Hợp đồng lao động điện tử: Tổng hợp điểm mới từ Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn Nghị định 337/2025

Việc chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quá trình số hóa quản trị nhân sự và hoạt động doanh nghiệp. Nhằm cụ thể hóa các quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV với nhiều nội dung mới đáng chú ý liên quan đến việc giao kết, quản lý và sử dụng hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/7/2026. Không chỉ hướng dẫn chi tiết về mã định danh hợp đồng, tài khoản truy cập nền tảng eContract hay điều kiện kết nối dữ liệu, Thông tư còn đặt ra nhiều yêu cầu mới đối với người sử dụng lao động, người lao động và nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cập nhật và tổng hợp điểm mới Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn Nghị định 337/2025 về hợp đồng lao động điện tử..

Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID)

Mã định danh hợp đồng lao động điện tử (sau đây gọi là ID) là dãy số duy nhất được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Theo Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV, việc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID) phải đáp ứng các nguyên tắc sau:

Mỗi hợp đồng lao động điện tử được cấp 1 mã định danh duy nhất

Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID (mã định danh) duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.

Mã định danh được cấp một lần, không thay đổi

ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn ID của hợp đồng lao động điện tử đó.

Mã định danh được dùng làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử

Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID đối với hợp đồng lao động điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết.

Mã định danh được liên kết với mã định danh người lao động, mã số thuế của doanh nghiệp

ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.

Cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số

Cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV, cấu trúc của ID do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo thuật toán tự động, bao gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số, trong đó:

Ký tự chữ

Ký tự chữ là A hoặc B hoặc C, trong đó:

• Chữ cái A: Ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 thông qua các eContract;
• Chữ cái B: Ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy;
• Chữ cái C: Ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026.

12 ký tự số

12 ký tự số được cấu thành như sau:

• 02 ký tự số đầu tiên là 02 số cuối của năm hợp đồng lao động điện tử được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp ID;
• 10 ký tự số sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.

Quy trình 3 bước cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Bước 1: Nhà cung cấp eContract gửi dữ liệu về Nền tảng

• Hợp đồng từ ngày 01/7/2026: Gửi hợp đồng kèm dữ liệu theo quy định (không gồm thông tin ID).
• Hợp đồng chuyển đổi từ văn bản giấy: Gửi hợp đồng kèm dữ liệu quy định và thông tin nhật ký chuyển đổi (tên hệ thống, người thực hiện, thời gian, định dạng, chữ ký số niêm phong, trạng thái khớp với bản gốc).
• Hợp đồng trước ngày 01/7/2026: Hỗ trợ các bên rà soát, bổ sung chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực; sau đó gửi hợp đồng kèm dữ liệu quy định về Nền tảng.

Bước 2: Nền tảng tiếp nhận, kiểm tra và cấp ID

• Nền tảng kiểm tra thông tin định danh các bên, dấu thời gian và chữ ký số.
• Thực hiện cấp ID tự động trong vòng 24 giờ kể từ khi tiếp nhận (nếu có sự cố kỹ thuật sẽ cấp ngay sau khi khắc phục).

Bước 3: Đồng bộ và lưu trữ

Thông tin ID được gửi về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để quản lý và lưu trữ cùng hợp đồng (thời gian lưu trữ tối thiểu theo quy định của Nền tảng).

Sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 08, người sử dụng lao động và người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp theo quy định của pháp luật để đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử:

• Người lao động: Sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân;
• Người sử dụng lao động: Là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức, người sử dụng lao động là cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân.

Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử thì đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khai thác trạng thái hiệu lực của tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia cung cấp.

Trường hợp tài khoản định danh điện tử của người sử dụng lao động, người lao động bị khóa hoặc thay đổi trạng thái theo quy định của pháp luật, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện việc điều chỉnh quyền truy cập, sử dụng tài khoản tương ứng trên cơ sở kết quả xác thực do Hệ thống định danh và xác thực điện tử cung cấp.

Kết nối eContract với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ theo Điều 9, Điều 10, Điều 11, Điều 12 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định về việc kết nối eContract với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử như sau:

• Nhà cung cấp eContract phải nộp hồ sơ đề nghị kết nối với Bộ Nội vụ (Mẫu số 01)
• Trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ đề nghị kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, Bộ Nội vụ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thực hiện kiểm thử kỹ thuật và thông báo cấp tài khoản kết nối cho Nhà cung cấp eContract.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc kiểm thử kỹ thuật không đạt, Bộ Nội vụ thông báo cho Nhà cung cấp eContract theo địa chỉ thư điện tử hoặc địa chỉ trụ sở chính ghi trong văn bản đề nghị kết nối và nêu rõ lý do từ chối kết nối Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong 10 năm

Theo quy định tại Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV, dữ liệu mở trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được đồng bộ về Trung tâm Dữ liệu quốc gia.

• Thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử: 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.
• Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019: thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

Nghĩa vụ báo cáo thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ theo Điều 19 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định về trách nhiệm báo cáo như sau:

• Nhà cung cấp eContract: Báo cáo định kỳ quý (Phụ lục IV) + báo cáo kết quả kiểm toán kỹ thuật.
• Người sử dụng lao động: Báo cáo tình hình thay đổi về lao động, tình hình cho thuê lại lao động (đối với doanh nghiệp hoạt động cho thuê lại lao động) thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử..
• Sở Nội vụ & Ban quản lý KCN: Báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Một số câu hỏi liên quan

Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc phải được cấp mã định danh (ID) hay không?

Có. Kể từ ngày 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử sau khi được giao kết phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện cấp mã định danh (ID) theo quy định tại Thông tư 08/2026/TT-BNV.

Mỗi hợp đồng lao động điện tử chỉ được cấp một ID duy nhất và mã này không thay đổi trong suốt quá trình tồn tại của hợp đồng, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. ID được sử dụng làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử trong hệ thống quản lý nhà nước.

Hợp đồng lao động giấy có thể chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử không?

Có. Thông tư 08/2026/TT-BNV cho phép chuyển đổi hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử. Khi thực hiện chuyển đổi, Nhà cung cấp eContract phải gửi kèm dữ liệu về nhật ký chuyển đổi như: tên hệ thống chuyển đổi, người thực hiện chuyển đổi, thời gian chuyển đổi, định dạng dữ liệu, chữ ký số niêm phong và trạng thái khớp đúng với bản gốc.

Sau khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và đáp ứng điều kiện theo quy định, hợp đồng sẽ được cấp mã định danh ID với ký tự đầu là “B”.

Người lao động và doanh nghiệp đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bằng cách nào?

Theo Điều 7 Thông tư 08/2026/TT-BNV, người lao động và người sử dụng lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp để đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Cụ thể:

• Người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân;
• Doanh nghiệp, tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức;
• Người sử dụng lao động là cá nhân sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân.

Trường hợp tổ chức chưa đăng ký được tài khoản định danh điện tử tổ chức thì có thể đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử có được bảo mật không?

Có. Thông tư 08/2026/TT-BNV đặt ra nhiều yêu cầu nghiêm ngặt về an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân và kiểm soát truy cập dữ liệu.

Mọi hoạt động truy cập, khai thác và chia sẻ dữ liệu phải được kiểm soát theo nguyên tắc đúng đối tượng, đúng thẩm quyền, đúng mục đích và có khả năng truy vết. Đồng thời, việc kết nối và chia sẻ dữ liệu với các hệ thống bên ngoài phải bảo đảm yêu cầu an ninh mạng theo quy định pháp luật.

Người sử dụng lao động có phải thực hiện báo cáo thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử không?

Có. Theo Điều 19 Thông tư 08/2026/TT-BNV, người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của pháp luật lao động.

Đối với doanh nghiệp hoạt động cho thuê lại lao động, việc báo cáo tình hình cho thuê lại lao động cũng được thực hiện thông qua nền tảng này.

Trên đây là tổng hợp điểm mới Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn Nghị định 337/2025 về hợp đồng lao động điện tử. Nếu doanh nghiệp, người lao động hoặc tổ chức có vướng mắc liên quan đến việc áp dụng quy định về hợp đồng lao động điện tử, chữ ký số, lưu trữ dữ liệu lao động hoặc giải quyết tranh chấp hợp đồng lao động phát sinh, có thể tham khảo ý kiến tư vấn từ Luật Việt An – đơn vị tư vấn pháp luật lao động, doanh nghiệp và chuyển đổi số tại Việt Nam.