Dịch vụ tư vấn cấp tem Apostille

Dịch vụ tư vấn cấp tem Apostille đang trở thành giải pháp thiết yếu đối với các cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tài liệu công tại nước ngoài. Thay vì phải trải qua quy trình chứng nhận lãnh sự truyền thống với nhiều bước thủ tục phức tạp, việc đóng dấu chứng nhận Apostille giúp đơn giản hóa tối đa rào cản pháp lý giữa các quốc gia thành viên Công ước Hague. Bằng cách lựa chọn một dịch vụ chứng nhận Apostille chuyên nghiệp, quý khách sẽ được hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ chính xác, tối ưu hóa thời gian xử lý và đảm bảo văn bản có giá trị pháp lý hợp lệ ngay lập tức để phục vụ công việc quốc tế.

Tem Apostille là gì?

Tem Apostille là con dấu hoặc nhãn dán đặc biệt dùng để xác thực chữ ký và con dấu trên giấy tờ công, giúp giấy tờ được công nhận giữa các nước trong Công ước La Hay (Hague).

Đặc điểm chính của Tem Apostille

• Chức năng: Xác nhận chữ ký, chức danh của người ký và con dấu trên giấy tờ là thật.
• Lợi ích: Giúp miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự phức tạp tại Đại sứ quán.
• Phạm vi: Chỉ có giá trị sử dụng giữa các quốc gia là thành viên của Công ước La Hay.

Danh sách các quốc gia áp dụng Công ước Apostille

Tính đến năm 2026, Công ước Hague 1961 (Công ước Apostille) về miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công nước ngoài có khoảng 129 quốc gia và vùng lãnh thổ thành viên. Khi lưu thông tài liệu giữa các quốc gia này, người dùng chỉ cần xin cấp tem chứng nhận Apostille thay vì phải thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước thông qua Đại sứ quán.

Khu vực chính	Phân vùng	Danh sách các quốc gia thành viên
Châu Á – Thái Bình Dương	Việt Nam	Việt Nam (Đã nộp lưu chiểu văn kiện, hiệu lực từ 11/09/2026)
	Đông Á & Đông Nam Á	Trung Quốc (bao gồm cả Hong Kong, Macao), Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Indonesia, Philippines, Brunei.
	Nam Á & Trung Á	Ấn Độ, Pakistan, Kazakhstan, Kyrgyzstan, Tajikistan, Uzbekistan, Mông Cổ.
	Châu Đại Dương	Úc (Australia), New Zealand, Fiji, Quần đảo Cook, Quần đảo Marshall, Niue, Palau, Samoa, Tonga, Vanuatu.
	Trung Đông (Châu Á)	Ả Rập Xê Út (Saudi Arabia), Bahrain, Israel, Oman, Jordan.
Châu Âu	Khối EU & Tây Âu	Anh, Pháp, Đức, Ý, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Hà Lan, Bỉ, Thụy Sĩ, Thụy Điển, Đan Mạch, Na Uy, Phần Lan, Áo, Ireland, Luxembourg, Monaco, Liechtenstein, San Marino, Andorra.
	Đông Âu & Nam Âu	Nga, Ukraine, Ba Lan, Cộng hòa Séc, Slovakia, Hungary, Romania, Bulgaria, Hy Lạp, Thổ Nhĩ Kỳ, Croatia, Serbia, Slovenia, Bosnia & Herzegovina, Montenegro, Bắc Macedonia, Albania, Kosovo, Moldova, Belarus, Cộng hòa Síp (Cyprus), Malta.
	Vùng Caucasus	Armenia, Azerbaijan, Georgia.
Châu Mỹ	Bắc Mỹ	Hoa Kỳ, Canada (chính thức áp dụng từ 01/2024), Mexico.
	Nam Mỹ	Argentina, Brazil, Chile, Colombia, Peru, Ecuador, Venezuela, Bolivia, Paraguay, Uruguay, Guyana, Suriname.
	Trung Mỹ & Caribbean	Costa Rica, Panama, Honduras, Guatemala, El Salvador, Nicaragua, Belize, Bahamas, Barbados, Jamaica, Cộng hòa Dominica, Antigua & Barbuda, Dominica, Grenada, Saint Kitts & Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent & Grenadines, Trinidad & Tobago.
Châu Phi	Bắc Phi	Maroc (Morocco), Tunisia, Algeria (hiệu lực từ 07/2026).
	Nam Phi & Cận Sahara	Nam Phi, Botswana, Namibia, Lesotho, Eswatini, Malawi, Burundi, Rwanda, Liberia, Senegal, Cape Verde, São Tomé & Príncipe, Seychelles, Mauritius.

