Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền năm 2025

Năm 2025, đánh dấu một bước chuyển mình quan trọng trong công tác quản lý thuế tại Việt Nam, đặc biệt với sự ra đời và đi vào thực tiễn của các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đây không chỉ là một cải cách hành chính mà còn là giải pháp công nghệ hiện đại, nhằm tối ưu hóa quy trình thu nộp, nâng cao tính minh bạch và đẩy lùi tình trạng gian lận thuế. Việc triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hứa hẹn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả cơ quan quản lý và cộng đồng doanh nghiệp, hộ kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ. Bài viết này sẽ đi sâu vào những quy định chính yếu, đối tượng áp dụng, quy trình thực hiện cùng những lưu ý quan trọng để các tổ chức, cá nhân có thể nắm bắt và áp dụng hiệu quả, góp phần xây dựng hệ thống thuế ngày càng hiện đại và công bằng.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Theo Điểm c, Khoản 2, Điều 3,  Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a, Khoản 2, Điều 1, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP định nghĩa hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (hay HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng quy chuẩn.

Các trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định từ 01/6/2025, 05 trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cụ thể như sau:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên (theo quy định tại khoản 1 Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019, khoản 2 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019).
• Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy, xe có động cơ khác).
• Nhà hàng, ăn uống, khách sạn.
• Dịch vụ vận tải hành khách và các dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác.

Nguyên tắc áp dụng quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền năm 2025

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là:

• Thứ nhất, đơn vị cần đảm bảo nhận biết hoá đơn in từ máy tính tiền truyền dẫn dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Thứ hai, đơn vị kinh doanh không bắt buộc sử dụng chữ ký số;
• Thứ ba, Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn);

Nội dung quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền năm 2025

Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có các nội dung sau đây:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu);
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán;
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử.

Quy định về gửi hóa đơn cho người mua

Theo quy định mới tại Điều 22 Nghị định 70/2025/NĐ/CP, người bán gửi hoá đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử, cụ thể như:

• Gửi qua tin nhắn;
• Gửi qua thư điện tử;
• Gửi bằng các hình thức khác hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử.

Trách nhiệm của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Khoản 39 và khoản 40 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định trách nhiệm của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền như sau:

• Cơ quan thuế phối hợp Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm phối hợp với nhau để rà soát, phân loại và có giải pháp thúc đẩy người nộp thuế chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Trường hợp tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng chưa có máy tính tiền do chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thì cơ quan thuế có kế hoạch, giải pháp hỗ trợ và thông báo đến người nộp thuế về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Trường hợp người nộp thuế đã được cơ quan thuế hỗ trợ và thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không chuyển đổi thì được xác định là hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn. cơ quan thuế báo cáo Ủy ban nhân dân để chỉ đạo các cơ quan ban ngành địa phương phối hợp để xử lý vi phạm về hành vi không xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định, xử lý về đăng ký kinh doanh do vi phạm pháp luật thuế và hóa đơn.

Những điểm cần lưu ý đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh

• Rà soát, xác định xem doanh nghiệp/hộ kinh doanh của mình có thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP hay không.
• Chuẩn bị hệ thống và phần mềm để đảm bảo hệ thống máy tính tiền/POS và phần mềm quản lý bán hàng có khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật về hóa đơn điện tử và kết nối với cơ quan thuế.
• Tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm/hệ thống có uy tín, đảm bảo tính pháp lý và kỹ thuật.
• Đào tạo nhân viên về quy trình lập, phát hành và xử lý hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Việt An về quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền năm 2025. Quý khách cần hỗ trợ vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ.