Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở công ty phải thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký địa chỉ mới.

Quy định về trụ sở công ty

Việc đặt trụ sở không chỉ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý trong quá trình hoạt động của công ty. Pháp luật Doanh nghiệp quy định, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). (Tham khảo Điều 42 Luật doanh nghiệp).

Công ty có thể chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi cùng quận, cùng tỉnh hoặc sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã đăng ký doanh nghiệp.

Điều kiện làm trụ sở công ty

• Địa chỉ trụ sở công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư;
• Địa chỉ trụ sở công ty nếu là tầng cần ghi rõ số tầng và kèm hồ sơ chứng minh không phải là nhà chung cư hoặc có chức năng kinh doanh, làm văn phòng;

Dù hồ sơ không yêu cầu cung cấp giấy tờ nhà đất nhưng nếu công ty đi thuê tru sở nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp 01 bản sao công chứng Giấy tờ nhà đất để lư giữ khi có thanh kiểm tra chứng minh trụ sở kinh doanh là hợp pháp.

Thủ tục thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở đăng ký kinh doanh được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Thực hiện thủ tục thay đổi chuyển trụ sở công ty khác quận, khác tỉnh tại cơ quan thuế

Trước tiên quý khách hàng cần chuẩn bị hồ sơ để thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ  thuế đối với cơ quan thuế nếu địa chỉ trụ sở mới khác quận/huyện/tỉnh/thành phố. Sau khi có thông báo xác nhận nghĩa vụ thuế thực hiện thủ tục thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ thay đổi chuyển trụ sở công ty khác quận, khác tỉnh tại cơ quan thuế

• Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanhchuyển trụ sở khác quận
• Quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở
• Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận.
• Mẫu 08.
• Giấy đăng ký kinh doanh bản sao có chứng thực.
• Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ

Số lượng hồ sơ: 03 bộ chính

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế cho chuyển sang địa chỉ mới, doanh nghiệp sẽ soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ công ty.

Hồ sơ trong trường hợp chuyển trụ sở khác quận; khác tỉnh, thành phố

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);
• Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện);
• Giấy ủy quyền cho công ty LuậtViệt An thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở mới cùng quận

Quý khách chỉ cần nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);
• Giấy ủy quyền cho công ty LuậtViệt An thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở chính tới Phòng đăng ký kinh doanh

Thời gian hoàn thành thủ tục: 03 – 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Bước 4: Trường hợp con dấu pháp nhân của công ty còn thông tin địa chỉ cũ thì cần thực hiện thủ tục khắc lại con dấu

Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc

Các thủ tục cần thực hiện sau khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở

Về con dấu công ty

Nếu thông tin trên mặt dấu thay đổi thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu.

Về hóa đơn công ty

Trường hợp doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy

Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên phải khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử

• Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế
• Thông báo cho bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.

Các thủ tục khác cần thực hiện

• Thay đổi thông tin địa chỉ công ty khác quận/huyện sẽ cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội, ngân hàng.
• Thông báo với đối tác, khách hàng về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.

Một số câu hỏi khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở đăng ký kinh doanh  khác quận, khác tỉnh có phải quyết toán thuế không?

Không. Khi thay đổi trụ sở khác quận, khác tỉnh doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận nhưng không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế.

Trường hợp không thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở đăng ký kinh doanh sẽ bị xử phạt như thế nào?

Khi công ty thay đổi trụ sở đăng ký kinh doanh mà không thực hiện các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ bị xử phạt như sau:

• Công ty có thể bị phạt lỗi kinh doanh không đăng ký tại địa chỉ mới.
• Công ty có thể bị đóng mã số thuế nếu kiểm tra hoạt động địa chỉ hiện tại có quan thuế không thấy có hoạt động tại đó.
• Công ty có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi địa chỉ Căn cứ điều 44 Nghị định 122/2021/ NĐ – CP Nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư có hiệu lực từ 01./01/2022 như sau:

“Vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

1. Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.
3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.
4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
6. Biện pháp khắc phục hậu quả:
7. a) Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này trong trường hợp chưa đăng ký thay đổi theo quy định;
8. b) Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi vi phạm quy định tại khoản 5 Điều này”.

Trong quá trình thay đổi địa chỉ trụ sở đăng ký kinh doanh có được xuất hóa đơn?

Trong quá trình thay đổi địa chỉ trụ sở đăng ký kinh doanh không được xuất hóa đơn.

Dịch vụ của Luật Việt An về thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

• Tư vấn, các điều kiện và các vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến thay đổi trụ sở công ty.
• Tư vấn, chuẩn bị hồ sơ, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
• Tư vấn các thủ tục sau thay đổi trụ sở công ty
• Hướng dẫn khách hàng viết hóa đơn, thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành.

Mọi vướng mắc trong quá trình thay đổi trụ sở công ty Quý khách hàng vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được tư vấn chi tiết.