Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Hiện nay, công ty nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Văn phòng đại diện thực hiện có chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện. Trong những năm qua rất nhiều công ty nước ngoài đã lựa chọn hình thức mở văn phòng đại diện tại Hà Nội để xúc tiến thị tại Hà Nội nói riêng và Việt Nam nói chung. Vậy khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội, cần lưu ý các điều kiện, hồ sơ và thủ tục pháp lý như thế nào? Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn chi tiết vấn đề này cho quý khách hàng.

 Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, công ty nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

Điều kiện về công ty nước ngoài:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

Điều kiện về văn phòng đại diện:

• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Tài liệu công ty nước ngoài cần cung cấp cho Luật Việt An để thành lập văn phòng đại diện tại Hà Nội

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện bao gồm những giấy tờ theo Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Theo đó, công ty nước ngoài cần cung cấp các tài liệu như sau:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện: theo Mẫu MĐ-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
• Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài: Bản sao và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện: Bản dịch, có chứng thực
• Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất: Bản sao
• Hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện: Bản sao

Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

• Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
• Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật.

Thông tin công ty nước ngoài cần cung cấp để thành lập Văn phòng đại diện tại Hà Nội:

• Nội dung hoạt động của công ty tại nước ngoài và nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện tại Hà Nội;
• Thời hạn hoạt động của công ty tại nước ngoài trường hợp không ghi rõ trên giấy phép hoạt động;
• Thông tin về tên tài khoản ngân hàng, số tài khoản ngân hàng, số điện thoại, email của công ty tại nước ngoài;
• Số lượng Văn phòng đại diện đã thành lập tại Việt Nam;
• Thông tin về địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện tại Hà Nội;
• Thông tin về người đứng đầu Văn phòng đại diện tại Hà Nội.

Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Hà Nội

Theo Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Hà Nội do:

• Sở Công Thương thành phố Hà Nội: đối với Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
• Ban Quản lý Khu Công nghệ cao và Khu Công nghiệp Hà Nội: đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Nộp hồ sơ

Công ty nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở Công Thương thành phố Hà Nội hoặc Ban Quản lý Khu Công nghệ cao và Khu Công nghiệp Hà Nội.

Cơ quan cấp Giấy phép xử lý hồ sơ

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, thì:

• Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Công bố thông tin về Văn phòng đại diện

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện;
• Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
• Người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện;

Lệ phí xin giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Hà Nội

Theo Thông tư 143/2016/TT-BTC, mức thu lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam như sau:

• Cấp mới: 3.000.000 (ba triệu) đồng/giấy phép;
• Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 (một triệu năm trăm nghìn) đồng/giấy phép.
• Lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thu bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).

Lưu ý về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài được quy định trong pháp luật chuyên ngành

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài theo hướng dẫn tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP chỉ áp dụng đối với văn phòng đại diện công ty nước ngoài không được quy định trong pháp luật chuyên ngành.

Đối với văn phòng đại diện công ty nước ngoài được quy định trong pháp luật chuyên ngành cụ thể như chứng khoán, bảo hiểm, ngân hàng,… thì sẽ thực hiện theo quy định cụ thể của từng pháp luật chuyên ngành. Cụ thể:

• Văn phòng đại diện của công ty chứng khoán nước ngoài: thực hiện theo quy định của Luật Chứng khoán 2019, Thông tư 97/2020/TT-BTC;
• Văn phòng đại diện của Văn phòng đại diện của của tổ chức tín dụng nước ngoài, tổ chức nước ngoài khác có hoạt động ngân hàng: thực hiện theo quy định của Luật Các tổ chức tín dụng 2020, Thông tư 56/2024/TT-NHNN;
• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài: thực hiện theo quy định của Luật Kinh doanh bảo hiểm 2022, Nghị định 46/2023/NĐ-CP.

Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
• Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
• Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có);
• Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành

Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội

• Giấy phép hoạt động;
• Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;
• Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;
• Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.

Trên đây là tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn thủ tục thành lập doanh nghiệp, văn phòng đại diện hoặc chi nhánh, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn hỗ trợ tốt nhất!