So sánh chứng nhận Apostille và chứng nhận lãnh sự / hợp pháp hóa lãnh sự

Tiêu chí so sánh	Chứng nhận Apostille	Chứng nhận lãnh sự / Hợp pháp hóa lãnh sự
Căn cứ pháp lý	Công ước La Haye (1961)	Quy định ngoại giao riêng của từng quốc gia
Phạm vi áp dụng	Chỉ áp dụng giữa các quốc gia thành viên Công ước	Áp dụng cho các quốc gia chưa tham gia Công ước
Số lượng cơ quan xác minh	Chỉ cần 1 cơ quan có thẩm quyền cấp tem Apostille tại nước phát hành	Thường qua 2 bước: Bộ Ngoại giao + Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước tiếp nhận
Thời gian thực hiện	Nhanh chóng, quy trình tối giản	Lâu hơn do qua nhiều cấp bộ ngành
Mẫu tem/Con dấu	Mẫu tem Apostille chuẩn hóa quốc tế (10 mục cố định)	Tem/con dấu chứng nhận lãnh sự theo quy chuẩn riêng

Các loại giấy tờ được cấp tem Apostille

Với việc Việt Nam chính thức là thành viên thứ 129 của Công ước La Hay 1961 và áp dụng quy định từ ngày 11/09/2026, quy trình hợp pháp hóa giấy tờ công (public documents) giữa Việt Nam và 128 quốc gia thành viên khác sẽ được rút gọn bằng một bước duy nhất là cấp tem Apostille, thay vì quy trình Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự đa bước như trước đây.

Dưới đây là chi tiết các loại giấy tờ công của Việt Nam sẽ thuộc diện được cấp tem Apostille để mang ra nước ngoài sử dụng (và ngược lại đối với giấy tờ nước ngoài mang vào Việt Nam) kể từ ngày quy định có hiệu lực:

Nhóm giấy tờ hành chính và hộ tịch

• Giấy khai sinh, Giấy chứng sinh, Giấy chứng tử.
• Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
• Phiếu lý lịch tư pháp (Số 1 và Số 2).
• Quyết định ly hôn, văn bản xác nhận quyền nuôi con.

Nhóm hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và đầu tư

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC).
• Điều lệ công ty, Giấy chứng nhận mẫu dấu.
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO), Giấy chứng nhận chất lượng (CQ).
• Báo cáo tài chính, Giấy chứng nhận mã số thuế, Thông báo nộp thuế.

Nhóm tài liệu học thuật và y tế

• Bằng tốt nghiệp (Trung học, Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ).
• Bảng điểm học tập, chứng chỉ đào tạo nghề nghiệp.
• Giấy khám sức khỏe, hồ sơ bệnh án từ các bệnh viện công lập.

Nhóm văn bản công chứng

• Hợp đồng dân sự, thương mại, hợp đồng lao động đã qua công chứng.
• Giấy ủy quyền, văn bản đồng ý ủy quyền có xác nhận của công chứng viên.
• Bản sao y bản chính các loại giấy tờ tùy thân (CCCD, Hộ chiếu) được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng.

Nhóm văn bản tư pháp

• Bản án, quyết định của Tòa án nhân dân các cấp.
• Tài liệu do cơ quan thi hành án hoặc Viện kiểm sát ban hành

Do thời điểm hiện tại (tháng 07/2026) vẫn chưa đến mốc có hiệu lực chính thức là 11/09/2026, các cơ quan hành chính nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân khi xử lý hồ sơ có yếu tố nước ngoài vẫn cần thực hiện theo quy trình Chứng nhận/Hợp pháp hóa lãnh sự hiện hành để đảm bảo tính hợp lệ pháp lý của văn bản, trừ khi có văn bản hướng dẫn áp dụng thí điểm hoặc chuyển tiếp từ Bộ Ngoại giao. Các tài liệu do cơ quan ngoại giao/lãnh sự trực tiếp lập, hoặc văn bản hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động hải quan/thương mại thuần túy có thể không thuộc phạm vi cấp tem Apostille theo quy định của Công ước.

