Thủ tục thay đổi trụ sở văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Sau một thời gian thành lập và hoạt động văn phòng đại diện tại Việt Nam, nhiều thương nhân nước ngoài sẽ có nhu cầu thay đổi địa chỉ của trụ sở văn phòng. Lí do phổ biến cho sự thay đổi này thông thường là do hợp đồng thuê trụ sở tại địa chỉ cũ hết hạn, hoặc thương nhân không còn nhu cầu sử dụng địa chỉ đó vì những bất lợi về mặt địa lý, giá cả thuê,…Lúc này, thương nhân nước ngoài cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, cụ thể như sau:

Căn cứ vào Nghị định 07/2016/NĐ-CP:

• Trường hợp thay đổi trụ sở trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý, thương nhân sẽ tiến hành thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
• Trường hợp từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác, thương nhân nước ngoài sẽ tiến hành thủ tục xin cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

1. Thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:

• Đơn đề nghị điều chỉnh giấy phép (theo mẫu);
• Hợp đồng thuê trụ sở hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản chính Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho cá nhân khác (trường hợp người có nghĩa vụ không tự mình trực tiếp thực hiện thủ tục).

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên, thương nhân nước ngoài có văn phòng đại diện nằm ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao sẽ nộp hồ sơ tại Sở Công Thương. Trường hợp văn phòng đại diện nằm trong các khu vực nêu trên, hồ sơ sẽ được nộp tại Ban quản lý của khu vực đó.

Thời gian xử lý hồ sơ: 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.

Kết quả: Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (với địa chỉ mới) hoặc văn bản từ chối điều chỉnh có nêu rõ lí do.

Lưu ý: Thủ tục phải được thực hiện trong thời hạn 60 ngày kể từ khi thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện.

2. Thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Trước khi thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại cơ quan cấp phép tại nơi chuyển đến, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện cơ quan cấp phép tại nơi chuyển đi.

Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại nơi chuyển đi gồm có:

• Đơn đề nghị (theo mẫu);
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên tại cơ quan cấp phép văn phòng đại diện.

Thời hạn thực hiện: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Kết quả: Cơ quan cấp phép có nghĩa vụ công bố thông tin của văn phòng đại diện trên cổng thông tin quốc gia.

Sau đó, doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục xin cấp lại Giấy phép tại cơ quan cấp phép nơi chuyển đi.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:

• Đơn đề nghị cấp lại giấy phép;
• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện gửi cho Cơ quan quản lý tại nơi chuyển đi (theo mẫu);
• Bản sao Giấy phép thành lập văn phòng đại diện đã được cấp;
• Hợp đồng thuê trụ sở hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho cá nhân khác (trường hợp người có nghĩa vụ không tự mình trực tiếp thực hiện thủ tục).

Thời gian xử lý hồ sơ: 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.

Lệ phí: 1.500.000 đồng/1 giấy phép

Kết quả: Giấy phép thành lập văn phòng đại diện hoặc văn bản từ chối cấp phép có nêu rõ lí do.

Lưu ý: Thủ tục phải đi thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ khi có sự thay đổi trụ sở.

Trong tất cả các hồ sơ nêu trên, tài liệu liên quan đến nhà đầu tư nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch sang Tiếng Việt và công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam trước khi đem nộp.

Mọi thắc mắc về thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để biết thêm chi tiết.

Công ty TNHH Luật Việt An là đơn vị uy tín và chuyên nghiệp cung cấp các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục liên quan đến các lĩnh vực: đầu tư nước ngoài; thành lập doanh nghiệp; xin giấy phép con các ngành, nghề có điều kiện; bảo hộ sở hữu trí tuệ; giấy phép lao động…