Top lỗi thường gặp khi tự làm hồ sơ thành lập công ty
Khi có nhu cầu thành lập công ty, nhiều cá nhân muốn tự mình thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp nhằm tiết kiệm chi phí và chủ động thời gian. Tuy nhiên, trên thực tế, việc tự làm hồ sơ thành lập công ty lại tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Vì chưa nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành và thủ tục hành chính nên không ít người gặp phải những sai sót khiến hồ sơ bị trả lại, làm mất thời gian sửa đổi, gây chậm trễ kế hoạch kinh doanh. Sau đây, Luật Việt An xin cung cấp đến quý khách hàng top lỗi thường gặp khi tự làm hồ sơ thành lập công ty.
Hồ sơ thành lập công ty bao gồm những gì?
Đối với từng loại hình doanh nghiệp thì thành phần hồ sơ sẽ khác nhau. Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, thành phần chủ yếu của hồ sơ thành lập công ty bao gồm:
Danh sách cổ đông sáng lập, danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần theo mẫu;
Bản sao các giấy tờ sau đây:
Giấy tờ pháp lý của cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân, người đại diện theo pháp luật, thành viên, chủ sở hữu, cổ đông công ty;
Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên, cổ đông, chủ sở hữu là tổ chức;
Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên, cổ đông, chủ sở hữu là tổ chức;
Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phần vốn góp của tổ chức;
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Top lỗi thường gặp khi tự làm hồ sơ thành lập công ty
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp không phù hợp
Luật Doanh nghiệp 2020, ghi nhận 05 loại hình doanh nghiệp có thể lựa chọn đăng ký thành lập gồm:
Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên;
Công ty cổ phần;
Doanh nghiệp tư nhân;
Công ty hợp danh.
Sự khác nhau cơ bản giữa các loại hình doanh nghiệp là về số lượng thành viên, chế độ trách nhiệm và cơ chế huy động vốn của doanh nghiệp. Nhiều trường hợp vì không xác định rõ bản chất của các loại hình doanh nghiệp, dẫn đến lựa chọn loại hình doanh nghiệp không phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Ví dụ:
Lựa chọn thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thay vì công ty cổ phần/công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên trong khi có nhiều nhà đầu tư cùng góp vốn, dẫn đến các nhà đầu tư khác không có quyền lợi pháp lý rõ ràng;
Các nhà đầu tư muốn huy động vốn góp từ các nhà đầu tư khác nhằm mở rộng lĩnh vực kinh doanh đa ngành nghề, tuy nhiên lại lựa chọn thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn thay vì chọn công ty cổ phần là loại hình có quyền phát hành chứng khoán nên khả năng huy động vốn rất lớn.
Đặt tên công ty trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty khác
Một trong những lỗi thường gặp khi đăng ký thành lập công ty là đặt tên công ty trùng với doanh nghiệp khác hoặc tên công ty không hợp lệ.
Điều 37, Điều 38, Điều 39 Luật Doanh nghiệp quy định rất chặt chẽ quy chuẩn đặt tên công ty, tuy nhiên, nhiều người vì không nắm rõ quy định dẫn đến đặt tên sai cấu trúc, sai loại hình doanh nghiệp… đây là lý do để cơ quan đăng ký kinh doanh có từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp.
Ngoài ra, vì không biết cách tra cứu tên công ty trước khi đăng ký hoặc không xác định được thế nào là tên trùng/tên gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác, nên trường hợp tên doanh nghiệp dự kiến đăng ký đã trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác đã đăng ký, người thành lập bị buộc phải thay đổi tên công ty.
Ngoài ra, lỗi đặt tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài không đúng cũng là lỗi thường gặp khi thành lập doanh nghiệp.
Không đăng ký đúng ngành nghề kinh doanh
Khi đăng ký thành lập công ty, công ty phải đăng ký các ngành nghề dự kiến sẽ hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp phải lựa chọn ngành nghề kinh doanh theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, thông thường doanh nghiệp thường mắc phải các lỗi sau khi đăng ký ngành nghề:
Ghi ngành, nghề kinh doanh không đúng theo quy định như: Ghi mã ngành cấp 2, cấp 3, không ghi mã ngành cấp 4; Ghi sai chi tiết mã ngành cấp 4 hoặc nội dung chi tiết không phù hợp với mã ngành cấp 4; Ghi tên ngành nghề kinh doanh có điều kiện không đúng với tên ngành, nghề quy định tại các văn bản pháp luật chuyên ngành…
Đăng ký sai hoặc thiếu ngành nghề kinh doanh gây khó khăn trong việc xuất hóa đơn sau này;
Không thể xin được giấy phép con do đăng ký sai mã ngành hoặc sai tên ngành nghề;
Đăng ký quá nhiều ngành nghề ảnh hưởng đến sự minh bạch, uy tín công ty.
Đặt số vốn điều lệ không phù hợp hoặc không đáp ứng điều kiện về vốn pháp định
Vốn điều lệ ảnh hưởng đến uy tín, quyết định năng lực tài chính với đối tác, khách hàng, một số ngành nghề yêu cầu vốn điều lệ tối thiểu. Người thành lập công ty thường mắc phải các lỗi sau khi đặt vốn điều lệ:
Đặt vốn điều lệ không phù hợp với quy mô của công ty:
Khi doanh nghiệp muốn giảm bớt nghĩa vụ tài chính ban đầu (Ví dụ: Nộp thuế môn bài) thông thường sẽ đăng ký mức vốn điều lệ thấp. Tuy nhiên, việc đặt vốn điều lệ thấp ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, khiến đối tác khi ngờ năng lực tài chính của doanh nghiệp).
Đăng ký vốn điều lệ quá cao ảnh hưởng đến mức lệ phí môn bài phải nộp của doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp có vốn điều lệ hơn 10 tỷ đồng phải nộp lệ phí môn bài là 03 triệu đồng/năm). Đồng thời, công ty đặt vốn điều lệ quá cao tăng nguy cơ bị các cơ quan chức năng thanh tra, trường hợp doanh nghiệp không giải trình hoặc chứng minh được đã góp đủ số vốn thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi kê khai khống vốn điều lệ;
Không đáp ứng điều kiện về vốn pháp định đối với những ngành nghề kinh doanh yêu cầu mức vốn điều lệ tối thiểu (Ví dụ: Công ty kinh doanh dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài phải có mức vốn điều lệ tối thiểu là 5 tỷ đồng; Công ty hoạt động môi giới chứng khoán phải có mức vốn điều lệ tối thiểu là 25 tỷ đồng…)
Thành phần hồ sơ không đầy đủ theo quy định pháp luật
Với những người lần đầu thành lập công ty thường mắc nhiều sai sót khi chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp, điều này khiến hồ sơ bị cán bộ yêu cầu sửa đổi, bổ sung nhiều lần, gây mất thời gian. Sau đây là các lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty:
Thiếu giấy tờ bắt buộc như điều lệ công ty, danh sách thành viên, bản sao giấy tờ pháp lý…;
Giấy tờ không hợp lệ (Ví dụ: Giấy tờ pháp lý cá nhân hết hạn; Nội dung điều lệ không đúng; Các văn bản không thực hiện đúng mẫu theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT…).
Trụ sở chính của công ty không hợp pháp
Trụ sở chính của công ty không hợp pháp là lỗi nghiêm trọng khi thành lập công ty.
Đặt trụ sở chính công ty tại chung cư, nhà tập thể chỉ có mục đích để ở;
Địa chỉ công ty không rõ ràng, do không xác định được cụ thể, chi tiết đơn vị hành chính cấp 4 là số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn;
Không cung cấp số điện thoại, email của công ty (Tất cả các địa phương đều bắt buộc công ty phải có số điện thoại; riêng ở Hà Nội bắt buộc số điện thoại và email công ty.
Bỏ qua các thủ tục bắt buộc sau khi thành lập
Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, vì không nắm bắt được các quy định liên quan nên doanh nghiệp thường mắc phải lỗi sau:
Không treo biển tên công ty tại địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký, khi cơ quan quản lý thuế và các đơn vị có liên quan đi kiểm tra, xác minh không tìm thấy doanh nghiệp tại địa chỉ đã đăng ký, có thể phát sinh các hậu quả pháp lý sau:
Bị xử phạt vi phạm hành chính;
Bị đóng mã số thuế doanh nghiệp;
Không được phép xuất hóa đơn; Không được mua hóa đơn của cơ quan thuế;
Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng…
Không đăng ký mua chữ ký số do vậy doanh nghiệp không thể thực hiện các thủ tục bắt buộc phải có chữ ký số như kê khai thuế, nộp thuế, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, sử dụng hóa đơn điện tử…
Chậm trễ trong đăng ký thuế lần đầu; Sai sót trong kê khai thuế (Nhập sai thông tin doanh nghiệp trong hồ sơ khai thuế; Kê khai không đúng biểu mẫu theo quy định…);
Một số lưu ý khi tự làm hồ sơ thành lập công ty
Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng và lên kế hoạch kinh doanh cụ thể;
Nghiên cứu kỹ quy định pháp luật về điều kiện kinh doanh ngành nghề (Vốn điều lệ tối thiểu, loại hình doanh nghiệp, điều kiện về nhân sự, giấy phép con…) nếu bạn muốn kinh doanh ngành nghề có điều kiện;
Tra cứu kỹ và lựa chọn đúng mã ngành phù hợp mà bạn muốn kinh doanh theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg về hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam;
Tuân thủ quy định đặt tên doanh nghiệp theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 và cần phải thực hiện tra cứu tên doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ ;
Nghiên cứu kỹ quy định pháp luật về thành phần hồ sơ thành lập công ty đối với mỗi loại hình doanh nghiệp;
Kiểm tra kỹ giấy tờ liên quan đến địa chỉ trụ sở chính (như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; Giấy phép xây dựng; hợp đồng thuê nhà…) chứng minh mục đích sử dụng không phải để ở;
Nhờ sự hỗ trợ của các đơn vị tư vấn pháp lý;
Nghiên cứu kỹ các quy định pháp luật khác liên quan sau khi thành lập công ty như pháp luật về thuế, lao động, bảo hiểm xã hội.
Luật Việt an cung cấp dịch vụ thành lập công ty đa dạng, toàn diện từ bước chuẩn bị hồ sơ đến khi được cấp giấy phép và sau khi thành lập;
Tiết kiệm thời gian và chi phí xử lý thủ tục hành chính, giúp bạn tập trung vào phát triển kinh doanh;
Giúp soạn thảo hồ sơ theo đúng quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro bị từ chối;
Tư vấn khách hàng thực hiện đúng quy định pháp luật, đúng nhu cầu và chiến lược kinh doanh.
Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn top lỗi thường gặp khi tự làm hồ sơ thành lập công ty xin vui lòng liên hệ Công ty luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động số: 01010266/TP/ĐKHĐ, cấp lần đầu ngày 23/10/2007 tại Sở Tư pháp Thành phố Hà Nội.