Thủ tục xin cấp tem Apostille mới nhất

Thủ tục xin cấp tem Apostille đối với giấy tờ công của Việt Nam, được cập nhật theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP (chính thức có hiệu lực từ ngày 11/09/2026). Theo quy định mới, thủ tục xin cấp chứng nhận Apostille sẽ thay thế cho quy trình hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ sử dụng tại các quốc gia thành viên Công ước Hague.

Cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille

• Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ: Bộ Ngoại giao Việt Nam (thông qua Cục Lãnh sự tại Hà Nội, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh hoặc các cơ quan địa phương được phân cấp).

Hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille

Hồ sơ được lập thành 01 bộ.

Thành phần hồ sơ theo phương thức nộp được quy định như sau:

Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính

• Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành;
• Bản chính giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille; trường hợp giấy tờ công là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực thì nộp bản sao, bản dịch đó. Giấy tờ công phải được giữ nguyên vẹn, không bị tháo rời, tẩy xóa hoặc làm thay đổi nội dung.

Nộp trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia

• Tờ khai theo biểu mẫu điện tử tương tác;

Bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Thời hạn giải quyết

Thời gian xử lý phụ thuộc vào hình thức nộp và số lượng giấy tờ:

Số lượng giấy tờ	Hồ sơ nộp bưu chính	Hồ sơ nộp trực tuyến toàn trình
Từ 01 – 04 giấy tờ	01 ngày làm việc	Trong ngày làm việc
Từ 05 – 09 giấy tờ	02 ngày làm việc	01 ngày làm việc
Từ 10 giấy tờ trở lên	04 ngày làm việc	03 ngày làm việc

Phí nhà nước cấp tem Apostille

Hiện tại, việc thu phí đối với các thủ tục xác nhận giấy tờ công mang ra nước ngoài sử dụng được điều chỉnh theo Thông tư 157/2016/TT-BTC. Khi cơ chế Apostille chính thức áp dụng (từ 11/09/2026), mức phí dự kiến vẫn bám sát biểu phí quản lý hành chính này trừ khi Bộ Tài chính ban hành Thông tư mới thay thế.

Loại phí / Lệ phí	Mức thu (VNĐ)	Ghi chú
Phí cấp tem Apostille / Chứng nhận lãnh sự	30.000 đ / bản	Thu trên mỗi bản tài liệu được đóng dấu/dán tem xác nhận.
Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu	5.000 đ / bản	Áp dụng nếu có yêu cầu cấp thêm bản sao từ cơ quan xử lý.
Phí dịch thuật và công chứng (tại Phòng Tư pháp/Phòng Công chứng)	Theo quy định của nhà nước	Tính theo số trang và ngôn ngữ đích (thường từ 50.000đ – 150.000đ/trang tùy ngôn ngữ).

Lưu ý khi thực hiện thủ tục cấp tem Apostille

Kiểm tra tư cách thành viên Công ước La Haye

• Nguyên tắc áp dụng: Tem Apostille chỉ có giá trị pháp lý khi cả hai quốc gia (quốc gia ban hành tài liệu và quốc gia tiếp nhận tài liệu) đều là thành viên của Công ước La Haye 1961.
• Trường hợp ngoại lệ: Nếu một trong hai quốc gia không tham gia Công ước, tài liệu bắt buộc phải trải qua quy trình Chứng nhận lãnh sự / Hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống (bao gồm xác nhận của Bộ Ngoại giao và cơ quan Lãnh sự).

Yêu cầu khắt khe về tình trạng và hình thức văn bản

• Tính nguyên vẹn: Văn bản (bản gốc hoặc bản sao y chứng thực) phải còn nguyên vẹn, không rách nát, chắp vá hay mờ thông tin.
• Không tẩy xóa: Mọi dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa trên văn bản nếu không có chữ ký đính chính và đóng dấu giáp lai xác nhận của cơ quan ban hành đều sẽ khiến hồ sơ bị từ chối.
• Chữ ký và con dấu hợp lệ: Chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu trên tài liệu phải là dấu mực tươi, rõ nét. Chữ ký và mẫu dấu này phải khớp hoàn toàn với dữ liệu đã được đăng ký/lưu trữ tại cơ quan cấp tem Apostille.

Đảm bảo đúng thẩm quyền cấp tem (Nguyên tắc lãnh thổ)

• Tem Apostille chỉ được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của chính quốc gia đã phát hành tài liệu đó.
• Ví dụ: Bằng đại học cấp tại Hoa Kỳ phải do cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ (như Văn phòng Bang – Secretary of State) cấp tem Apostille. Bạn không thể mang văn bằng của Hoa Kỳ sang cơ quan thẩm quyền của Anh hay Úc để xin cấp tem.

