Công ước LaHay (Apostille) về xóa bỏ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài là điều ước quốc tế quan trọng giúp đơn giản hóa thủ tục xác thực giấy tờ công giữa các quốc gia thành viên. Việc Việt Nam tham gia Công ước Apostille không chỉ góp phần giảm thời gian, chi phí thực hiện thủ tục hành chính mà còn tạo thuận lợi cho hoạt động đầu tư, thương mại, lao động, học tập và các giao dịch dân sự có yếu tố nước ngoài. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ Công ước Apostille là gì, giấy tờ nào được áp dụng và trường hợp nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự. Bài viết dưới đây sẽ giúp làm rõ các vấn đề này.
Công ước LaHay (Apostille) về xóa bỏ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài là gì?
Sự ra đời của Công ước Apostille
Công ước Apostille là tên gọi phổ biến của Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về xóa bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công nước ngoài (Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents).
Công ước được xây dựng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu thông giấy tờ công giữa các quốc gia thành viên thông qua việc thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bằng chứng nhận Apostille.
Theo cơ chế truyền thống, để một giấy tờ công do cơ quan nước ngoài cấp được sử dụng hợp pháp tại quốc gia khác, giấy tờ đó thường phải trải qua nhiều bước xác nhận như:
- Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia cấp giấy tờ;
- Chứng nhận của Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được ủy quyền;
- Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi giấy tờ sẽ được sử dụng.
Quy trình này có thể kéo dài nhiều ngày hoặc nhiều tuần, đồng thời phát sinh đáng kể chi phí đi lại, dịch thuật và lệ phí.
Công ước Apostille ra đời nhằm đơn giản hóa quy trình này. Theo đó, thay vì thực hiện nhiều bước xác nhận, giấy tờ công chỉ cần được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được cấp cấp chứng nhận Apostille. Khi đáp ứng các điều kiện của Công ước, giấy tờ sẽ được công nhận tại quốc gia thành viên khác mà không phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Cần lưu ý rằng Apostille không xác nhận nội dung của giấy tờ, mà chỉ xác nhận tính xác thực của chữ ký, con dấu, chức danh của người ký hoặc cơ quan ban hành giấy tờ công.
Nội dung chính của Công ước
Công ước gồm 15 điều nhằm tạo điều kiện thuận lợi để giấy tờ công của quốc gia thành viên này được lưu thông, sử dụng trên lãnh thổ quốc gia thành viên khác. Công ước cách thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước tại cả nước gốc và nước tiếp nhận giấy tờ (chứng nhận lãnh sự tại nước gốc và hợp pháp hóa lãnh sự tại nước tiếp nhận giấy tờ) bằng việc cấp tem Apostille tại nước gốc. Về nguyên tắc, Công ước áp dụng đối với giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên cấp để sử dụng tại quốc gia thành viên khác.
Giấy tờ công
Giấy tờ công được xác định theo pháp luật quốc gia gốc trong phạm vi được nêu tại Điều 1 Công ước bao gồm:
- Quyết định, bản án hoặc văn bản do cơ quan tư pháp ban hành;
- Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử và các giấy tờ hộ tịch khác;
- Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy tờ do cơ quan nhà nước cấp;
- Tài liệu do cơ quan công chứng chứng nhận;
- Các giấy tờ hành chính khác theo quy định của pháp luật.
Lưu ý rằng đối với các giấy tờ liên quan đến hoạt động thương mại hoặc hải quan “bị loại trừ ra khỏi phạm vi hiệu lực của Công ước vì các Quốc gia đàm phán Công ước (chủ yếu là các Quốc gia châu Âu…) đã không yêu cầu các giấy tờ đó phải được hợp pháp hoá, hoặc đã có thủ tục đơn giản hoá cho việc xuất trình các giấy tờ đó”.
Thủ tục chứng nhận
Công ước quy định giấy tờ công thuộc phạm vi điều chỉnh chỉ cần được xác thực thông qua việc dán tem Apostille. Tem này xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ, nhưng không xác nhận nội dung tài liệu.
Thẩm quyền cấp Apostille
Công ước quy định mỗi quốc gia thành viên có nghĩa vụ chỉ định một hoặc nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp tem Apostille.
Mẫu tem Apostille
Mẫu tem Apostille được quy định thống nhất theo Phụ lục của Công ước và có thể được phát hành dưới dạng giấy hoặc điện tử (e-Apostille).
Việt Nam hoàn tất thủ tục gia nhập Công ước LaHay (Apostille) về xóa bỏ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài
Thực hiện chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính và tăng cường hội nhập quốc tế, ngày 12/12/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 407/NQ-CP, đồng ý việc gia nhập Công ước Apostille và ủy quyền cho Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ký Văn kiện gia nhập.
Ngày 31/12/2025, Văn kiện gia nhập của Việt Nam đã được lưu chiểu tại Bộ Ngoại giao Vương quốc Hà Lan – Cơ quan lưu chiểu Công ước, đồng thời được thông báo tới hơn 125 quốc gia thành viên. Theo quy định của Công ước, Công ước Apostille sẽ chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam, đồng thời được áp dụng giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên chấp thuận việc gia nhập này, kể từ ngày 11/9/2026.
Để triển khai việc thực hiện Công ước Apostille tại Việt Nam, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP quy định về cấp chứng nhận Apostille và việc tiếp nhận, sử dụng giấy tờ công theo Công ước, có hiệu lực từ ngày 11/9/2026.
Giấy tờ nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam theo Công ước Apostille
Việc áp dụng Công ước Apostille không đồng nghĩa với việc tất cả giấy tờ nước ngoài đều được sử dụng trực tiếp tại Việt Nam. Để được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Công ước và Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.
Theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên cấp, đã được cấp chứng nhận Apostille hợp lệ và thuộc phạm vi áp dụng của Công ước sẽ được tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Đồng thời, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có quyền kiểm tra, xác minh tính xác thực của chứng nhận Apostille khi cần thiết.
Ngược lại, việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự vẫn tiếp tục được áp dụng đối với các trường hợp như:
- Giấy tờ được cấp tại quốc gia không phải thành viên Công ước hoặc chưa có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam;
- Giấy tờ không thuộc phạm vi giấy tờ công hoặc không thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước;
- Các trường hợp khác theo quy định của Nghị định số 293/2026/NĐ-CP và pháp luật có liên quan.
Bảng so sánh Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự
| Tiêu chí | Apostille | Hợp pháp hóa lãnh sự |
| Cơ sở pháp lý | Công ước La Hay năm 1961 và Nghị định số 293/2026/NĐ-CP | Quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự |
| Phạm vi áp dụng | Giữa các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước | Chủ yếu áp dụng với quốc gia không thuộc cơ chế Apostille |
| Cơ quan xác nhận | Cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi cấp giấy tờ | Cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ và cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi sử dụng |
| Quy trình | Đơn giản, chỉ cần chứng nhận Apostille | Nhiều bước chứng nhận và hợp pháp hóa |
| Thời gian, chi phí | Tiết kiệm hơn | Thường kéo dài và phát sinh nhiều chi phí hơn |
Những loại giấy tờ thường phải hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam
Sau khi Việt Nam áp dụng Công ước Apostille, các giấy tờ dưới đây có thể được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nếu được cấp tại quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, đã được cấp chứng nhận Apostille hợp lệ và đáp ứng các điều kiện theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.
Giấy tờ phải hợp pháp hóa lãnh sự khi xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài
Đây là một trong những thủ tục sử dụng nhiều giấy tờ nước ngoài nhất tại Việt Nam. Các giấy tờ thường phải hợp pháp hóa lãnh sự gồm:
- Bằng đại học, bằng sau đại học;
- Chứng chỉ chuyên môn;
- Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc;
- Phiếu lý lịch tư pháp;
- Giấy khám sức khỏe được cấp ở nước ngoài (nếu thuộc trường hợp được sử dụng).
Khi các giấy tờ này được cấp Apostille theo đúng quy định, người lao động và doanh nghiệp sẽ không phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động tại Việt Nam.
Hồ sơ thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Đối với nhà đầu tư nước ngoài, hồ sơ thành lập công ty FDI tại Việt Nam thường sử dụng nhiều tài liệu do cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài cấp.
Các giấy tờ phổ biến gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận thành lập;
- Điều lệ doanh nghiệp;
- Báo cáo tài chính;
- Quyết định của chủ sở hữu hoặc công ty mẹ;
- Hộ chiếu của nhà đầu tư;
- Văn bản ủy quyền và các giấy tờ pháp lý khác.
Hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC)
Trong quá trình thực hiện dự án đầu tư, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thường phải điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư khi thay đổi nhà đầu tư, vốn đầu tư, địa điểm, mục tiêu hoặc tiến độ thực hiện dự án.
Các tài liệu thường phải sử dụng gồm:
- Quyết định của nhà đầu tư hoặc công ty mẹ;
- Báo cáo tài chính;
- Tài liệu chứng minh năng lực tài chính;
- Giấy tờ pháp lý của nhà đầu tư;
- Văn bản ủy quyền.
Nếu các giấy tờ này đã được cấp Apostille theo đúng quy định thì doanh nghiệp không phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp hồ sơ điều chỉnh dự án đầu tư.
Hồ sơ kết hôn, ly hôn có yếu tố nước ngoài
Đối với các thủ tục hộ tịch có yếu tố nước ngoài, nhiều giấy tờ được cấp tại nước ngoài phải được sử dụng tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Một số giấy tờ thường gặp gồm:
- Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân;
- Giấy khai sinh;
- Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn;
- Bản án hoặc quyết định ly hôn của tòa án nước ngoài;
- Văn bản thỏa thuận về tài sản hoặc quyền nuôi con (nếu có).
Các giấy tờ này cũng có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện áp dụng Công ước Apostille.
Một số giấy tờ khác
Ngoài các trường hợp nêu trên, nhiều loại giấy tờ khác cũng thường phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam như:
- Văn bằng, chứng chỉ phục vụ học tập hoặc làm việc;
- Hồ sơ du học;
- Hồ sơ định cư;
- Giấy ủy quyền;
- Hợp đồng thương mại;
- Hồ sơ nhận di sản, thừa kế có yếu tố nước ngoài;
- Hồ sơ đăng ký quyền sở hữu trí tuệ.
Việc xác định giấy tờ có được áp dụng Apostille hay vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào quốc gia cấp giấy tờ, loại giấy tờ và quy định của pháp luật chuyên ngành.
Lợi ích của Công ước Apostille đối với cá nhân và doanh nghiệp
Việc áp dụng Công ước LaHay (Apostille) không chỉ giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
Rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục
Trước đây, để sử dụng giấy tờ công của nước ngoài tại Việt Nam hoặc giấy tờ của Việt Nam ở nước ngoài, người dân thường phải thực hiện nhiều bước chứng nhận tại các cơ quan khác nhau. Quy trình này có thể kéo dài từ nhiều ngày đến nhiều tuần tùy từng quốc gia.
Khi áp dụng cơ chế Apostille, giấy tờ chỉ cần được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ chứng nhận Apostille theo quy định, từ đó giúp rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị hồ sơ.
Giảm chi phí cho cá nhân và doanh nghiệp
Việc không phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giúp giảm nhiều khoản chi phí như: Chi phí chứng nhận lãnh sự; chi phí hợp pháp hóa lãnh sự; chi phí đi lại; chi phí dịch vụ trung gian; chi phí phát sinh do kéo dài thời gian xử lý hồ sơ.
Đây là lợi ích đặc biệt đáng kể đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc các tập đoàn thường xuyên thực hiện giao dịch quốc tế.
Tạo thuận lợi cho hoạt động đầu tư và kinh doanh
Đối với nhà đầu tư nước ngoài, việc đơn giản hóa thủ tục xác thực giấy tờ giúp quá trình thành lập doanh nghiệp, điều chỉnh dự án đầu tư hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam diễn ra nhanh chóng hơn.
Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ dàng chuẩn bị hồ sơ trong các giao dịch thương mại, chuyển nhượng vốn, ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các thủ tục nội bộ có yếu tố nước ngoài.
Hỗ trợ người lao động và công dân thực hiện các thủ tục quốc tế
Người lao động nước ngoài, du học sinh, người kết hôn với người nước ngoài hoặc cá nhân có nhu cầu định cư ở nước ngoài sẽ được hưởng lợi từ việc giảm bớt các thủ tục xác thực giấy tờ.
