Thành lập công ty tại địa chỉ không có giấy tờ nhà đất có sao không?

Việc thành lập công ty là một bước ngoặt quan trọng đối với nhiều người. Tuy nhiên, một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp khởi nghiệp thường gặp phải là việc lựa chọn địa chỉ trụ sở. Liệu việc sử dụng địa chỉ không có giấy tờ nhà đất để đăng ký công ty có được phép hay không? Thông qua bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ giải quyết vấn đề này cho quý khách. 

Thành lập công ty tại địa chỉ không có giấy tờ nhà đất có sao không?

Căn cứ Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Như vậy, một nơi được xem là trụ sở chính có những đặc điểm:

Theo quy định Luật Đất đai năm 2024 việc sử dụng đất phải thực hiện đúng mục đích đã đăng ký, do vậy nếu đất không phục vụ mục đích kinh doanh sẽ có khả năng không được phép sử dụng để đăng ký địa chỉ trụ sở công ty. Quy định này cũng được thắt chặt hơn cho trụ sở của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Cụ thể theo Điều 11 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP thì hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài bắt buộc phải có tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bảo gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Chính vì vậy, không thể đặt trụ sở doanh nghiệp tại nơi không có giấy tờ đất chứng minh tính hợp pháp của trụ sở công ty.

Tại sao khuyến khích thành lập công ty tại địa chỉ có giấy tờ nhà đất?

• Địa chỉ trụ sở là thông tin quan trọng: Địa chỉ trụ sở chính là nơi mà các cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng có thể liên hệ, gửi giấy tờ, thông báo và thực hiện các giao dịch liên quan đến doanh nghiệp. 
• Bảo đảm tính minh bạch: Việc yêu cầu cung cấp địa chỉ hợp pháp giúp đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, tránh tình trạng trốn tránh trách nhiệm, lừa đảo. 
• Phục vụ công tác quản lý nhà nước: Địa chỉ trụ sở chính là căn cứ quan trọng để các cơ quan nhà nước thực hiện công tác quản lý, kiểm tra, giám sát hoạt động của doanh nghiệp.
• Đảm bảo không phải sửa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: căn cứ vào những phân tích đã nêu trên thì việc đặt trụ sở doanh nghiệp tại nơi không có giấy tờ đất là vi phạm điều cấm của luật đất đai nên có rủi ro về sửa chữa, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không thông báo với cơ quan thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở có bị xử phạt vi phạm hành chính không?

Căn cứ Điều 36 Luật Quản lý thuế 2019 và  điểm a khoản 1 Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế khi có thay đổi thông tin đăng ký thuế thì phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi và khi không thực hiện thông báo thay đổi trụ sở đến cơ quan thuế thì bị xử phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng tùy theo thời gian trễ hạn.

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Quy trình, thủ tục

Bước 1. Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.

Bước 2. Thụ lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận. Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.

Các câu hỏi có liên quan

Địa chỉ trụ sở công ty là gì? 

Địa chỉ trụ sở công ty là nơi đặt văn phòng làm việc chính thức của công ty, nơi nhận và gửi các thông tin, tài liệu hành chính, nơi tiếp nhận các cuộc kiểm tra, thanh tra của cơ quan nhà nước.

Yêu cầu về địa chỉ trụ sở công ty khi đăng ký kinh doanh? 

• Địa chỉ phải rõ ràng, cụ thể, thuộc địa giới hành chính Việt Nam.
• Phải có giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp (giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, hợp đồng thuê, giấy đồng ý cho phép sử dụng).
• Địa chỉ không được trùng với địa chỉ của các cơ quan, tổ chức khác.

Có thể thay đổi địa chỉ trụ sở công ty không? 

Có thể thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, nhưng phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Nếu thuê nhà làm trụ sở thì cần lưu ý gì? 

• Hợp đồng thuê phải có thời hạn rõ ràng và đảm bảo quyền lợi của công ty.
• Địa điểm thuê phải phù hợp với mục đích kinh doanh của công ty.
• Nên có điều khoản gia hạn hợp đồng trong hợp đồng thuê.

Địa chỉ trụ sở công ty có ảnh hưởng gì đến hoạt động của công ty? 

Địa chỉ trụ sở công ty là thông tin quan trọng, ảnh hưởng đến việc nhận giấy tờ, thư từ, hợp đồng, cũng như việc xác định thẩm quyền quản lý của cơ quan nhà nước.

Những vấn đề liên quan đến địa chỉ trụ sở công ty cần lưu ý

• Địa chỉ ảo: Việc sử dụng địa chỉ ảo để đăng ký kinh doanh là vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt.
• Địa chỉ chung cư: Không được sử dụng căn hộ chung cư để đăng ký làm trụ sở công ty, trừ khi có giấy xác nhận của ban quản lý tòa nhà.
• Địa chỉ tại vùng nông thôn: Có thể đăng ký trụ sở công ty tại vùng nông thôn, nhưng phải đảm bảo các điều kiện về hạ tầng, giao thông.
• Địa chỉ trụ sở công ty khi chuyển đổi hình thức doanh nghiệp: Khi chuyển đổi hình thức doanh nghiệp, cần cập nhật lại thông tin địa chỉ trụ sở.

Trên đây là tư vấn pháp lý của Luật Việt An về hành lập công ty tại địa chỉ không có giấy tờ nhà đất có sao không? Nếu có bất kỳ vướng mắc nào khác liên quan đến thành lập doanh nghiệp của Luật Việt An, xin hãy liên hệ với Luật Việt An để được tư vấn cụ thể và chi tiết hơn. Xin chân thành cảm ơn Quý khách!