Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp cần thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện để phù hợp với định hướng phát triển, mở rộng quy mô hoặc tối ưu chi phí vận hành. Tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không chỉ là quyết định nội bộ trong doanh nghiệp mà còn là một thủ tục pháp lý bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện với cơ quan cơ quan có thẩm quyền. Sau đây, Luật Việt An xin cung cấp đến quý khách hàng các thông tin liên quan về thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty.

Công ty muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện thì thực hiện các thủ tục nào?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Khi thực hiện thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện doanh nghiệp cần lưu ý những thủ tục sau:

• Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quản lý thuế;
• Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi văn phòng đại diện dự kiến chuyển đến;
• Thực hiện thay đổi nội dung mẫu dấu.

Thực hiện thủ tục với cơ quản lý thuế

Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác tỉnh/ thành phố hoặc sang quận/huyện khác phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa chỉ văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 10, Điều 11 Thông tư 86/2024/TT-BTC, cụ thể:

Trường hợp văn phòng đại diện đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp

Trường hợp văn phòng đại diện đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế như sau:

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi cho cơ quan thuế nơi chuyển đi để thực hiện các thủ tục về thuế;
• Hồ sơ nộp tại cơ quan thuế nơi chuyển đi, gồm: Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
• Sau khi nhận được thông báo về việc văn phòng đại diện chuyển địa điểm của cơ quan thuế nơi chuyển đi, doanh nghiệp thực hiện đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Trường hợp văn phòng đại diện thuộc diện đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế

Trường hợp văn phòng đại diện thuộc diện đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế như sau:

• Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi:Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế của văn phòng đại diện cho cơ quan thuế nơi chuyển đi. Hồ sơ gồm:

• • Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
  • Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

• Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm;
• Địa điểm nộp hồ sơ: Đội thuế nơi đặt trụ sở mới;
• Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế, gồm: Văn bản đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến; Bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Thành phần hồ sơ

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện theo Phụ lục II-9 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT;
• Giấy ủy quyền và căn cước công dân người được ủy quyền (trường hợp ủy quyền cho Luật Việt An nộp hồ sơ).

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ

Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi văn phòng đại diện đặt địa chỉ mới.

Hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/).

Thủ tục giải quyết hồ sơ

• Bước 1: Doanh nghiệp gửi thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến;
• Bước 2: Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, phòng đăng ký kinh doanh trao giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Thời hạn giải quyết hồ sơ: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.
• Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong đó ghi nhận địa chỉ mới của văn phòng đại diện và cập nhật thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thay đổi nội dung mẫu dấu của văn phòng đại diện

Thông tin trên con dấu của văn phòng đại diện bao gồm thông tin về địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện từ cấp quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh trở lên. Vì vậy, nếu văn phòng đại diện chuyển địa chỉ sang tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương hoặc sang quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh khác thì thì văn phòng đại diện cần làm lại mẫu con dấu. 

Các lưu ý khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty

• Doanh nghiệp cần xác định đúng nội dung thay đổi để chuẩn bị đúng hồ sơ:

• • Thay đổi địa chỉ cấp xã/phường/thị trấn: Không cần chốt thuế, thủ tục đơn giản hơn
  • Thay đổi sang tỉnh/thành phố hoặc quận/huyện/thành phố khác: Phải làm thủ tục chốt thuế văn phòng đại diện trước khi nộp hồ sơ thay đổi tại nơi mới.

• Doanh nghiệp cần lưu ý về thời hạn thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tránh trường hợp bị xử phạt do thông báo chậm trễ hoặc không thông báo, cụ thể:

• • Doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi;
  • Doanh nghiệp thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

• Địa chỉ mới của văn phòng đại diện phải đảm bảo phù hợp công năng sử dụng theo quy định pháp luật; Không được sử dụng căn hộ chung cư, nhà tập thể mục đích để ở, không sử dụng địa chỉ “ảo”, địa chỉ không có thật trên thực tế để đặt địa chỉ văn phòng đại diện;
• Doanh nghiệp có quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hợp pháp đối với địa chỉ mới văn phòng đại diện (cần chuẩn bị thêm hợp đồng thuê nhà; giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở tài sản khác gắn liền với đất… trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu cung cấp thêm);
• Văn phòng đại diện cần cập nhật trên các giấy tờ, tài liệu thông tin liên quan đến địa chỉ thay đổi như biển hiệu văn phòng đại diện, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ kế toán, thông tin đăng ký với ngân hàng, bảo hiểm…

Doanh nghiệp không thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty có được không?

Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty đến cơ quan có thẩm quyền khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện sẽ bị xử phạt theo quy định, cụ thể:

• Căn cứ khoản 5 Điều 11 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với hành vi không thông báo thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế;
• Căn cứ Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi chậm nộp thông báo hoặc không thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn chi tiết về thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!