Thay đổi người đại diện theo pháp luật 2026: Hồ sơ, quy trình & chi phí

Trong quá trình hoạt động và định hướng phát triển, việc doanh nghiệp phát sinh nhu cầu thay đổi giám đốc công ty hoặc thay đổi chủ tịch công ty – những chức danh thường trực tiếp đảm nhận vai trò này là điều rất phổ biến. Tuy nhiên, sự dịch chuyển này không chỉ dừng lại ở quyết định nhân sự nội bộ mà bắt buộc doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của Sở Tài chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về chủ đề Thay đổi người đại diện theo pháp luật 2026: Hồ sơ, quy trình & chi phí, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng, chuẩn xác và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật 2026

Căn cứ khoản 1 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP mới về đăng ký kinh doanh áp dụng từ 01/07/2025, hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm các giấy tờ sau đây:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hoặc của Hội đồng quản trị trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty ngoài nội dung thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020.

Trường hợp, công ty TNHH có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm: giấy đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật, bản sao hoặc bản chính nghị quyết về việc thay đổi về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Lưu ý: Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên được thay thế bằng bản sao văn bản xác nhận việc người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định. Đồng thời, người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là thành viên còn lại của công ty.

Thủ tục thay đổi người đại diện online chuẩn 2026

Căn cứ khoản 1 và khoản 5 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thủ tục 2 Quyết định 4166/QĐ-BTC năm 2025:

Thời gian thay đổi người đại diện

Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo.

Nếu chưa đủ điều kiện, cơ quan đăng ký gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ qua mạng. Người nộp đăng nhập hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận phản hồi và kết quả xử lý.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.

Chi phí thay đổi đăng ký kinh doanh

Căn cứ theo Thông tư 47/2019/TT-BTC và Thông tư 64/2025/TT-BTC

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: miễn phí từ 01/07/2025 do hồ sơ yêu cầu đăng ký online 100%.
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp sẽ nộp cùng thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Nếu không được cấp đăng ký, sẽ được hoàn trả.

Thẩm quyền giải quyết thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có địa chỉ tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong phạm vi địa phương quản lý trừ Ban quản lý khu công nghệ cao. Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể tổ chức các điểm để tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Cơ quan đăng ký kinh doanh tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn cấp tỉnh.
• Ban quản lý khu công nghệ cao cấp đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có địa chỉ đặt trong khu công nghệ cao.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Ban quản lý khu công nghệ cao gọi chung là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Lỗi thường gặp khi thay đổi người đại diện pháp luật

Lỗi về tính hợp lệ của hồ sơ, biểu mẫu

• Sai thẩm quyền ký: Thông báo thay đổi (Phụ lục II-2) bị ký sai thẩm quyền. Theo quy định, người ký thông báo có thể là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, hoặc người đại diện theo pháp luật cũ/mới tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp và quy định cụ thể của Luật Doanh nghiệp.
• Bất cập dữ liệu: Sự thiếu đồng nhất về thông tin cá nhân (số CCCD, ngày cấp, địa chỉ), ngày tháng ban hành văn bản giữa Quyết định, Biên bản họp và Thông báo thay đổi.
• Thiếu thành phần hồ sơ: Bỏ sót bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện mới, hoặc thiếu Văn bản ủy quyền và giấy tờ cá nhân của người trực tiếp đi nộp hồ sơ.
• Sai sót về thể thức văn bản: Biên bản họp thiếu chữ ký của chủ tọa và người ghi biên bản; các văn bản nhiều trang không có dấu giáp lai (đối với hồ sơ nộp trực tiếp hoặc scan từ bản gốc).

Lỗi liên quan đến điều kiện pháp lý

• Vi phạm điều kiện nhân sự: Người được bổ nhiệm mới thuộc đối tượng bị cấm quản lý, điều hành doanh nghiệp (đang chấp hành hình phạt tù, bị truy cứu trách nhiệm hình sự, hoặc bị cấm hành nghề).
• Vướng mắc về tình trạng hoạt động: Doanh nghiệp đang trong tình trạng bị đóng mã số thuế, nợ đọng thuế, hoặc chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính, dẫn đến việc hệ thống đăng ký kinh doanh chặn phê duyệt hồ sơ mới.

Lỗi khi thao tác kê khai điện tử (Online)

• Lỗi định dạng tài liệu: Bản scan bị mờ, nhòe, mất góc, không hiển thị rõ con dấu/chữ ký hoặc file định dạng không phải là PDF.
• Dữ liệu kê khai không khớp: Thông tin nhập liệu trực tiếp trên Cổng thông tin quốc gia không trùng khớp hoàn toàn với nội dung văn bản file PDF đính kèm.
• Sai vị trí tải tệp: Tải sai file tài liệu vào các trường thông tin quy định trên hệ thống (ví dụ: tải Quyết định vào mục Biên bản họp).

Lỗi đồng bộ thông tin

• Chậm cập nhật thông tin nội bộ: Không kịp thời liên hệ với nhà cung cấp để thay đổi thông tin trên Chữ ký số (Token), dẫn đến gián đoạn việc phát hành hóa đơn điện tử hoặc kê khai thuế.
• Thiếu đồng bộ với cơ quan liên quan: Bỏ sót việc cập nhật thông tin người đại diện mới với Ngân hàng, cơ quan Hải quan, cơ quan Bảo hiểm xã hội.
• Rủi ro hợp đồng: Bỏ qua thủ tục gửi văn bản thông báo chính thức đến các đối tác, khách hàng đang có hợp đồng giao dịch dang dở.

Lưu ý thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Về điều kiện làm người đại diện theo pháp luật của công ty

• Từ đủ 18 tuổi trở lên;
• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp;
• Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn tại Công ty;
• Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

Về chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty

Giám đốc/ Tổng giám đốc công ty được làm giám đốc/ Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác (trừ doanh nghiệp nhà nước và công ty đại chúng).

Công ty có thể lựa chọn các chức danh cho người đại diện theo pháp luật như sau:

• Giám đốc công ty;
• Tổng Giám đốc công ty;
• Chủ tịch Hội đồng quản trị – đối với công ty cổ phần;
• Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – Đối với công ty cổ phần;
• Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
• Chủ tịch Hội đồng thành viên – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
• Chủ tịch công ty – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
• Hoặc các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định pháp luật.Trước 06 tháng tính đến ngày Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hết hạn, tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh thực phẩm phải nộp hồ sơ xin cấp lại Giấy chứng nhận trong trường hợp tiếp tục sản xuất, kinh doanh. Hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp lại được thực hiện theo quy định tại Điều 36 của Luật an toàn thực phẩm 2010.

Về số lượng người đại diện theo pháp luật của một số công ty

• Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thì công ty cổ phần và công ty TNHH có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật;
• Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Ngoài ra, trong quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty còn một số lưu ý như sau:

• Khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu trên đăng ký doanh nghiệp chưa có thông tin số điện thoại hoặc chưa cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc chưa phân mã ngành theo hệ thống mã ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp cần thực hiện, bổ sung để tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong các cá nhân sau đây:
  • Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với loại hình công ty tương ứng;
  • Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu.

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp luật doanh nghiệp, Luật Việt An tự hào là đơn vị đồng hành đáng tin cậy của quý khách hàng trong quá trình này. Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ giúp quý khách hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

Những lưu ý quan trọng sau khi thay đổi người đại diện pháp luật

Sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty cần thực hiện các thủ tục sau:

• Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp, thay đổi giám đốc công ty hoặc thay đổi chủ tịch công ty cần lưu ý việc đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;
• Trường hợp đại diện pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì công ty cần làm thủ tục thay đổi;
• Thông báo với bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm, các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Đối với công ty có giấy phép kinh doanh như giấy phép kinh doanh lữ hành, giấy phép kinh doanh dịch vụ vận tải, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đại diện trên các giấy phép này;

Lưu ý: Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện theo pháp luật mới cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng, nộp thuế thu nhập (nếu phát sinh thu nhập chịu thuế).

Một số câu hỏi liên quan

Người đại diện theo pháp luật có phải ở Việt Nam?

Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Công ty có thể có nhiều đại diện theo pháp luật được không?

Có. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật.

Đại diện theo pháp luật nhưng không góp vốn có được không?

Có. Công ty có thể thuê người khác làm đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật có thể không phải là người góp vốn trong doanh nghiệp.

Đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác?

Có. Đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho người khác quản lý doanh nghiệp thông qua văn bản ủy quyền.

Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp nhất thiết phải là thành viên hay cổ đông của công ty không?

Pháp luật hiện hành không quy định người đại diện pháp luật doanh nghiệp phải là thành viên hay cổ đông công ty. Do vậy, doanh nghiệp có thể để người ngoài công ty đứng tên người đại diện pháp luật công ty.

Khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật, người đại diện pháp luật cần cung cấp giấy tờ gì?

Khi thay đổi người đại diện pháp luật, doanh nghiệp cần cung cấp 01 (Một) bản sao chứng thực cá nhân (Chứng minh nhân dân,Căn cước công dân, hoặc hộ chiếu) hợp lệ của người đại diện pháp luật mới.

Thời gian, chi phí thực hiện thay đổi người đại diện pháp luật là bao lâu?

• Thời gian xử lý hồ sơ 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
• Lệ phí thay đổi đăng ký kinh doanh công ty là miễn phí, doanh nghiệp chỉ cần nộp chi phí công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin quốc gia là 100.000 VND.

Dịch vụ của Công ty Luật Việt An về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Tư vấn, kiểm tra điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật mới của công ty;
• Tư vấn chức danh của người đại diện theo pháp luật phù hợp với nhu cầu của công ty, loại hình công ty;
• Soạn thảo hồ sơ thay đổi người đại diện cho công ty;
• Đại diện Quý khách hàng nộp hồ sơ và theo dõi quá trình thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp tới khi ra kết quả và bàn giao cho Quý khách hàng;
• Đại diện Quý khách hàng thực hiện công bố thông tin thay đổi đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Tư vấn cho Quý khách hàng các thủ tục sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật như: cách thức thông báo cho khách hàng, đối tác, ngân hàng và thay đổi các loại giấy phép con có ghi nhận thông tin của người đại diện theo pháp luật cũ.

Nếu quý khách cần hướng dẫn thay đổi người đại diện theo pháp luật chi tiết hơn, vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được tư vấn chi tiết và cung cấp dịch vụ trọn gói.