Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Công ty có thể thay đổi địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi cùng quận, cùng tỉnh hoặc sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã đăng ký doanh nghiệp. Trước và sau khi thay đổi trụ sở chính, doanh nghiệp cần chú ý đến thủ tục thuế theo quy định pháp luật.

Căn cứ pháp lý

• Luật doanh nghiệp 2020;
• Nghị định số 01/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp;
• Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế;
• Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế gửi cho người nộp thuế;
• Thông tư liên tịch 01/2016/TTLT-BKHĐT-BTC Hướng dẫn việc trao đổi thông tin về doanh nghiệp giữa hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và hệ thống thông tin thuế.

Thủ tục về thuế trước khi thay đổi trụ sở công ty

Trường hợp phải làm thủ tục thuế trước khi thay đổi trụ sở chính

Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Các trường hợp thay đổi địa chỉ làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

• Thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận/huyện đối với công ty do chi cục thuế quản lý. Thông thường là các công ty vốn Việt Nam thay đổi địa chỉ khác quận/ huyện trong cùng tỉnh/ thành phố.
• Thay đổi địa chỉ sang tỉnh/ thành phố khác.

Các trường hợp thay đổi địa chỉ không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

• Thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng quận/huyện đối với công ty do chi cục thuế quản lý. Thông thường là các công ty vốn Việt Nam thay đổi địa chỉ trong cùng quận/ huyện.
• Thay đổi địa chỉ khác quận/ huyện, trong cùng tỉnh/ thành phố đối với công ty do Cục thuế quản lý. Trường hợp này thông thường là các công ty có vốn đầu tư nước ngoài, các công ty do Cục thuế quản lý

Thủ tục về thuế trước khi thay đổi trụ sở chính

Các bước thực hiện

• Bước 1: Nộp hồ sơ chốt thuế tại cơ quan quản lý thuế hiện tại;
• Bước 2: Nhận kết quả Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm.

Hồ sơ chốt thuế chuyển trụ sở chính

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
• Công ty nộp kèm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tới cơ quan quản lý thuế thông qua chữ ký số.
• Trường hợp công ty không có nhu cầu sử dụng hóa đơn cũ, công ty nộp hồ sơ hủy hóa đơn đang sử dụng tới cơ quan quản lý thuế thông qua chữ ký số.
• Trường hợp công ty có sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải làm báo cáo hoặc hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Thời gian thực hiện thủ tục

Trong thời hạn chậm nhất không quá 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ của người nộp thuế (đối với hồ sơ thuộc diện không phải kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế), cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Xử lý đối với trường hợp Công ty đã chốt thuế nhưng không nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

• Trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày có Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu số 09-MST) nếu công ty không thực hiện thay đổi trụ sở thì phải có Văn bản đăng ký hủy chuyển địa điểm mẫu số 31/ĐK-TCT gửi cơ quan thuế nơi chuyển đi. Cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc xác nhận người nộp thuế hủy chuyển địa điểm mẫu số 36/TB-ĐKT trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của công ty.
• Sau 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu số 09-MST), nếu công ty không thay đổi trụ sở và không có văn bản đề nghị hủy chuyển địa điểm thì cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành Thông báo giải trình, bổ sung thông tin tài liệu gửi công ty
• Sau 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành Thông báo giải trình, bổ sung thông tin tài liệu nhưng công ty không nộp Văn bản đăng ký hủy chuyển địa điểm hoặc không nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở thì cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành Thông báo về việc người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, chuyển trạng thái “Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” và công khai thông tin trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Thủ tục về thuế khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

• Sau khi chốt thuế và có Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm của cơ quan thuế (đối với trường hợp phải làm thủ tục thuế trước khi thay đổi đăng ký kinh doanh), Công ty nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp.
• Khi hồ sơ đăng ký chuyển trụ sở của công ty đủ điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp truyền thông tin đăng ký thay đổi sang Hệ thống thông tin đăng ký thuế. Hệ thống thông tin đăng ký thuế tự động kiểm tra thông tin liên quan đến thủ tục chuyển trụ sở theo quy định của pháp luật về thuế mà không cần sự kiểm tra của cán bộ đăng ký thuế. Hệ thống thông tin đăng ký thuế tự động phân cấp cơ quan thuế quản lý, truyền thông tin sang Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trên cơ sở thông tin do Hệ thống thông tin đăng ký thuế cung cấp, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và gửi Thông báo về cơ quan thuế quản lý đến doanh nghiệp.

Thủ tục về thuế sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Tại cơ quan quản lý thuế mới chuyển đến

Sau khi thay đổi trụ sở và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới công ty  không cần làm thủ tục đăng ký thuế tại cơ quan thuế mới.

Thay đổi thông tin hóa đơn

• Trường hợp công ty sử dụng hóa đơn giấy và vẫn tiếp tục sử dụng, Công ty khắc dấu địa chỉ, đóng lên địa chỉ trên hóa đơn và Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành tới cơ quan quản lý thuế mới chuyển đến.
• Trường hợp công ty sử dụng hóa đơn điện tử công ty thực hiện Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành tới cơ quan quản lý thuế mới chuyển đến.
• Trường hợp công ty đã hủy hóa đơn tại cơ quan thuế cũ (nơi chuyển đi) công ty thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới để sử dụng.

Thay đổi thông tin chứng từ thuế TNCN

Công ty phát hành chứng từ thuế TNCN tại cơ quan quản lý thuế mới nơi chuyển đến đúng với số biên lai trong Bảng biên lai chưa sử dụng (trường hợp báo cáo tình hình sử dụng biên lai thuế TNCN) hoặc phát hành mới (trường hợp đã hủy chứng từ thuế TNCN).

Lưu ý về thủ tục thuế khi thay đổi trụ sở

• Sau thời điểm nộp hồ sơ chốt thuế và trong quá trình làm hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn.
• Trong lúc nộp hồ sơ chốt thuế, cơ quan thuế cũ chuyển đi sẽ tra soát lại tình hình đóng thuế, tình hình nộp báo cáo của công ty, nếu còn thiếu hoặc sai sót, cơ quan thuế quận cũ sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện.

Một số câu hỏi liên quan đến thủ tục thuế khi thay đổi trụ sở công ty

Chuyển trụ sở cùng quận có phải làm thủ tục thuế trước khi thay đổi đăng ký kinh doanh?

Chuyển trụ ở cùng quận không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế, do đó doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục thuế trước khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Chuyển địa chỉ trụ sở khác tỉnh/thành phố phải làm quyết toán thuế không?

Công ty khi thay đổi địa chỉ trụ sở làm thay đổi cơ quan quản lý thuế không phải làm thủ tục quyết toán thuế. Công ty làm thủ tục chốt thuế: Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm tới cơ quan thuế nơi chuyển đi để chốt tình hình kê khai và nộp thuế đến thời điểm chuyển đi.

Chuyển trụ sở khác tỉnh/thành phố có làm thay đổi mã số thuế?

Mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác. Do đó khi thay đổi trụ sở khác tỉnh/thành phố không làm thay đổi mã số thuế của doanh nghiệp.

Thay đổi địa chỉ có phải hủy hóa đơn đang sử dụng?

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở, Công ty có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ đã phát hành, tuy nhiên, trước khi sử dụng phải làm thủ tục Thông báo thay đổi hóa đơn đã phát hành với cơ quan thuế mới nơi chuyển đến.

Mọi thông tin liên quan đến thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp, Quý khách vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ dịch vụ trọn gói.