Thủ tục thay đổi tên công ty TNHH/ trách nhiệm hữu hạn

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhu cầu thay đổi tên công ty TNHH (Trách nhiệm hữu hạn) ngày càng phổ biến khi doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược phát triển, mở rộng quy mô hoặc muốn định vị thương hiệu phù hợp hơn với thị trường. Tại Việt Nam, việc thay đổi tên công ty TNHH tại Việt Nam năm 2025 không chỉ là một quyết định mang tính chiến lược mà còn là quy trình pháp lý đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành. Với sự cập nhật liên tục của hệ thống pháp luật và xu hướng số hóa thủ tục hành chính, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước thực hiện để đảm bảo tính hợp pháp, tránh rủi ro pháp lý trong tương lai. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục thay đổi tên công ty TNHH tại Việt Nam năm 2025, từ việc tra cứu tên mới, chuẩn bị hồ sơ, nộp đơn đến cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh, đồng thời giới thiệu dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp từ Công ty Luật Việt An.

Các trường hợp công ty TNHH thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty TNHH

• Thay đổi tên Tiếng Việt của công ty TNHH: Tên Tiếng Việt của công ty bao gồm hai thành tố theo thứ tự: Tên thể hiện loại hình doanh nghiệp (tức chữ TNHH) và tên riêng của doanh nghiệp. Như vậy với tên Tiếng Việt của công ty TNHH khi công ty có sự thay đổi loại hình tức chuyển từ TNHH thành cổ phần hoặc thay đổi tên riêng của doanh nghiệp đều phải thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Thay đổi tên tiếng nước ngoài của công ty hoặc tên viết tắt của công ty: Tên tiếng nước ngoài hay còn gọi là tên giao dịch của công ty vẫn phải đảm bảo nguyên tắc là hệ chữ La tinh, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
• Điều chỉnh do yêu cầu pháp lý hoặc thị trường: Trong một số trường hợp, tên công ty cần thay đổi để tránh trùng lặp với thương hiệu đã đăng ký hoặc để phù hợp với xu hướng thị trường năm 2025, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Trình tự thủ tục thay đổi tên công ty TNHH

Bước 1: Tra cứu tên công ty mới đánh giá khả năng sử dụng tên mới:

Căn cứ theo Điều 18 Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 4/1/2021 về đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp mới thành lập hoặc thay đổi tên không được phép sử dụng tên trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn với tên của bất kỳ doanh nghiệp nào đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp doanh nghiệp đó đã giải thể hoặc bị Tòa án tuyên bố phá sản. Theo Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14, tên công ty cần đảm bảo tính hợp pháp, không vi phạm thuần phong mỹ tục và không được sử dụng tên của cơ quan nhà nước.

Do đó, trước khi thực hiện thay đổi tên, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng tên mới thông qua Hệ thống mạng quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn/) để đảm bảo:

• Tên không trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký.
• Tên công ty không sử dụng từ ngữ cấm hoặc tên cơ quan nhà nước.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH bao gồm:

Hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH cần được soạn thảo cẩn thận, đảm bảo đầy đủ thông tin theo mẫu quy định tại Phụ lục I-3 và I-4 của Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH phụ thuộc vào loại hình cụ thể:

• Đối với công ty TNHH một thành viên:
  • Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi tên (do chủ sở hữu ký), nêu rõ nội dung sửa đổi trong Điều lệ công ty.
  • Thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (do người đại diện theo pháp luật ký).
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên:
  • Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi tên (do Chủ tịch Hội đồng thành viên ký), ghi rõ nội dung sửa đổi trong Điều lệ.
  • Bản sao hợp lệ biên bản họp Hội đồng thành viên (có chữ ký của chủ tọa và thư ký), nêu chi tiết các thay đổi.
  • Thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (do người đại diện theo pháp luật ký).
• Giấy tờ bổ sung:
  • Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật).
  • Bản sao công chứng giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền (nếu có).

