Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

Theo Luật doanh nghiệp 2014 thì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới mà không thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời. Do đó, những vấn đề liên quan đến thuế của văn phòng đại diện sẽ đơn giản hơn so với những đơn vị phụ thuộc khác của doanh nghiệp. Tuy nhiên, chủ thể kinh doanh cần lưu ý khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện cần lưu ý thủ tục sau:

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, người đại diện theo pháp luật phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện. Cụ thể, doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện

Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, thay đổi thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Mặc dù văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh và phát sinh lợi nhuận, tuy nhiên, văn phòng vẫn phát sinh nghĩa vụ thuế khi trả lương cho nhân viên (thuế thu nhập cá nhân). Do đó, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Riêng đối với những văn phòng đại diện khi chuyển địa điểm mới dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế trực tiếp quản lý thì cần lưu ý thủ tục với cơ quan thuế.

Chuẩn bị hồ sơ:

Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đi:

• Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC;
• Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp theo địa chỉ mới.

Tại cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến:

• Thông báo người nộp thuế chuyển địa Điểm theo mẫu số 09-MST ban hành kèm theo Thông tư số 95/2016/TT-BTC do cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đi cấp;
• Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (đối với hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký kinh doanh theo quy định) hoặc Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp theo địa chỉ mới.

Lưu ý: Trường hợp chuyển trụ sở văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác, sau khi hoàn tất thủ tục thuế, doanh nghiệp gửi Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi dự định chuyển đến.

Thay đổi con dấu

Trong trường hợp con dấu của chi nhánh thay đổi do việc thay đổi địa chỉ thì doanh nghiệp tiến hàng khắc con dấu mới và thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới của văn phòng đại diện.