Điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực là gì?

Để tiến hành quản lý lao động một cách có hiệu quả, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên tham gia quan hệ lao động, người sử dụng lao động thường ban hành nội quy lao động. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều khách hàng dễ mắc sai lầm khiến nội quy lao động không có hiệu lực và không thể thực hiện trong thực tiễn. Để hỗ trợ quý khách hàng nắm rõ hơn về vấn đề này, Công ty Luật Việt An xin đưa ra bài viết điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực là gì?

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động năm 2019;
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

Nội quy lao động là gì?

Căn cứ Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, nội quy lao động được hiểu là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, trong đó, quy định các vấn đề như: các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động; các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất.

Điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực là gì?

Điều kiện nội dung của nội quy lao động

Căn cứ khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, nội dung của nội quy lao động phải không được trái với quy định của pháp luật và nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; thời giờ làm việc bình thường, trong các dịp đặc biệt, làm thêm giờ, nghỉ giải lao, nghỉ hằng ngày, hằng tuần, hằng năm,…
• Trật tự tại nơi làm việc; phạm vi làm việc, văn hoá ứng xử;
• An toàn, vệ sinh lao động;
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
• Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
• Trách nhiệm vật chất;
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Điều kiện hình thức của nội quy lao động

Căn cứ khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, hình thức của nội quy lao động được quy định phụ thuộc vào quy mô, số lượng lao động, cụ thể:

• Doanh nghiệp có 10 người lao động trở lên: phải bằng văn bản;
• Doanh nghiệp có dưới 10 người lao động: không nhất thiết bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Điều kiện về tham khảo ý kiến

Khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động quy định về việc tham khảo ý kiến như sau: Đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tiến hành tham khảo lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động. Điều này nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.

Điều kiện về thông báo và niêm yết đối với nội quy lao động

Căn cứ khoản 4 Điều 118 Bộ luật Lao động, do tính chất đặc thù của nội quy lao động là để người lao động biết và thực hiện nghiêm túc, nên nội quy lao động phải được thông báo tới toàn thể người lao động, đồng thời phải niêm yết tại một số nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Điều kiện về đăng ký nội quy lao động

Căn cứ Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019, trường hợp người sử dụng lao động sử dụng 10 người lao động trở lên phải tiến hành đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cụ thể như sau:

• Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký: trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động;
• Thời hạn giải quyết: trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký.

Hậu quả pháp lý khi nội quy lao động không có hiệu lực

Khi không đáp ứng một trong các điều kiện trên, nội quy lao động sẽ không được coi là có hiệu lực.

Do vậy, người sử dụng lao động không thể căn cứ vào nội quy lao động đó để quản lý người lao động cũng như không thể tiến hành kỷ luật hay áp dụng cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất đối với người lao động.

Để tránh trường hợp trên, người sử dụng lao động cần nắm rõ các điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực, sửa đổi các nội dung không phù hợp, tiến hành ban hành, đăng ký theo quy định của pháp luật.

Xử lý vi phạm của người sử dụng lao động về nội quy lao động

Căn cứ Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt hành chính với các mức phạt tương ứng với các hành vi, cụ thể:

• 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc;
• 5.000.000 đồng đến 10.000.000 khi người sử dụng lao động không ban hành nội quy lao động; Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên; Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật; Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động; Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.

Lưu ý: Mức phạt trên được áp dụng đối với cá nhân sử dụng lao động. Trong trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức vi phạm, mức phạt sẽ tăng lên gấp đôi.

Lưu ý khi ban hành nội quy lao động

• Khi xây dựng nội quy lao động, người sử dụng lao động cần căn cứ dựa trên điều kiện hoàn cảnh của đơn vị mình, đặc biệt cần xem xét kỹ để các nội dung không bị trái với quy định của pháp luật.
• Đồng thời, đảm bảo việc người lao động được biết, được tiếp cận đầy đủ với nội quy;
• Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký đúng thời hạn và đầy đủ các loại tài liệu theo quy định của pháp luật lao động.

Một số câu hỏi liên quan đến điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực

Hiệu lực của nội quy lao động được quy định như thế nào?

Căn cứ Điều 121 Bộ luật Lao động năm 2019, hiệu lực của nội quy lao động được quy định dựa vào hình thức và quy mô số lượng người lao động, cụ thể:

• Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
• Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Người sử dụng lao động có bắt buộc phải ban hành nội quy lao động không?

Căn cứ khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, việc ban hành nội quy lao động của người sử dụng lao động là bắt buộc, trong đó: nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm các loại tài liệu giấy tờ nào?

Căn cứ Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm các loại tài liệu, giấy tờ như sau:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Dịch vụ tư vấn về soạn thảo, đăng ký nội quy lao động của Công ty Luật Việt An

• Tư vấn cho khách hàng các điều kiện cụ thể để nội quy lao động có hiệu lực;
• Tư vấn cho khách hàng về soạn thảo nội dung của nội quy lao động theo quy định của pháp luật;
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ đăng ký nội quy lao động;
• Tư vấn hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể;
• Dịch vụ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Tư vấn giải quyết tranh chấp lao động,..

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hoặc có nhu cầu tư vấn về nội quy lao động, xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất.