Thay đổi con dấu văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Về mặt hình thức, các giao dịch của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thường được xác lập dựa trên việc đóng dấu và ký tên của người đại diện. Khắc con dấu được thực hiện ngay khi thành lập văn phòng đại diện và pháp luật cũng quy định trong thời gian hoạt động văn phòng đại diện có thể thay đổi con dấu. Trong bài viết sau đây, Luật Việt An sẽ cung cấp các thông tin liên quan đến thay đổi con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam theo quy định của pháp luật hiện hành.

Căn cứ pháp lý

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP;
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về việc thành lập, hoạt động, quyền và nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có được mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng, mẫu con dấu mang vào không được sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước Việt Nam và cơ quan, tổ chức Việt Nam hoặc vi phạm truyền thống lịch sử văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam. Trước khi sử dụng con dấu phải thực hiện đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.
• Trường hợp thương nhân nước ngoài không mang con dấu vào Việt Nam mà đề nghị làm con dấu tại Việt Nam thì thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và hồ sơ đăng ký mẫu con dấu theo quy định tại khoản 10 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

Thay đổi con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Các trường hợp thay đổi con dấu văn phòng đại diện

• Con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu;
• Có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên văn phòng đại diện, địa chỉ văn phòng;
• Hết hạn con dấu 05 năm 1 lần;
• Bị mất con dấu;
• Các trường hợp cụ thể khác theo quy định.

Khác với doanh nghiệp và đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp 100% vốn Việt Nam được tự do khắc và quản lý theo quy định nội bộ thương nhân, con dấu cho văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài do Bộ Công an cấp, theo hình thức, nội dung được quy định cụ thể. Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam phải xin phép khắc dấu và phải được cơ quan quản lý Nhà nước đồng ý cho khắc dấu và cấp giấy đăng ký mẫu dấu. Đồng thời, việc thay đổi con dấu cũng do Bộ Công an khắc và cấp lại theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện muốn thay đổi con dấu thì chỉ cần phải xin giấy chứng nhận mẫu dấu mới theo quy định.

Thủ tục thay đổi mẫu con dấu văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có nhu cầu đổi, cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ và thành phần của hồ sơ.

• Nếu hồ sơ hợp lệ và đủ thành phần thì tiếp nhận hồ sơ giải quyết và gửi Giấy biên nhận hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu thành phần thì không tiếp nhận hồ sơ và gửi Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.
• Nếu hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP thì không tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ lý do từ chối giải quyết hồ sơ và gửi Thông báo về việc từ chối giải quyết hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.

Bước 3: Căn cứ theo ngày hẹn trên Giấy biên nhận hồ sơ, người được văn phòng đại diện nước ngoài ở Việt Nam cử đến nộp hồ sơ sẽ nhận kết quả trực tiếp hoặc nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính gồm có Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và con dấu được Bộ Công an cấp lại đối với con dấu của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Hồ sơ thay đổi con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài ở Việt Nam

Theo quy định tại điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu.

Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu:

• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và người được cử liên hệ nộp hồ sơ.

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên, hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và người được cử liên hệ nộp hồ sơ.
• Quyết định thay đổi về tổ chức, đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước của cơ quan có thẩm quyền.

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và người được cử liên hệ nộp hồ sơ và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền;
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó.

Một số câu hỏi liên quan đến thay đổi mẫu con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài ở Việt Nam?

Không thay đổi con dấu của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam có bị xử phạt vi phạm hành chính không?

Việc không thay đổi con dấu của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam nếu thuộc các trường hợp pháp luật quy định thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

Căn cứ khoản 2 Điều 13 Nghị định 144/2021/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng cháy và chữa cháy; phòng, chống bạo lực gia đình quy định về mức xử phạt đối với hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu:

Mức phạt thấp nhất cho hành vi không thay đổi con dấu là 500.000 đồng – 1.000.000 đồng đối với một số hành vi như: Không thực hiện thủ tục cấp lại khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất; Không thực hiện thủ tục đổi lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu khi Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị hỏng;…

Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi: Không đăng ký lại mẫu con dấu theo quy định của pháp luật,…

Có phải nộp lại con dấu cũ không?

Theo quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP:

• Cơ quan, tổ chức bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ hoặc bị thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động, giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu;
• Con dấu bị mất được tìm thấy sau khi đã bị hủy giá trị sử dụng phải nộp lại con dấu;
• Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất, không cần nộp lại con dấu.
• Trường hợp bị hỏng phải thực nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu, không cần nộp lại mẫu dấu.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn hoặc hỗ trợ xin cấp giấy chứng nhận mẫu dấu mới và khắc con dấu cho văn phòng đại diện, xin vui lòng liên hệ đến dịch vụ của Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!