Hướng dẫn hồ sơ trụ sở thành lập công ty FDI

Với nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ và môi trường đầu tư FDI thuận lợi, việc thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam đang trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp quốc tế. Vậy các doanh nghiệp muốn thành lập trụ sở tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện nào? Hồ sơ thực hiện thủ tục này ra sao? Bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp thông tin về hướng dẫn hồ sơ trụ sở khi thành lập công ty FDI theo quy định pháp luật.

Trụ sở công ty là gì?

Căn cứ điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, quy định khái niệm Trụ sở công ty là trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Khi thành lập doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp bắt buộc phải được đăng ký với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp có thể có nhiều cơ sở kinh doanh, nhưng chỉ được phép đăng ký 1 trụ sở chính để giao dịch.

Tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp trụ sở công ty

Doanh nghiệp cần chứng mình quyền sử dụng hợp pháp với địa chỉ dự kiến đặt trụ sở chính, cụ thể:

• Trường hợp nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty mua, tự xây dựng thì phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo luật đất đai.
• Trường hợp nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty thuê thì phải có hợp đồng thuê và các tài liệu chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê: Đất thổ cư phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê. Đất dự án, nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên thuê và có chức năng cho thuê lại, Giấy phép kinh doanh có chức năng cho thuê bất động sản, giấy phép liên quan đến kinh doanh bất động sản ghi nhận quyền cho thuê của bên cho thuê.

Điều kiện đặt trụ sở công ty FDI

Doanh nghiệp FDI khi thành lập trụ sở cần đáp ứng các điều kiện sau:

Xác định cụ thể thông tin địa chỉ trụ sở chính

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp thì địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải được xác định rõ ràng, cụ thể gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Tuy nhiên, nếu nơi đặt trụ sở chính chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì xin xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường nộp kèm hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lựa chọn trụ sở ổn định, lâu dài để tránh việc phải thay đổi hoặc điều chỉnh thông tin về đăng ký kinh doanh, hóa đơn.

Không đặt trụ sở doanh nghiệp tại nhà chung cư có mục đích để ở

Luật Nhà ở định nghĩa nhà chung cư chia làm 2 loại là nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng với mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh và nghiêm cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở.

Như vậy, doanh nghiệp FDI có nhu cầu sử dụng nhà chung cư để kinh doanh, làm văn phòng, dịch vụ, thương mại thì cần xác định rõ nhà chung cư đó có mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh hay không, nếu không có mục đích trên thì không được dùng làm trụ sở chính của doanh nghiệp.

Quy định về treo biển hiệu tại trụ sở công ty

Việc treo biển hiệu là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Biển hiệu của doanh nghiệp phải được treo ở cổng chính hoặc mặt trước của trụ sở, và phải chứa các thông tin sau:

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
• Tên doanh nghiệp theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Địa chỉ, số điện thoại.

Theo Khoản 2 Điều 52 của Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có hành vi không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính thì sẽ bị xử phạt 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng và buộc phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính.

Địa chỉ trụ sở chính phù hợp với ngành nghề kinh doanh đặc thù

Ngoài các quy định trên, một số ngành nghề kinh doanh đặc thù sẽ còn sẽ phải tuân thủ thêm các yêu cầu đối với địa điểm trụ sở chính khi đăng ký kinh doanh, ví dụ:

• Đối với nhóm ngành: sản xuất, chế biến, nuôi trồng…

Trường hợp trụ sở chính thực hiện hoạt động sản xuất, chế biến, nuôi trồng nông sản/thủy sản… cần đặt địa chỉ trụ sở chính tại các vùng lân cận, xa khu dân cư, xa trung tâm thành phố.

Trường hợp muốn đặt trụ sở chính tại trung tâm thành phố thì doanh nghiệp chỉ được phép buôn bán, trao đổi, trưng bày sản phẩm.

