Thủ tục cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài

Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài là loại giấy tờ pháp lý cần thiết để thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam. Vậy thủ tục xin cấp giấy phép này như thế nào? Bài viết dưới đây Luật Việt An sẽ cung cấp thông tin về Thủ tục cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Sở Công thương theo quy định pháp luật.

Văn phòng đại diện nước ngoài phải có Giấy phép hoạt động

Căn cứ khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2015, quy định Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Theo đó, có thể hiểu Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài là một giấy tờ pháp lý được cấp bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền, xác nhận rằng một công ty hoặc tổ chức nước ngoài đã được phép thành lập một văn phòng đại diện tại địa phương đó.

Giấy phép này thường chứng nhận sự tồn tại hợp pháp của công ty hoặc tổ chức và xác định các quyền lợi, trách nhiệm và điều kiện hoạt động của văn phòng đại diện. Nó là một trong những yêu cầu cần thiết để công ty hoặc tổ chức có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh tại một quốc gia hoặc địa phương khác.

Thẩm quyền cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài

Như vậy, Sở Công thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Điều kiện cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài

Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài như sau:

• Hình thức hiện diện nước sở tại: được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thời gian hoạt động tại nước sở tại: tối thiểu 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Lưu ý một số ngành nghề chưa được phép thành lập văn phòng đại diện theo cam kết của Việt Nam trong WTO. Trường hợp nội dung hoạt động không phù hợp phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ thủ tục cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Sở Công thương

Khoản 1 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định thành phần hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, bao gồm:

Thành phần	Số lượng
Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;	Bản chính 01
Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;	Bản sao 01
Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;	Bản chính 01
Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất	Bản sao 01
Hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;	Bản sao 01
Biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;	Bản sao 01
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 01/2016/NĐ-CP và quy định pháp luật có liên quan.	Bản sao 01
Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.	Bản chính 01

Thủ tục cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Sở Công thương

Căn cứ Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở Công thương nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Công thương kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)

Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Trong 05 ngày kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.

Bước 4: Cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài

Trường hợp không phải lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp cần lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Một số lưu ý

Lưu ý về thành phần hồ sơ

Căn cứ khoản 2 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định một số lưu ý về thành phần hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:

• Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) Khoản 1 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Lệ phí cấp Giấy phép

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định mức thu lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài như sau:

• Trường hợp cấp mới là 3.000.000 đồng/ giấy phép.
• Trường hợp cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn là: 1.500.000 đồng/giấy phép.

Thời hạn Giấy phép hoạt động Văn phòng đại diện nước ngoài

Căn cứ Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Như vậy, thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài là 05 năm.

Chế độ báo cáo hoạt động

Theo điều 30 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về chế độ báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài, cụ thể:

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
• Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Dịch vụ Luật Việt An về thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Sở Công thương

• Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến thủ tục cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài;
• Hỗ trợ khách hàng soạn thảo hồ sơ thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài;
• Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Sở Công thương;
• Tư vấn các vấn đề pháp luật khác theo yêu cầu của khách hàng.

Trên đây là toàn bộ thông tin quy định về Thủ tục cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Sở Công thương. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu hỗ trợ pháp lý về giấy phép hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!