Thủ tục đăng ký con dấu đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài

Hiện nay, nền kinh tế thế giới phát triển, tại Việt Nam việc đầu tư từ các nhà đầu tư nước ngoài là một trong những hoạt động quan trọng, đóng góp tích cực cho nền kinh tế thị trường. Bởi vậy rất nhiều doanh nghiệp là công ty ở nước ngoài có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Tuy nhiên, thủ tục để đăng ký con dấu của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được quy định như thế nào? Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ trình bày những nội dung pháp lý liên quan đến thủ tục trên.

Cơ sở pháp lý

• Luật Thương mại 2005;
• Nghị định 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.

Thế nào là thương nhân nước ngoài? Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Điều 16 Luật Thương mại năm 2005 quy định thương nhân nước ngoài được hiểu là những thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận.

Như vậy, có thể hiểu thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là những cá nhân hoặc công ty có quốc tịch nước ngoài đến Việt Nam để kinh doanh hoặc đầu tư. Thương nhân nước ngoài sẽ có quyền đầu tư, thành lập công ty hoặc tham gia vào các hợp đồng kinh tế đối với các đối tác Việt Nam. Các thương nhân nước ngoài cần tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam

Theo Điều 3 Luật Thương mại năm 2005 văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài được hiểu là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Các trường hợp đăng ký mẫu con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

Điều 10 Nghị định 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP quy định về các trường hợp đăng ký mẫu con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài như sau:

Đối với con dấu cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài

Trong trường hợp con dấu cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài thì cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam, bộ phận lãnh sự, bộ phận tùy viên quân sự và bộ phận khác trực thuộc cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam trước khi sử dụng con dấu có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với Bộ Ngoại giao Việt Nam.

Đối với con dấu của tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao

• Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao được mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng, mẫu con dấu mang vào không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước Việt Nam và cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
• Trước khi sử dụng con dấu thì phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP.
• Trong trường hợp tổ chức nước ngoài không mang con dấu vào Việt Nam mà đề nghị làm con dấu tại Việt Nam thì thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu theo quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP.

Trình tự, thủ tục đăng ký con dấu đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài

Trình tự, thủ tục nộp hồ sơ đăng ký con dấu đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài được quy định tại Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam:

• Bản chính hoặc Bản sao có chứng thực hoặc Bản sao kèm Bản chính Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp phép.
• Đối với tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng, phải nộp con dấu đã mang vào cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để kiểm tra, đăng ký theo quy định.
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An nếu chủ doanh nghiệp không thể hoàn thành và nộp hồ sơ trực tiếp.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu theo quy định cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu theo một trong các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
• Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích;
• Nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ và thực hiện theo các quy định sau:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo ngay và hướng dẫn để cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định, cơ quan đăng ký mẫu con dấu phải có văn bản trả lời cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước theo thời hạn quy định về việc từ chối giải quyết hồ sơ.

Lưu ý: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký

Cơ quan nào có thẩm quyền phê duyệt và quản lý con dấu thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Việc cấp phép, quản lý mẫu dấu, khắc con dấu cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP. Theo đó con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (không có chức năng ngoại giao) muốn đăng ký mẫu dấu sẽ được chia thành hai trường hợp như đã nêu tại phần trên của bài viết. Như vậy, cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu dấu cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cũng chính là những cơ quan có trách nhiệm quản lý những con dấu đó.

Tuy nhiên, đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư thì Nghị định Nghị định số 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP không điều chỉnh

Một số câu hỏi liên quan đến đăng ký con dấu đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được phép sử dụng nhiều con dấu không?

Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP quy định tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.

Như vậy, pháp luật không hạn chế việc văn phòng đại diện có thêm con dấu mới. Tuy nhiên phải đảm bảo các nguyên tắc chung theo quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP.

Trường hợp đăng ký thật thêm con dấu, tổ chức kinh tế đăng ký thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi nộp hồ sơ bao gồm văn bản đề nghị đăng ký thêm con dấu của người đứng đầu tổ chức kinh tế, trong đó nêu rõ lý do và người được cử liên hệ nộp hồ sơ.

Có bắt buộc phải đăng ký mẫu dấu cho đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài?

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP mẫu dấu sẽ bắt buộc phải đăng ký nếu thuộc một trong hai trường hợp sau:

• Nếu con dấu được thương nhân nước ngoài mang từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng và không vi phạm các quy định về con dấu của pháp luật;
• Nếu đăng ký mẫu con dấu khi thương nhân nước ngoài khắc dấu tại Việt Nam. Tức là khi đặt văn phòng đại diện của nước ngoài tại Việt Nam thì thương nhân mới bắt đầu có nhu cầu khắc con dấu tại Việt Nam, chứ không phải con dấu sẽ có từ trước.

Mặt khác cũng tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP là văn bản điều chỉnh hoạt động quản lý mẫu dấu, con dấu của các tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam được quy định tại Điều 5 rằng việc sử dụng con dấu bắt buộc phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

Từ những căn cứ trên, có thể kết luận rằng việc sử dụng con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam sẽ bắt buộc phải đăng ký trước khi sử dụng. Còn việc văn phòng đại diện Việt Nam có bắt buộc phải có con dấu riêng hay không thì không phải là vấn đề bắt buộc.

Dịch vụ thủ tục đăng ký con dấu đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài của Luật Việt An

• Tư vấn, hướng dẫn các thủ tục đăng ký con dấu đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài;
• Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến đăng ký con dấu đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài;
• Chuẩn bị hồ sơ đại diện khách hàng tiến hành đăng ký con dấu đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài;
• Đại diện khách hàng thực hiện đăng ký thành lập công ty tại cơ quan có thẩm quyền;
• Tư vấn pháp lý thường xuyên cho đơn vị phụ thuộc tại Việt Nam khi đi vào hoạt động.

Quý khách hàng có thắc mắc hoặc có nhu cầu về mặt pháp lý liên quan đến thủ tục đăng ký con dấu đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!

Bài viết được cập nhật đến tháng 3/2024, bất kỳ sự thay đổi về pháp luật nào chưa được cập nhật, vui lòng liên hệ đến Luật Việt An để được hỗ trợ.