Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có cần đổi con dấu hay không?

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, do nhu cầu hoạt động kinh doanh, nhiều công ty phải tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở. Đây là quyền của doanh nghiệp và được pháp luật cho phép. Tuy nhiên thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có cần thay đổi con dấu hay không? Sau đây, Luật Việt An sẽ cùng quý khách hàng giải quyết vướng mắc này.

Con dấu của công ty là gì?

Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận với các đặc trưng sau:

Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có cần đổi con dấu hay không?

Căn cứ Luật Doanh nghiệp  năm 2020 thì công ty có quyền tự định đoạt về con dấu. Công ty có quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của công ty.

Tuy nhiên, do địa chỉ trụ sở thường được thể hiện trên con dấu vật lý, nên để tránh nhầm lẫn cho khách hàng, công ty nên thay đổi đổi con dấu khi thay đổi địa chỉ trụ sở. Ngoài ra các nội dung thường được thay đổi kèm theo mẫu dẫu bao gồm:

• Thay đổi tên công ty;
• Thay đổi loại hình công ty;
• Hợp nhất mã số thuế công ty;
• Thay đổi hình thức, nội dung;
• Mất con dấu hoặc con dấu mờ, bị hỏng, mòn méo không thể tiếp tục sử dụng;

Công ty cần phải thay đổi mẫu dấu sau 01/07/2025 trong trường hợp nào?

Khi thay đổi thông tin địa chỉ mà dẫn đến thay đổi nội dung trên mẫu dấu, công ty có quyền thay đổi mẫu dấu nhưng không bắt buộc bởi việc quản lý con dấu là do nội bộ công ty quy định.

Thêm vào đó, đối với các công ty có con dấu do Bộ Công an cấp theo quy định cũ trước năm 2014, hoặc với các công ty hoạt động trong lĩnh vực chuyên ngành như công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, theo Mục 2 Công văn 2425/BCA-C06 năm 2025 có nêu:

“Cơ quan, tổ chức sau khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thực hiện sáp nhập có hiệu lực thi hành phải thực hiện ngay thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới, nộp lại con dấu cũ của cơ quan, tổ chức sáp nhập theo quy định. Đối với cơ quan, tổ chức không có sự thay đổi liên quan đến mẫu con dấu đang sử dụng không phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu.”

Theo như quy định trên, các doanh nghiệp này phải thực hiện ngay thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới, nộp lại con dấu cũ (trừ trường hợp không có sự thay đổi liên quan đến mẫu con dấu đang sử dụng).

Quy định thay đổi con dấu do sáp nhập với các trường hợp dấu được Bộ Công an cấp

Hồ sơ đăng ký lại con dấu do sáp nhập bao gồm:

Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của doanh nghiệp, chỉ nhánh, văn phòng đại diện sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và người được cử liên hệ nộp hồ sơ.

Hình thức nộp hồ sơ

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP theo hình thức nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

Thời hạn giải quyết thủ tục hành chính

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH Công an tỉnh mới sau sáp nhập có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Các đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã sau sáp nhập thì cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục giao nộp con dấu cũ tại Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH Công an tỉnh mới sau sáp nhập.

Lưu ý quy định con dấu theo Luật mới

Kể từ ngày 01/01/2021, khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, doanh nghiệp không cần thông báo mẫu con dấu với cơ quan chức năng theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020.

• Tuy nhiên cần lưu ý đối với những doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2015 saukhi thông báo mẫu dấu mới, doanh nghiệp phải tiến hành nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ cho cơ quan công an nơi trước đây đã đăng ký mẫu dấu và nhận giấy Biên nhận đã trả lại con dấu từ cơ quan công an.
• Trong trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2015 bị mất con dấu và mất giấy chứng nhận đăng ký con dấu cần thông báo mẫu dấu theo thủ tục thông thường, nhưng đồng thời phải thông báo đến cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu về việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
• Đối với doanh nghiệp thành lập sau ngàu 01/7/2015 và trước ngày 01/01/2021 thì có thể giữ hoặc tiêu hủy con dấu cũ sau khi đã có con dấu mới

Lưu ý thủ tục khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Thủ tục làm việc tại cơ quan thuế khi thay đổi Giấy đăng ký kinh doanh

• Doanh nghiệp cần gửi văn bản tới cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý để thông báo về việc di chuyển trụ sở chính;
• Cần thực hiện thanh hủy hóa đơn nếu đã tiến hành đăng ký sử dụng;
• Phải lập bản quyết toán thuế và bắt buộc thanh toán hết các khoản thuế còn phải nộp;
• Lấy giấy xác nhận về việc đã hoàn tất thủ tục chuyển mã số khỏi tỉnh hoặc thành phố, sau đó đăng ký nộp thuế tại Cục thuế nơi doanh nghiệp chuyển trụ sở đến;

Thủ tục thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính Tỉnh/Thành phố nơi có địa chỉ mới

Căn cứ Điều 40 và Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP hồ sơ và thủ tục thay nổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như sau:

• Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo quy định;
• Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh và nhận biên nhận hồ sơ;
  Nhận kết quả thay đổi địa chỉ công ty trong vòng 03 ngày làm việc.

Vấn đề quản lý và lưu giữ con dấu công ty

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc Quy chế nội bộ do công ty ban hành. Chính vì vậy, công ty có quyền tự quyết định lựa chọn chủ thể quản lý quan dấu công ty theo quy định trong Điều lệ công ty.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty gồm những gì?

Căn cứ Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có, áp dụng với doanh nghiệp thành lập trước 01/07/2025 mà chưa cập nhật thông tin này);
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An.

Một số câu hỏi thường gặp

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có nộp kèm dấu công ty không?

Căn cứ Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty không phải kèm theo con dấu công ty.

Công ty có phải đăng ký, thông báo sử dụng mẫu dấu tới cơ quan chức năng hay không?

Căn cứ Điều 3, 4 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký công ty thì công ty không phải đăng ký hay thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu hay đăng ký cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Đăng ký tài khoản ngân hàng có cần mẫu dấu?

Như đã phân tích ở trên, các công ty thành lập từ 01/01/2021 sẽ không phải đăng ký hay thông báo mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền. Yêu cầu mẫu dấu khi đăng ký tài khoản ngân hàng tùy thuộc vào yêu cầu từng ngân hàng. Trường hợp này khi có thay đổi trụ sở, công ty có hai cách giải quyết khi đăng ký tài khoản công ty tại ngân hàng như như sau:

• Cách 1:Yêu cầu giao dịch viên liên hệ bộ phận pháp chế để cập nhật thông tin bằng cách gửi;
• Cách 2:Công ty tự soạn thảo văn bản xác nhận mẫu dấu và gửi cho ngân hàng.

Trường hợp nào vẫn phải công bố mẫu dấu?

Các trường hợp công ty hoạt động trong lĩnh vực chuyên ngành như công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán như đã đề cập. Hoặc theo Điều 10 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao được mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng. Trước khi sử dụng con dấu phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

Mẫu dấu phải đăng ký với cơ quan nhà nước?

Căn cứ Điều 1 Nghị định 99/2016/NĐ-CP con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật và chức danh nhà nước thì bắt buộc phải phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

Nếu có bất kỳ vướng mắc pháp lý nào khác liên quan đến câu hỏi: thay đổi địa chỉ trụ sở công ty có cần đổi con dấu hay không?, xin hãy liên hệ với Luật Việt An để được tư vấn cụ thể và chi tiết hơn. Xin chân thành cảm ơn Quý khách!