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí; tiết kiệm nhân lực, không gian để quản lý, lưu trữ hồ sơ…
• Tăng mức độ an toàn, bảo mật thông tin hợp đồng lao động, tăng tính minh bạch, công khai trong giao kết, thực hiện hợp đồng lao động (xác thực được thông tin thân nhân của người lao động, của doanh nghiệp…); giảm thiểu rủi ro liên quan đến sai sót trong cung cấp thông tin của các bên, việc lưu trữ, quản lý hợp đồng lao động; thuận tiện trong việc giải quyết các dịch vụ công có liên quan đến hợp đồng lao động (như bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội…).

Từ ngày 1/7/2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử eContract sẽ chính thức đi vào vận hành. Từ thời điểm này, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử sẽ được thực hiện đồng bộ trên toàn quốc, đánh dấu bước chuyển mình quan trọng trong quản lý lao động và số hóa hành chính. Khi hợp đồng lao động được chuẩn hóa, xác thực và quản lý tập trung, không chỉ doanh nghiệp giảm chi phí hành chính, tăng tính minh bạch, mà quyền lợi của người lao động cũng được bảo đảm rõ ràng hơn, hạn chế tranh chấp phát sinh.

Đối với những quản trị nhân sự, đây không chỉ là sự thay đổi về công cụ ký kết, mà còn là bước ngoặt giải phóng HR khỏi các tác vụ hành chính thủ công, tạo tiền đề để xây dựng một trải nghiệm nhân viên số chuyên nghiệp, an toàn và tinh gọn.

Trên đây là cập nhật quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP: Quy chuẩn Hợp đồng lao động điện tử 2026. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn về giao kết hợp đồng lao động điện tử, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!