• Đối với ngành kinh doanh dịch vụ khách sạn:

Có quầy lễ tân; phòng vệ sinh chung; nơi để xe; yêu cầu có tối thiểu 10 phòng ngủ; có đồ dùng sinh hoạt chung như: giường, nệm, khăn, gối…

Khách sạn nghỉ dưỡng, khách sạn nổi, khách sạn bên đường cần có bếp, phòng ăn và dịch vụ phục vụ ăn uống…

Lưu ý về trụ sở công ty FDI

Doanh nghiệp FDI muốn có quyền sử dụng đất để xây trụ sở chính trên lãnh thổ Việt Nam thì cần phải thực hiện các thủ tục sau theo quy định Luật Đất đai:

• Xin Nhà nước cho thuê đất;
• Thuê đất, thuê lại đất của cá nhân, tổ chức kinh tế có quốc tịch Việt Nam hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài;
• Thuê lại đất gắn với kết cấu hạ tầng của doanh nghiệp Việt Nam hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (Đất thương mại, dịch vụ; đất cơ sở sản xuất phi nông nghiệp).
• Nhận chuyển nhượng vốn đầu tư là giá trị quyền sử dụng đất của doanh nghiệp đang sử dụng đất có nguồn gốc được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất, cho thuê đất trả tiền một lần cho cả thời gian thuê mà giá trị quyền sử dụng đất đã được vốn hóa vào vốn của doanh nghiệp theo các quy định được trích dẫn trên.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần đăng công bố, thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư về việc đăng ký mới hoặc khi có thay đổi thông tin về trụ sở của công ty. Trường hợp vi phạm, doanh nghiệp sẽ bị phạt hành chính như sau:

• Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng với hành vi kê khai sai, không trung thực địa chỉ trụ sở chính theo quy định tại Điều 43 Nghị định 122/2021/NĐ-CP
• Cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 30.000.000 đồng đối với hành vi chậm/không đăng ký khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, căn cứ theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Quy định về địa điểm thực hiện dự án của công ty FDI

Đối với các công ty kinh doanh thương mại, dịch vụ

Địa điểm thực hiện dự án thường là địa chỉ trụ sở chính của công ty với điều kiện trụ sở đáp ứng theo quy định hướng dẫn nêu trên

Đối với các công ty thực hiện hoạt động sản xuất, gia công hàng hóa

công ty đăng ký hoạt động sản xuất, gia công bắt buộc phải có địa điểm thực hiện dự án trong khu công nghiệp, cụm công nghiệp đủ điều kiện sản xuất, gia công ngành nghề công ty đăng ký và được phép đăng ký hoạt động. Địa điểm kinh doanh đối với ngành nghề sản xuất, gia công có thể thuê lại của đơn vị khác có đủ điều kiện hoặc thuê lại lại trong khu công nghiệp hoặc lập dự án xin thuê đất của nhà nước.

Công ty FDI có bắt buộc phải đặt trụ sở chính tại địa điểm thực hiện dự án theo yêu cầu của cơ quan nhà nước không?

Theo điểm g khoản 1 Điều 11 Luật Đầu tư 2020 quy định về bảo đảm hoạt động đầu tư kinh doanh, cụ thể Nhà nước không bắt buộc nhà đầu tư phải thực hiện việc đặt trụ sở chính tại địa điểm theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trừ trường hợp, nếu công ty đăng ký hoạt động sản xuất, gia công bắt buộc phải có địa điểm thực hiện dự án trong khu công nghiệp, cụm công nghiệp như hướng dẫn nêu trên.

Nhiều công ty có cùng một địa chỉ trụ sở chính có được không?

Căn cứ Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp như sau: Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử.

Căn cứ quy định trên đây, hiện nay pháp luật không cấm việc hai hay nhiều công ty cùng đăng ký trụ sở chính trên cùng một địa chỉ. Do vậy, một địa chỉ hợp lệ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ thông tin quy định về Hướng dẫn hồ sơ trụ sở khi thành lập công ty FDI. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu hỗ trợ pháp lý về Hướng dẫn hồ sơ trụ sở khi thành lập công ty FDI vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!