Khác với Luật doanh nghiệp 2005, quy định của pháp luật hiện hành trao quyền chủ động cho các doanh nghiệp trong việc sử dụng con dấu. Theo đó thì doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Cùng đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thay vì phải đăng ký với cơ quan Công an như trước đây.
Thay đổi về mẫu con dấu có thể bao gồm những thay đổi về số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu. Theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP thì trước khi thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở gồm:
Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp. Nội dung thông báo gồm:
- Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
- Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu;
Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên); Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) và của các thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh) về nội dung, hình thức và số lượng con dấu.
Khi thay đổi mẫu con dấu, doanh nghiệp cần lưu ý mẫu con dấu mới cần đảm bảo các điều kiện như đối với mẫu dấu trước khi thay đổi. Đó là việc thể hiện tên, mã số phù hợp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong trường hợp có sử dụng thêm hình ảnh, ngôn ngữ trong nội dung hoặc làm hình thức con dấu thì hình ảnh, ngôn ngữ, ký hiệu không được là quốc kỳ, quốc huy, đảng kỳ của nước Việt Nam; hình ảnh, biểu tượng của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân; từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức của Việt Nam.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần cân nhắc về việc sử dụng hình ảnh, từ ngữ trong mẫu con dấu để tránh xâm phạm pháp luật về sở hữu trí tuệ và xảy ra tranh chấp. Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về nội dung mẫu con dấu.
