Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện công ty

Theo những thông tin trao đổi, Luật Việt An xin tư vấn sơ bộ cho bạn như sau:

Căn cứ pháp lý:

Thông tư 95/2016/TT-BTC;

Thông tư 39/2014/TT-BTC.

• Vấn đề 1: Công ty muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện thì làm như thế nào?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Doanh nghiệp cần lưu ý những thủ tục sau khi thực hiện thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện.

Thực hiện thủ tục với cơ quản lý thuế

Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác tỉnh/ thành phố hoặc sang quận/huyện khác phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế căn cứ Thông tư 95/2016/TT-BTC

• Tại cơ quan thuế văn phòng đại diện chuyển đi:
  • Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC
  • Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp theo địa chỉ mới.
• Tại cơ quan thuế nơi văn phòng đại diện chuyển đến:
  • Thông báo người nộp thuế chuyển địa Điểm theo mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC do cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đi cấp;
  • Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (đối với hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký kinh doanh theo quy định) hoặc Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy phép tương đương cơ quan có thẩm quyền cấp theo địa chỉ mới.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

• Thông báo thay đổi nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;
• Biên bản họp về việc thay đổi nội dung hoạt động văn phòng đại diện của HĐTV đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, của HĐQT đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên;
• Quyết định về việc thay đổi nội dung hoạt động văn phòng đại diện của HĐTV đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, của HĐQT đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh. Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH 1 thành viên.

Quy trình thực hiện

• Doanh nghiệp gửi hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến;
• Khi nhận được Thông báo của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh trao giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
• Thời gian xét duyệt: trong vòng 03 ngày kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ đầy đủ.

Thay đổi nội dung mẫu dấu

Trường hợp văn phòng đại diện sử dụng con dấu có nội dung địa chỉ đã bị thay đổi thì doanh nghiệp cần làm lại mẫu con dấu và thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới của văn phòng đại diện.

• Vấn đề 2: Chủ của địa chỉ mới không có hộ khẩu mà là giấy tạm trú tại thì có thể làm và  đặt mua được hóa đơn GTGT không ạ?

Theo Điểm a Khoản 2 Điều 12 có quy định trách nhiệm của tổ chức, hộ, cá nhân:

Doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành khi mua hóa đơn phải có đơn đề nghị mua hóa đơn (mẫu số 3.3 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và kèm theo các giấy tờ sau:

• Người mua hóa đơn (người có tên trong đơn hoặc người được doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, chủ hộ kinh doanh ủy quyền bằng giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật) phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật về giấy chứng minh nhân dân.
• Tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn lần đầu phải có văn bản cam kết (Mẫu số 3.16 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (giấy phép hành nghề) hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền.

Khi đến mua hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hóa đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế nơi mua hóa đơn.

Do đó, theo như luật quy đinh ở trên nếu chủ mới có nhu cầu làm và đặt mua hóa đơn thì phải xuất trình được giấy chứng minh nhân còn thời hạn sử dụng; Nếu là mua hóa đơn lần đầu thì phải có văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh.  Trên đây là tư vấn sơ bộ của Việt An về vấn đề trên, nếu có bất kỳ khó khăn nào liên quan khách hàng vui lòng liên hệ cho Công ty Luật Việt An để được tư vấn cụ thể hơn.

Xin trân trọng cảm ơn!