Hướng dẫn đăng ký nội quy lao động trực tuyến

Nội quy lao động là một trong những “công cụ” để người lao động quản lý người lao động, đảm bảo hiệu quả lao động. Nội quy lao động có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động. Do đó, để áp dụng nội quy lao động, người sử dụng lao động buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Nhưng đến hiện nay, để giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính, Nhà nước ta đã cho phép và ban hành quy định hướng dẫn đăng ký nội quy lao động trực tuyến. 

Nội quy lao động là gì?

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định giải thích khái niệm nội quy lao động. Nhưng theo cách hiểu phổ biết nhất, có thể định nghĩa nội quy lao động như sau: 

Nội quy định lao động là tập hợp các quy định do người sử dụng lao động ban hành điều chỉnh các quan hệ lao động trong một phạm vi nhất định trên cơ sở các quy định pháp luật. 

Thường thấy trên thực tế nhất là nội quy công ty, nội quy nhà máy, …

Khi nào cần đăng ký nội quy lao động

Theo quy định tại Điều 118 Luật Lao động 2019 và hướng dẫn tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động buộc phải ban hành nội quy lao động nhưng, tuỳ những trường hợp sau đây thì người sử dụng lao động ban hành nội dung lao động với hình thức khác nhau: 

• Sử dụng 10 người lao động trở lên: Nội quy lao động phải bằng văn bản;
• Sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Ngoài ra, theo quy định tại khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 trong trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động thì người sử dụng lao động không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản cũng như không bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động. 

Những nội dung cần có của nội quy lao động

Theo quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động không được trái với quy định pháp luật và phải đảm bảo những nội dung cơ bản như sau: 

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
• Trật tự tại nơi làm việc;
• An toàn, vệ sinh lao động;
• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
• Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
• Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;
• Trách nhiệm vật chất;
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Hướng dẫn đăng ký nội quy lao động trực tuyến

Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo quy định tại Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động cần chuẩn bị những giấy tờ, tài liệu như sau để tiến hành đăng ký nội quy lao động: 

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Các bước thực hiện

Bước 1: Đăng ký tài khoản dịch vụ công quốc gia

Người sử dụng lao động truy cập website https://dangky.dichvucong.gov.vn và lựa chọn “Đăng ký”/ “Đăng nhập”.

• Đối với cá nhân: Đăng nhập thông qua tài khoản (ứng dụng) VneID.
• Đối với doanh nghiệp: 
  • Đăng ký bằng tài khoản Sim số:
    • Doanh nghiệp chọn phương thức đăng ký => Chọn “Sim ký số”;
    • Tại màn hình đăng ký bằng Sim ký số, doanh nghiệp  nhập Số điện thoại của Sim và nhấn Đăng ký => nhập mã Pin tại Sim ký sốThời gian giải quyết;
    • Sau khi được xác nhận đăng ký tại Sim ký số, hệ thống hiển thị các thông tin của Doanh nghiệp được lấy từ Sim ký số, doanh nghiệp nhấn “Đăng ký” để hoàn thành “Đăng ký”;
  • Đăng ký tài khoản bằng USB ký số: 
    • Doanh nghiệp chọn đối tượng đăng ký =>  Chọn “USB ký số”;
    • Tại màn hình Đăng ký bằng USB ký số =>  Doanh nghiệp nhấn Đăng ký;
    • Sau khi đăng ký, hệ thống hiển thị thông báo của USB ký số => Doanh nghiệp ấn nút  “OK”;
    • Hiển thị màn hình nhập mã Pin của USB ký số, người dùng nhập mã pin và nhấn “Đăng nhập”;
    • Tại hệ thống Cổng dịch vụ công hiển thị các thông tin của Doanh nghiệp được lấy từ USB ký số => Doanh nghiệp điền email và nhấn “Đăng ký” để hoàn thành đăng ký tài khoản.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản tại Cổng dịch vụ công quốc gia

Người sử dụng lao động đăng nhập tài khoản vừa đăng ký tại Cổng dịch vụ công quốc gia để tiến hành thủ tục. 

Bước 3. Thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động

• Người sử dụng lao động lựa chọn thủ tục hành chính “Đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp” (Mã số: 2.001955). 
• Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động (bản mềm) theo hướng dẫn. 

Bước 4: Tiếp nhận kết quả

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Khi nào nội quy lao động có hiệu lực

Nếu hồ sơ đăng ký nội quy lao động hợp lệ thì nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nhận đủ hồ sơ.

Không đăng ký nội quy lao động có vi phạm không?

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, các hành vi vi phạm liên quan đến đăng ký nội quy lao động bị xử phạt như sau: 

• Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
• Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
  • Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
  • Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;
  • Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực.

Qua bài viết trên, Luật Việt An đã chia sẻ Quý khách hàng một số thông tin hướng dẫn đăng ký nội quy lao động trực tuyến. Nếu có vướng mắc về bài viết hoặc có nhu cầu hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan, Quý khách hàng vui lòng liên hệ tới Luật Việt An để được hỗ trợ kịp thời.