Quy định về hồ sơ nhà đất khi đăng ký thành lập công ty

Khi thành lập công ty, cần phải đáp ứng các điều kiện về tên gọi, chủ thể, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh,… Một trong những yếu tố quan trọng là chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ khi tiến hành đăng ký thành lập công ty. Vậy một vấn đề đặt ra là khi thành lập công ty thì có phải chuẩn bị hồ sơ nhà đất của địa chỉ trụ sở công ty không? Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn quy định về hồ sơ nhà đất khi đăng ký thành lập công ty.

Quy định về địa điểm trụ sở của công ty

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). 

Như vậy, pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và  không bắt buộc phải diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoài địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp có thể thành lập đặt trụ sở tại các văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh. Theo khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể, có một số đặc điểm như sau:

• Doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh;
• Phải làm thủ tục thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi lập địa điểm kinh doanh;
• Phải là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
• Không được cùng là trụ sở chính của doanh nghiệp.

Quy định về hồ sơ nhà đất khi đăng ký thành lập công ty theo Luật Doanh nghiệp năm 2020

Theo Điều 19, 20, 21, 22 Luật Doanh nghiệp năm 2020, tùy từng loại hình doanh nghiệp sẽ có quy định cụ thể về thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp khác nhau. Trong đó, chủ yếu bao gồm những giấy tờ sau: 

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty 
• Bản sao giấy tờ pháp lý của:
  • Cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên công ty hợp danh;
  • Cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật
  • Cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật.
  • Tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.
  • Tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
• Danh sách thành viên/cổ đông.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.

Như vậy, theo quy định trên thành phần hồ sơ đăng ký thành lập công ty không bao gồm hồ sơ nhà đất. Do đó không cần nộp hồ sơ nhà đất khi đăng ký thành lập công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Lưu ý điều kiện nhà đất khi thành lập công ty

Mặc dù không yêu cầu xuất trình hồ sơ nhà đấy khi đăng ký thành lập công ty nhưng do công ty phải có địa chỉ trụ sở chính và địa điểm trụ sở này thường đặt ở nhà đất nhất định như thuê, mượn, nhận chuyển nhượng, được tặng cho,… Do đó nhà đất này cũng cần phải đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật. 

Điều kiện về nhà ở

Trụ sở của công ty có thể là nhà được mua bán, thuê mua, tặng cho bằng giao dịch hợp pháp theo Luật Nhà ở. Cụ thể theo Điều 160 Luật Nhà ở 2020, giao dịch về mua bán, thuê mua, tặng cho, đổi, thế chấp, góp vốn bằng nhà ở thì nhà ở phải có đủ điều kiện sau đây:

Có Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật;

• Không thuộc trường hợp đang có tranh chấp, khiếu nại, khiếu kiện về quyền sở hữu theo quy định của pháp luật về giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo;
• Đang trong thời hạn sở hữu nhà ở đối với trường hợp sở hữu nhà ở có thời hạn;
• Không bị kê biên để thi hành án hoặc để chấp hành quyết định hành chính đã có hiệu lực pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc không thuộc trường hợp bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, biện pháp ngăn chặn theo quyết định của Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Không thuộc trường hợp đã có quyết định thu hồi đất, có thông báo giải tỏa, phá dỡ nhà ở của cơ quan có thẩm quyền;…

Điều kiện về đất đai

Trụ sở của công ty có thể là đất đai được chuyển nhượng, cho thuê, tặng cho quyền sử dụng đất,… theo Luật Đất đai năm 2024. Theo Điều 45 Luật Đất đai 2024, điều kiện đất đai được thực hiện chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất; thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất khi có đủ các điều kiện sau đây:

• Có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất
• Đất không có tranh chấp hoặc tranh chấp đã được giải quyết bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bản án, quyết định của Tòa án, quyết định hoặc phán quyết của Trọng tài đã có hiệu lực pháp luật;
• Quyền sử dụng đất không bị kê biên, áp dụng biện pháp khác để bảo đảm thi hành án theo quy định của pháp luật thi hành án dân sự;
• Trong thời hạn sử dụng đất;
• Quyền sử dụng đất không bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời theo quy định của pháp luật.

Như vậy, công ty phải đáp ứng các điều kiện về tính hợp pháp của nhà đất, bao gồm điều kiện về nhà ở và đất đai theo quy định. Đặc biệt cần phải có những giấy tờ pháp lý chứng minh quyền hợp pháp đối với nhà đất như hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng thuê nhà, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,… 

Lưu ý không được thuê chung cư làm địa chỉ trụ sở công ty

Nhà chung cư là nhà ở có từ 02 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp.

Theo điểm c Khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2023, hành vi “Tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng phần sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư; sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở….” là hành vi bị cấm trong quản lý, sử dụng nhà chung cư. 

Như vậy, trụ sở công ty có thể đặt tại phần diện tích có mục đích kinh doanh, thương mại của nhà chung cư có mục đích hỗn hợp dùng để ở và kinh doanh. Không được sử dụng nhà chung cư để ở vào mục đích kinh doanh.

Lưu ý hồ sơ nhà đất khi đăng ký đầu tư đặc biệt công ty có vốn đầu tư nước ngoài

Trong trường hợp công ty do nhà đầu tư nươdc ngoài thành lập (doanh nghiệp FDI), cần tiến hành thủ tục đăng ký đăng ký đầu tư tại Cơ quan đăng ký đầu tư trước khi tiến hành đăng ký doanh nghiệp. 

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư gồm những nội dung quy định tại khoản 1 Điều 33 Luật Đầu tư 2020, trong đó bao gồm:

• Trường hợp dự án đầu tư không đề nghị Nhà nước giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất thì nộp bản sao giấy tờ về quyền sử dụng đất hoặc tài liệu khác xác định quyền sử dụng địa điểm để thực hiện dự án đầu tư;
• Đề xuất dự án đầu tư bao gồm cả thông tin về hiện trạng sử dụng đất tại địa điểm thực hiện dự án và đề xuất nhu cầu sử dụng đất (nếu có).

Như vậy, khi đăng ký đầu tư, nhà đầu tư cần lưu ý nộp tài liệu về nhà đất này kèm theo để chứng minh quyền sử dụng cũng như những đề xuất về nhu cầu sử dụng đất.

Trên đây là tư vấn quy định về hồ sơ nhà đất khi đăng ký thành lập công ty của Luật Việt An. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn pháp luật doanh nghiệp cũng như lĩnh vực pháp lý khác, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!