Bước 3: Nộp hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Hồ sơ được nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng hình thức trực tuyến 100%, theo xu hướng số hóa thủ tục hành chính tại Việt Nam năm 2025. Sau khi hoàn tất việc ký số bằng chữ ký điện tử, doanh nghiệp nộp hồ sơ và theo dõi trạng thái xử lý:

• Nếu hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh (thuộc Sở Tài chính) sẽ cấp Giấy xác nhận thay đổi đăng ký doanh nghiệp trong 3-5 ngày làm việc.
• Nếu cần bổ sung, hệ thống sẽ gửi thông báo yêu cầu chỉnh sửa.

Bước 4: Khắc lại con dấu công ty theo tên Tiếng Việt mới thay đổi

Sau khi được cấp giấy xác nhận, doanh nghiệp tự khắc lại con dấu theo tên mới mà không cần thông báo mẫu dấu với cơ quan nhà nước (theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP). Con dấu mới có thể được sử dụng ngay sau khi khắc, đảm bảo phù hợp với tên tiếng Việt đã đăng ký.

Lưu ý khi đặt tên công ty

Đảm bảo tên công ty không vi phạm pháp luật

Trong quá trình thay đổi tên công ty, các doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo tên công ty mới không vi phạm pháp luật bằng cách tra cứu chuyên sâu trên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia để xác minh tính duy nhất của tên công ty, tranh xung đột với các doanh nghiệp đã đăng ký.

Bên cạnh đó, việc kiểm tra tên công ty kỹ lưỡng cũng nhằm đảm bảo không nhầm lẫn với nhãn hiệu, thương hiệu đã được đăng ký theo Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi bổ sung 2022.

Các doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến tư vấn từ các công ty Luật chuyên nghiệp để được hướng dẫn chi tiết khi lựa chọn tên phù hợp với chiến lược thương hiệu và quy định pháp luật, nhằm giảm thiểu nguy cơ tranh chấp pháp lý trong tương lai.

Thời hạn và chi phí thực hiện thủ tục thay đổi tên tiếng Việt, tên Tiếng Anh, tên vết tắt của công ty TNHH

• Thời gian: Quy trình xử lý mất 3-5 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp cần bổ sung, thời gian có thể kéo dài thêm tùy mức độ phức tạp.
• Chi phí:
  • Lệ phí đăng ký thay đổi: 50.000 đồng (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC).
  • Chi phí khắc dấu mới: 300.000 – 500.000 đồng, tùy đơn vị cung cấp.
  • Dịch vụ tư vấn pháp lý (nếu có).

Điều kiện doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi thay đổi tên công ty TNHH

• Tên công ty được đặt theo đúng quy định của pháp luật và không trùng với công ty đã được Cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trên hệ thống cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia;
• Có hồ sơ thay đổi tên công ty TNHH hợp lệ theo quy định của pháp luật;
• Doanh nghiệp đã đăng ký thông tin số điện thoại liên lạc, địa chỉ email;
• Ngành nghề kinh doanh của công ty đã được áp mã ngành cấp 4 theo quy định Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam;
• Doanh nghiệp đã thực hiện kê khai đầy đủ thông tin về đăng ký kinh doanh;
• Không bị treo mã số thuế trên hệ thống quản lý thuế;
• Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

Dịch vụ thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty TNHH của Luật Việt An

• Hỗ trợ tra cứu tên mới trên Hệ thống mạng quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
• Soạn thảo đầy đủ hồ sơ thay đổi tên (quyết định, biên bản họp, thông báo thay đổi);
• Đại diện nộp hồ sơ trực tuyến và nhận kết quả trực tiếp tại Sở Tài chính;
• Xử lý các yêu cầu bổ sung từ cơ quan chức năng nếu có;
• Hướng dẫn khắc dấu công ty theo tên mới;
• Tư vấn cập nhật thông tin với cơ quan thuế, ngân hàng và đối tác;
• Đảm bảo quy trình nhanh chóng, chính xác, tuân thủ pháp luật;
• Cung cấp dịch vụ trọn gói, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp;

Nếu doanh nghiệp có bất kỳ khó khăn nào liên quan đến quá trình thay đổi tên công ty TNHH vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hướng dẫn và hỗ trợ nhanh nhất!