Các thủ tục như xin giấy phép lao động, đăng ký kết hôn, công nhận bản án nước ngoài hoặc sử dụng văn bằng, chứng chỉ sẽ thuận lợi hơn khi giấy tờ đáp ứng điều kiện áp dụng Apostille.
Thúc đẩy cải cách hành chính và hội nhập quốc tế
Việc Việt Nam tham gia Công ước Apostille thể hiện nỗ lực cải cách thủ tục hành chính, phù hợp với xu hướng số hóa và hội nhập quốc tế.
Cơ chế này không chỉ tạo thuận lợi cho cá nhân và doanh nghiệp mà còn góp phần nâng cao môi trường đầu tư, tăng tính minh bạch trong quá trình tiếp nhận, sử dụng giấy tờ công và thúc đẩy hợp tác giữa Việt Nam với các quốc gia thành viên của Công ước.
Hướng dẫn cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công của Việt Nam
Theo Chương II Nghị định số 293/2026/NĐ-CP hướng dẫn cấp chứng nhận Apostille đối với giấy tờ công của Việt Nam như sau:
Giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille
- Giấy tờ do cơ quan, người có thẩm quyền trong hoạt động tố tụng, thi hành án: bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án hình sự; vi bằng;…
- Giấy tờ hành chính: giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu; giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và giấy tờ y tế khác;…
- Văn bản công chứng: Hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng.
- Văn bản chứng thực: Chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Các giấy tờ công khác do cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền của Việt Nam lập, cấp hoặc chứng nhận trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật cũng thuộc phạm vi cấp chứng nhận Apostille.
Thẩm quyền cấp chứng nhận
Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam, bao gồm: Cục Lãnh sự (trụ sở tại Hà Nội) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.
Nộp hồ sơ
Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua dịch vụ bưu chính:
- Tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille;
- Bản chính giấy tờ công đề nghị cấp chứng nhận Apostille; trường hợp giấy tờ công là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực thì nộp bản sao, bản dịch đó. Giấy tờ công phải được giữ nguyên vẹn, không bị tháo rời, tẩy xóa hoặc làm thay đổi nội dung.
Nộp trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia:
- Tờ khai theo biểu mẫu điện tử tương tác;
- Bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và đối chiếu thông tin trên giấy tờ công với thông tin trong tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille.
Thời hạn cấp chứng nhận Apostille đối với hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille bằng giấy:
- 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công;
- 02 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;
- 04 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.
Thời hạn cấp chứng nhận Apostille điện tử nộp trực tuyến toàn trình như sau:
- Trong ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công được tiếp nhận trước thời điểm theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; trường hợp tiếp nhận sau thời điểm đó thì tính vào ngày làm việc tiếp theo;
- 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;
- 03 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.
Câu hỏi thường gặp về Công ước LaHay (Apostille)
Công ước LaHay (Apostille) có thay thế hoàn toàn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự không?
Không. Công ước Apostille chỉ thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ công đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Công ước và Nghị định số 293/2026/NĐ-CP. Đối với giấy tờ được cấp tại quốc gia không thuộc phạm vi áp dụng Công ước hoặc giấy tờ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước thì vẫn phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Những loại giấy tờ nào thường được áp dụng Apostille?
Các loại giấy tờ thường được cấp Apostille gồm giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, văn bằng, chứng chỉ, lý lịch tư pháp, tài liệu công chứng, giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp, báo cáo tài chính và nhiều giấy tờ công khác theo quy định của quốc gia cấp giấy tờ.
Giấy tờ đã được cấp Apostille có phải dịch sang tiếng Việt khi sử dụng tại Việt Nam không?
Có. Chứng nhận Apostille chỉ thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, không thay thế quy định về ngôn ngữ của hồ sơ. Đối với nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài vẫn phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch theo quy định của pháp luật.
Nếu Quý khách cần tư vấn về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, xin chứng nhận Apostille, Luật Việt An sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn và đồng hành trong suốt quá trình thực hiện thủ tục theo quy định của pháp luật.
