Thay đổi địa chỉ kinh doanh của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Trong nhiều trường hợp, văn phòng đại diện phải thay đổi địa chỉ kinh doanh. Khi đó, cần phải tiến hành thủ tục về thuế, về giấy phép hoạt động văn phòng đại diện theo quy định pháp luật. Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn cho quý khách hàng khi thay đổi địa chỉ kinh doanh của văn phòng đại diện.

Nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh

Theo quy định tại Mẫu số 42 Phụ lục I – Thông tư 68/2025/TT-BTC, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện phải thể hiện các thông tin cơ bản sau:

1.     Tên văn phòng đại diện: Ghi đầy đủ, thống nhất với hồ sơ đăng ký.

2.     Địa chỉ văn phòng đại diện: Ghi cụ thể số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

3.     Thông tin về người đứng đầu văn phòng đại diện: Họ tên, chức danh, giấy tờ pháp lý cá nhân.

4.     Hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp:

• Tên doanh nghiệp chủ quản;
• Mã số doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

👉 Đây là những nội dung bắt buộc và phải thống nhất với hồ sơ đăng ký đã nộp, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong hoạt động của văn phòng đại diện.

Trường hợp thay đổi địa chỉ kinh doanh của văn phòng đại diện

Thay đổi địa chỉ kinh doanh đói với văn phòng đại diện có thể xảy ra hai trường hợp:

• Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý: Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác xã và có địa chỉ cùng tỉnh với văn phòng đại diện đã đăng ký.
• Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện làm thay đổi cơ quan thuế quản lý: Thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện có địa chỉ khác tỉnh với địa chỉ văn phòng đại diện đã đăng ký.

Thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh của văn phòng đại diện nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trong trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác xã và có địa chỉ cùng tỉnh với văn phòng đại diện đã đăng ký.

Với trường hợp này, việc thay đổi chỉ ảnh hưởng đến thông tin đăng ký thuế mà không tác động đến cơ quan quản lý thuế, do đó doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp mà không phải làm thủ tục tại cơ quan thuế.

Thành phần hồ sơ

Theo Khoản 4 Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thành phần hồ sơ gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu số 19 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC);
• Giấy ủy quyền cho Luật Việt An thực hiện thủ tục.

Trình tự thực hiện

• Trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi văn phòng đại diện dự định chuyển đến trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện nếu doanh nghiệp có nhu cầu; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.

Thay đổi địa chỉ kinh doanh của văn phòng đại diện nhưng làm thay đổi cơ quan quản lý thuế

Theo Khoản 2 Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ đặt văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Đồng thời theo Khoản 2 Điều 10 của Thông tư 86/2024/TT-BTC, người nộp thuế đăng ký thuế khi có thay đổi địa chỉ trụ sở sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở sang địa bàn cấp huyện khác nhưng cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương làm thay đổi cơ quan thuế quản lý cần tiến hành thay đổi thông tin đăng ký thuế.

Như vậy, khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính thì doanh nghiệp cần thực hiện nộp hồ sơ chuyển thuế từ cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện/thành phố cũ tới cơ quan quản lý thuế mới tại quận/huyện/thành phố mới. Sau đó mới tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Thành phần hồ sơ

Theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư 86/2024/TT-BTC, hồ sơ chuyển thuế nộp tại cơ quan thuế bao gồm:

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
• Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu địa chỉ trên các giấy tờ này có thay đổi).

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:

• Văn bản đăng ký chuyển địa điểm (mẫu số 30/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC).
• Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu địa chỉ trên các giấy tờ này có thay đổi).

Trình tự thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế chuyển đi

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp (nơi chuyển đi).

Bước 2: Cơ quan thuế chuyển đi tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

Cơ quan thuế xử lý hồ sơ trong:

• 05 ngày làm việc (đối với hồ sơ cần kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp, tính từ ngày ký quyết định xử phạt hoặc kết luận kiểm tra).
• 07 ngày làm việc (đối với hồ sơ không cần kiểm tra tại trụ sở, tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ).

Sau khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế chuyển đến

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi chuyển đến trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận Thông báo mẫu 09-MST từ cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Bước 4: Cơ quan thuế chuyển đến giải quyết hồ sơ

Cơ quan thuế nơi chuyển đến cập nhật thông tin vào Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế và ban hành Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế mới trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Bước 5: Thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Sau khi cơ quan thuế nơi chuyển đến ban hành thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ, trình tự, thủ tục tiến hành đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tương tự như đã phân tích ở phần trước.

Thay đổi về cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh văn phòng đại diện

Thay đổi về cơ quan có thẩm quyền

• Trước năm 2025:

Thẩm quyền thuộc Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) các tỉnh/thành phố.

• Từ năm 2025:

Sau khi Sở Kế hoạch & Đầu tư sáp nhập với Sở Tài chính, cơ quan mới thống nhất tên gọi là Sở Tài chính.

Do đó, thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh của văn phòng đại diện nay thuộc các Phòng Đăng ký kinh doanh (hoặc phòng ghép chức năng) thuộc Sở Tài chính địa phương.

Cần lưu ý cập nhật đúng tên cơ quan tiếp nhận trên hồ sơ

Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ (trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp), tên cơ quan tiếp nhận phải khớp đúng tên hiện hành để tránh bị trả hồ sơ.

Một số ví dụ cụ thể:

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về thay đổi địa chỉ kinh doanh của văn phòng đại diện. Qúy khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn thủ tục về doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn, hỗ trợ tốt nhất!