Trình tự dịch thuật công chứng

• Bạn cần xác minh rõ yêu cầu từ cơ quan tiếp nhận hồ sơ ở nước ngoài về thứ tự thực hiện:
  • Cách 1: Xin tem Apostille trên văn bản gốc -> Dịch thuật công chứng tài liệu đã có tem.
  • Cách 2: Dịch thuật công chứng văn bản gốc -> Xin tem Apostille dán trên bản dịch.
  • Cách 3: Phải xin tem Apostille trên cả bản gốc và bản dịch.
• Đa số các quốc gia ưu tiên áp dụng Cách 1 (Apostille trên bản gốc).

Dịch vụ tư vấn cấp tem Apostille – Công ty Luật Việt An

Công ty Luật Việt An là một trong những hãng luật uy tín tại Việt Nam, cung cấp chuyên sâu dịch vụ chứng nhận Apostille/ chứng nhận lãnh sự / Hợp pháp hóa lãnh sự (và sắp tới là thủ tục cấp tem Apostille khi quy định chính thức áp dụng từ 11/09/2026).

Dịch vụ này thường được Việt An tích hợp hỗ trợ cho các doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp trong nước có giao dịch quốc tế, người lao động nước ngoài tại Việt Nam (làm Giấy phép lao động), hoặc cá nhân có nhu cầu sử dụng giấy tờ xuyên quốc gia.

Khi sử dụng dịch vụ tại Luật Việt An, khách hàng sẽ được hỗ trợ trọn gói các bước thay vì phải tự làm việc với nhiều cơ quan hành chính khác nhau. Cụ thể:

• Tư vấn pháp lý ban đầu
• Dịch thuật và Công chứng
• Xử lý hồ sơ điện tử/trực tiếp
• Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước
• Xử lý các tình huống phát sinh

Dịch vụ áp dụng cho cả giấy tờ Việt Nam mang ra nước ngoài và giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam:

• Khối doanh nghiệp: Hồ sơ đăng ký đầu tư (IRC), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), Báo cáo tài chính, Điều lệ công ty, Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Hợp đồng thương mại.
• Khối cá nhân (Lao động / Cư trú): Bằng cấp, chứng chỉ, Phiếu lý lịch tư pháp, Giấy khám sức khỏe, Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn (phục vụ xin Giấy phép lao động hoặc thẻ tạm trú).

Quy trình phối hợp với Luật Việt An khá tinh gọn, khách hàng chỉ cần cung cấp:

• Bản gốc hoặc bản sao y công chứng giấy tờ, tài liệu cần xin tem Apostille/Hợp pháp hóa lãnh sự.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu (CCCD/Hộ chiếu).
• Văn bản ủy quyền (theo mẫu do Luật Việt An soạn thảo để đại diện khách hàng đi làm thủ tục).

Một số câu hỏi liên quan

Tem Apostille có hiệu lực trong bao lâu?

Tem Apostille thông thường không có thời hạn hết hiệu lực. Tuy nhiên, thời hạn sử dụng thực tế sẽ phụ thuộc vào quy định của cơ quan tiếp nhận hồ sơ hoặc thời hạn của chính bản gốc giấy tờ đó (ví dụ: Lý lịch tư pháp thường có giá trị trong 6 tháng).

Có thể tự xin cấp tem Apostille trực tuyến được không?

Một số quốc gia đã triển khai hệ thống e-Apostille (Apostille điện tử). Bạn có thể nộp và nhận kết quả qua mạng nếu quốc gia phát hành tài liệu hỗ trợ cơ chế này.

Sự khác biệt lớn nhất giữa tem Apostille và chứng nhận lãnh sự thông thường là gì?

Sự khác biệt lớn nhất là tem Apostille giúp lược bỏ bước xác nhận thứ hai tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước tiếp nhận, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho người thực hiện.

Sử dụng dịch vụ tư vấn cấp tem Apostille trọn gói mất bao lâu thì nhận được kết quả?

Thời gian xử lý thông thường từ 3 – 7 ngày làm việc tùy thuộc vào quốc gia cấp và loại giấy tờ. Đối với các gói dịch vụ hỏa tốc, thời gian có thể rút ngắn chỉ từ 1 – 3 ngày.

Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến dịch vụ tư vấn cấp tem Apostille, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ!