Việt Nam hoàn tất thủ tục gia nhập Công ước LaHay (Apostille) về miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Việt Nam hoàn tất thủ tục gia nhập Công ước LaHay (Apostille) về miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài là một dấu mốc quan trọng trong quá trình hội nhập quốc tế và cải cách thủ tục hành chính. Việc trở thành thành viên của Công ước Apostille sẽ giúp đơn giản hóa thủ tục sử dụng giấy tờ công giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên, giảm đáng kể thời gian, chi phí và số lượng thủ tục phải thực hiện. Tuy nhiên, nhiều cá nhân, doanh nghiệp vẫn băn khoăn Công ước Apostille là gì, khi nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và những loại giấy tờ nào hiện nay vẫn phải thực hiện thủ tục này. Bài viết dưới đây sẽ phân tích những thay đổi quan trọng và các lưu ý cần biết.

Công ước LaHay (Apostille) là gì?

Công ước Apostille được thông qua tại Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế ngày 05/10/1961, là điều ước quốc tế đa phương có số lượng thành viên lớn nhất trong hệ thống các công ước của Hội nghị La Hay.

Tính đến tháng 12 năm 2025, Công ước có 129 quốc gia thành viên, bao gồm hầu hết các đối tác thương mại, đầu tư lớn của Việt Nam như Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Liên minh châu Âu, Trung Quốc (áp dụng cả với Hồng Kông và Ma Cao), Ấn Độ, Úc và nhiều quốc gia ASEAN (Singapore, Brunei, Philippines, Indonesia).

Mục tiêu của Công ước là đơn giản hóa việc sử dụng giấy tờ công giữa các quốc gia thành viên. Thay vì phải trải qua nhiều bước chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của hai quốc gia, giấy tờ công chỉ cần được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được cấp xác nhận bằng chứng nhận Apostille để có thể được sử dụng tại quốc gia thành viên khác có quan hệ áp dụng Công ước.

Giấy tờ công là gì?

“Giấy tờ công” là giấy tờ, tài liệu được lập dưới dạng bản giấy hoặc dữ liệu điện tử bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền theo pháp luật của nước nơi giấy tờ được lập, trong khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo pháp luật của nước đó, bao gồm:

• Giấy tờ do cơ quan hoặc người có thẩm quyền thuộc tòa án hoặc cơ quan tư pháp lập như: bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; quyết định, biên bản, văn bản của cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án hình sự; vi bằng,…
• Giấy tờ hành chính như: giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch, nuôi con nuôi; phiếu lý lịch tư pháp; văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, nghiên cứu; giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và giấy tờ y tế khác;…
• Văn bản công chứng, gồm: hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng.
• Chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân, gồm: chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Việt Nam hoàn tất thủ tục gia nhập Công ước LaHay (Apostille) về miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Quá trình gia nhập

Ngày 12/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 407/NQ-CP về việc gia nhập Công ước Apostille. Văn kiện gia nhập do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ký và được lưu chiểu tại Bộ Ngoại giao Vương quốc Hà Lan ngày 31 tháng 12 năm 2025. Theo quy định của Công ước, Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam kể từ ngày 11 tháng 9 năm 2026.

Để triển khai việc thực hiện Công ước Apostille tại Việt Nam, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 293/2026/NĐ-CP quy định về cấp chứng nhận Apostille và việc tiếp nhận, sử dụng giấy tờ công theo Công ước, có hiệu lực thi hành từ ngày 11/9/2026. Kể từ thời điểm này, việc cấp chứng nhận Apostille và việc tiếp nhận giấy tờ công giữa Việt Nam với các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước sẽ được thực hiện theo quy định của Nghị định.

Ý nghĩa

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và người dân

Trước khi gia nhập Công ước, giấy tờ công của Việt Nam khi sử dụng tại nước ngoài và ngược lại phải thực hiện một chuỗi thủ tục chứng nhận qua nhiều bước, gây tốn kém chi phí và thời gian. Cụ thể, cá nhân, tổ chức phải thực hiện chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, sau đó tiếp tục thực hiện thủ tục chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền của nước tiếp nhận; chi phí thực hiện tại cơ quan nước ngoài dao động từ khoảng 1.500.000 đồng đến 3.000.000 đồng mỗi hồ sơ, thời gian xử lý kéo dài từ vài tuần đến vài tháng.

Theo ước tính, mỗi năm có khoảng 646.000 hồ sơ giấy tờ công của Việt Nam lưu thông với các quốc gia thành viên Công ước. Với mức phí cấp chứng nhận Apostille dự kiến khoảng 30.000 đồng mỗi giấy tờ và thời hạn giải quyết tối thiểu 01 ngày làm việc, tối đa không quá 04 ngày làm việc (không tính thời hạn xác minh) việc triển khai Công ước sẽ giúp tiết kiệm cho người dân và doanh nghiệp từ khoảng 969 tỷ đồng đến 1.938 tỷ đồng mỗi năm so với chi phí thực hiện thủ tục chứng nhận theo cơ chế hiện hành.

• Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: Việc sử dụng các giấy tờ do công ty mẹ ở nước ngoài cấp sẽ thuận lợi hơn, giảm thời gian chuẩn bị hồ sơ để thực hiện các thủ tục như thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, thay đổi thành viên góp vốn hoặc thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế.
• Đối với người lao động nước ngoài: Cơ chế Apostille giúp đơn giản hóa việc chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động, nhất là đối với các giấy tờ như bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, giấy xác nhận kinh nghiệm hoặc lý lịch tư pháp được cấp tại quốc gia thành viên Công ước.
• Đối với cá nhân: Việc sử dụng giấy tờ trong các thủ tục kết hôn, ly hôn có yếu tố nước ngoài, nhận con nuôi, khai nhận di sản, du học hoặc định cư cũng sẽ thuận tiện hơn khi không còn phải trải qua đầy đủ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự như trước đây, nếu đáp ứng các điều kiện áp dụng Apostille.

Tạo thuận lợi cho hội nhập quốc tế, cải thiện môi trường đầu tư kinh doanh

Quy định mới nhằm tạo thuận lợi cho hội nhập quốc tế, cải thiện môi trường đầu tư, kinh doanh; nâng cao hiệu quả quản trị nhà nước thông qua xây dựng Kho dữ liệu điện tử về chứng nhận Apostille và Sổ đăng ký điện tử (e-Register); thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công.

Việc gia nhập Công ước Apostille tiếp tục khẳng định cam kết của Việt Nam trong xây dựng môi trường pháp lý minh bạch, hiện đại, lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng.

Khi nào giấy tờ nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự?

Việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille không đồng nghĩa với việc mọi giấy tờ nước ngoài đều được sử dụng trực tiếp tại Việt Nam. Để được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Công ước và Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.

“Chứng nhận Apostille” là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của Quốc gia thành viên Công ước cấp để xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ công (nếu có).

Theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP, giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam và đã được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó cấp chứng nhận Apostille sẽ được tiếp nhận, sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp thuộc diện từ chối tiếp nhận theo quy định của pháp luật. Đồng thời, cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ có quyền kiểm tra, xác minh tính xác thực của chứng nhận Apostille khi cần thiết.

Ngược lại, Điều 35 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP quy định việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự vẫn tiếp tục được áp dụng trong các trường hợp sau:

• Giấy tờ công của Việt Nam sử dụng tại quốc gia không phải là quốc gia thành viên Công ước Apostille;
• Giấy tờ, tài liệu không thuộc phạm vi giấy tờ công hoặc không thuộc phạm vi được cấp chứng nhận Apostille theo quy định của Nghị định;
• Các trường hợp khác không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.

Bảng so sánh giữa hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận Apostille

Những loại giấy tờ thường phải hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam

Mặc dù Việt Nam đã gia nhập Công ước LaHay (Apostille), không phải mọi giấy tờ do nước ngoài cấp đều được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Việc miễn thủ tục này chỉ áp dụng đối với giấy tờ công được cấp tại quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam và đã được cấp chứng nhận Apostille theo quy định của Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.

