Thay đổi trụ sở công ty cần thực hiện thủ tục gì?

Trong quá trình hoạt động, do phát sinh nhiều vấn đề nên doanh nghiệp buộc phải thay đổi trụ sở kinh doanh. Rất nhiều doanh nghiệp đã gửi thư đến Luật Việt An với mong muốn giải đáp những băn khoăn rằng liệu công ty có thể thay đổi trụ sở được không, nếu có thì việc thay đổi trụ sở công ty cần thực hiện thủ tục gì? Vây nên trong phạm vi bài viết sau đây, Luật Việt An xin được gửi tới quý khách hàng những thông tin cơ bản nhất theo pháp luật hiện hành về vấn đề trên.

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Trong quá trình hoạt động công ty có thể thay đổi trụ sở chính. Tuy nhiên thủ tục thay đổi trụ sở công ty sẽ khác nhau tùy vào địa điểm mới mà công ty dự kiến đặt làm trụ sở chính là cùng quận hay khác quận so với trụ sở cũ.

Đối với trường hợp thay đổi trụ sở cùng quận/huyện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty theo quy định hiện hành bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
• Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
• Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
• Giấy ủy quyền cho Công ty Luật Việt An thực hiện thủ tục bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh hoặc giấy giới thiệu;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ

 Bước 2: Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ, công ty nộp online hồ sơ bản mềm qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi được thông báo hợp lệ công ty nộp bản hồ sơ bản giấy tới Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty mình đã đăng ký.

Đối với trường hợp thay đổi trụ sở khác quận/huyện

Trong trường hợp này trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế cụ thể như sau:

Bước 1: Chốt thuế tại chi cục thuế nơi đặt trụ sở kinh doanh cũ.

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế tại nơi chuyển đi bao gồm các giấy tờ sau:

• Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở khác quận
• Quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở
• Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận.
• Mẫu 08.
• Giấy đăng ký kinh doanh bản sao có chứng thực.
• Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ

Sau khi chốt thuế tại chi cục thuế cũ, doanh nghiệp sẽ nhận lại kết quả là mẫu 09 và 09a. Thời hạn thủ tục hoàn thành tại Chi Cục thuế thông thường là 10- 15 ngày làm việc.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở kinh doanh.

Sau khi đã chốt thuế xong tại chi cục thuế cũ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở chính lên phòng đăng ký kinh doanh. Hồ sơ bao gồm:

• Mẫu 09, 09a do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
• Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
• Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
• Giấy ủy quyền cho Công ty Luật Việt An thực hiện thủ tục bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh hoặc giấy giới thiệu;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ

Sau khi thay đổi trụ sở công ty cần thực hiện thủ tục gì?

Thứ nhất, thay đổi mẫu dấu

Trong trường hợp công ty thay đổi trụ sở khác quận/huyện so với địa chỉ cũ, công ty cần tiến hành thủ tục khắc lại con dấu và công bố lại việc sử dụng con dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quận/huyện thì không phải tiến hành khắc lại dấu.

Thứ hai, xử lý hóa đơn VAT

Do trong hóa đơn VAT yêu cầu bắt buộc phải có địa chỉ công ty vì vậy những doanh nghiệp phải có hóa đơn VAT thì sau khi thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp cũng cần phải thay đổi hóa đơn của doanh nghiệp.

Đối với những hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng đã đặt in thì cần thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng đồng thời gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thứ ba, doanh nghiệp cần thông báo cho các đơn vị tổ chức có liên quan về việc chuyển trụ sở chính của doanh nghiệp mình để tiện cho việc liên lạc và trao đổi thông tin.

Trên đây là toàn bộ những những thông tin pháp lý cơ bản về chủ đề “Thay đổi trụ sở công ty” Trong trường hợp đọc bài viết xong và cảm thấy còn vướng mắc hay chưa rõ ràng, vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật Việt An để được tư vấn hỗ trợ chi tiết hơn.