Không bắt buộc phải đóng dấu tài liệu khi đăng ký Doanh nghiệp

Nền kinh tế nước ta đang trong thời kỳ phát triển nhanh chóng, chính vì vậy mà nhu cầu thành lập mới doanh nghiệp cũng như thay đổi thông tin doanh nghiệp ngày càng tăng. Chính vì vậy mà nhu cầu tìm hiểu về các quy định của pháp luật khi đăng ký kinh doanh của người dân cũng ngày càng tăng lên. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An xin giới thiệu các quy định của pháp luật nước ta về việc đóng dấu tài liệu của công ty khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Một số quy định của pháp luật về con dấu doanh nghiệp

Hiện nay pháp luật nước ta chưa có quy định cụ thể định nghĩa thế nào là con dấu. Tuy nhiên, có thể hiểu một cách đơn giản rằng con dấu doanh nghiệp là một phương tiện được doanh nghiệp sử dụng để đóng trên các văn bản, tài liệu, hợp đồng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một con dấu riêng, thể hiện sự đặc trưng của mình và không trùng lặp với các doanh nghiệp khác.

Việc đóng dấu lên tài liệu được hiểu rằng doanh nghiệp đã xác nhận tài liệu đó, các quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp ghi trong tài liệu đều có giá trị và được pháp luật công nhận. Chính vì vậy mà thông thường con dấu doanh nghiệp thường được bảo quản rất cẩn thận để tránh rủi ro giả mạo hay thất lạc con dấu.

Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, hiện nay, con dấu bao gồm hai loại: con dấu mộc được làm tại cơ sở khắc dấu và con dấu dưới hình thức chữ ký số.

Hiện nay, doanh nghiệp không cần phải đăng ký con dấu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Doanh nghiệp được quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy mà doanh nghiệp có thể tự liên hệ với các cơ sở khắc dấu và các đơn vị cung cấp chứng thư chữ ký số để tiến hành lập con dấu cho mình.

Không bắt buộc phải đóng dấu tài liệu khi đăng ký DN

Căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP:

“Điều 4. Nguyên tắc áp dụng giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp

[…]

5. Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.”

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện nay, việc đóng dấu tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với một số tài liệu là không cần thiết. Việc đóng dấu tài liệu khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chỉ bắt buộc khi có các quy định các của pháp luật có yêu cầu.

Khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, doanh nghiệp không cần đóng dấu doanh nghiệp vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, nhưng phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và chữ ký của các cá nhân khác có liên quan được quy định trong từng trường hợp cụ thể.

Các tài liệu không bắt buộc phải đóng dấu tài liệu khi đăng ký DN

Khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong cái tài liệu sau khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên/hội đồng quản trị/đại hội đồng cổ đông;
• Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị/đại hội đồng cổ đông;
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Lý do vì sao không cần đóng dấu tài liệu

Quy định không bắt buộc đóng dấu vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nhằm đơn giản hoá giấy tờ hành chính, bởi theo nguyên tắc được quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì:

“Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo.”

Do đó, việc không cần đóng dấu tài liệu trong hồ sơ đăng ký kinh doanh là bởi bản chất của các việc thông báo thay đổi này là do doanh nghiệp tự kê khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ.

Đồng thời trong trường hợp đăng ký mới doanh nghiệp, doanh nghiệp chưa có cơ sở để khắc dấu nên quy định này là hợp lý.

Tuy nhiên, quy định này không có nghĩa là doanh nghiệp không cần đóng dấu vào tài liệu. Doanh nghiệp vẫn cần phải đóng dấu vào các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật có liên quan.

Doanh nghiệp có cần đăng ký con dấu không?

Việc đăng ký dấu đối với doanh nghiệp thành lập tại Việt Nam hiện hành được quy định theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020:

“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Như vậy so với quy định trước đây của Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp không cần thực hiện đăng ký con dấu với công an hay phòng đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp tự quyết định và quản lý dấu trong doanh nghiệp.

Một số cơ sở khắc dấu chất lượng

Để phục vụ cho nhu cầu hoạt động của công ty, Quý khách có thể tham khảo một số cơ sở khắc dấu dưới đây:

Công ty TNHH Khắc dấu Việt Tín

Địa chỉ: số nhà 71a ngõ 9 Hoàng Cầu, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: 0969.270.277

Thông tin chi tiết: Ngoài cung cấp dịch vụ khắc dấu chất lượng, công ty còn cung cấp thêm cả dịch vụ thông báo mẫu con dấu nhanh nhất, chuẩn xác nhất tới cơ quan đăng ký kinh doanh.

Công ty TNHH Khắc dấu Babylon

Địa chỉ: số 6 ngách 121 Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: 093.333.5678

Thông tin chi tiết: Công ty Babylon là một trong  những công ty khắc dấu uy tín và có giá cả cạnh tranh nhất trên thị trường. Hiện nay, công ty đã mở rộng quy mô kinh doanh với 07 cơ sở khắc dấu trên toàn quốc.

Công ty Khắc dấu Nam Việt

Địa chỉ: số 76, ngõ 146 Trung kính, Cầu Giấy, HN

Điện thoại: (024).3232.3199 – 0949.799.538

Thông tin chi tiết: Công ty Nam Việt là một trong những công ty sử dụng công nghệ khắc dấu laser – công nghệ khắc dấu hàng đầu hiện nay. Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kễ mẫu con dấu miễn phí cho khách hàng.

Công ty Khắc dấu An Khánh

Địa chỉ: 193 Phúc Diễn, TDP số 2, Xuân Phương, Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: (04).2023.7788 – 0975.686.270 – 094.384.7064

Thông tin chi tiết: Với hơn 10 năm hoạt động, Công ty An Khánh là công ty khắc dấu giá rẻ, chuyên nghiệp và uy tín tại Hà Nội. Ngoài những con dấu thông thường, công ty còn nhận khắc rất nhiều con dấu kể cả những con dấu với ký tự, hoa văn lạ mắt và khó khắc như: dấu tên, dấu chữ ký, dấu đỏ công ty, dấu hoàn công,…

Công ty khắc dấu Khởi Nguyên

Địa chỉ: Số 22B Ngõ 166 Đường Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại: 02439 199 666

Thông tin chi tiết: Là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực khắc dấu, công ty Khởi Nguyên luôn là điểm đến uy tín và chất lượng của người dân khi có nhu cầu khắc dấu các loại.

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Việt An, nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì hoặc cần hỗ trợ về tư vấn các vấn đề liên quan tới lĩnh vực doanh nghiệp và đầu tư, xin vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn cụ thể!