Trên thực tế, các loại giấy tờ dưới đây là những tài liệu thường xuyên được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam.

• Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài
• Hồ sơ thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài, gồm: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu thành lập tổ chức; Điều lệ doanh nghiệp; Báo cáo tài chính; Hộ chiếu của nhà đầu tư;…
• Hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, như: Quyết định của công ty mẹ hoặc nhà đầu tư; Báo cáo tài chính; Văn bản chứng minh năng lực tài chính; Giấy tờ pháp lý của nhà đầu tư;…
• Hồ sơ kết hôn, ly hôn có yếu tố nước ngoài, như: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Giấy khai sinh; Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn; Bản án hoặc quyết định ly hôn của tòa án nước ngoài;…
• Một số giấy tờ khác, như: Văn bằng, chứng chỉ phục vụ học tập hoặc làm việc; Hợp đồng thương mại; Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản; Hồ sơ đăng ký sở hữu trí tuệ; Hồ sơ nhận di sản, thừa kế; Hồ sơ du học, định cư hoặc xin thị thực dài hạn;…

Một số lưu ý khi sử dụng giấy tờ Apostille tại Việt Nam

Để tránh hồ sơ bị từ chối hoặc phải bổ sung, cá nhân và doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:

• Không phải mọi giấy tờ có dấu Apostille đều được sử dụng ngay tại Việt Nam. Giấy tờ chỉ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi đáp ứng đầy đủ điều kiện của Công ước Apostille và Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.
• Apostille không thay thế yêu cầu dịch thuật hoặc chứng thực bản dịch. Đối với nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài vẫn phải được dịch sang tiếng Việt và thực hiện chứng thực bản dịch theo quy định của pháp luật.
• Cần kiểm tra quốc gia cấp giấy tờ trước khi chuẩn bị hồ sơ. Nếu giấy tờ được cấp tại quốc gia chưa áp dụng Công ước Apostille với Việt Nam thì vẫn phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể kiểm tra tính xác thực của chứng nhận Apostille. Theo Nghị định số 293/2026/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức tiếp nhận giấy tờ được quyền xác minh thông tin về chứng nhận Apostille khi cần thiết nhằm bảo đảm tính hợp lệ của hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp về Công ước Apostille

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài có còn phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Nếu các giấy tờ như bằng cấp, giấy xác nhận kinh nghiệm hoặc phiếu lý lịch tư pháp được cấp tại quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam và đã được cấp Apostille hợp lệ thì không phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, người sử dụng vẫn phải đáp ứng các yêu cầu khác của pháp luật về lao động, bao gồm việc dịch thuật và chứng thực bản dịch khi cần thiết.

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam?

Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam. Bộ Ngoại giao thông báo về Cơ quan cấp Apostille và các thay đổi liên quan cho cơ quan lưu chiểu Công ước thông qua đường ngoại giao.

Thời gian cấp chứng nhận Apostille là bao lâu?

Theo Điều 17 Nghị định số 293/2026/NĐ-CP, đối với hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille bằng giấy nộp trực tiếp, thời hạn giải quyết như sau:

• 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công;
• 02 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;
• 04 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.

Đối với hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille điện tử nộp trực tuyến toàn trình, thời hạn giải quyết như sau:

Trong ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 01 đến 04 giấy tờ công được tiếp nhận trước thời điểm theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; trường hợp tiếp nhận sau thời điểm đó thì tính vào ngày làm việc tiếp theo;

• 01 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 05 đến 09 giấy tờ công;
• 03 ngày làm việc đối với hồ sơ có từ 10 giấy tờ công trở lên.

Việc Việt Nam hoàn tất thủ tục gia nhập Công ước LaHay (Apostille) về miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài góp phần tạo thuận lợi cho hoạt động đầu tư, thương mại, lao động quốc tế. Nếu Quý khách có vướng mắc về thủ tục Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự, xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, Luật Việt An sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ thực hiện nhanh chóng, đúng quy định của pháp luật.