Xây dựng, soạn thảo và rà soát nội quy lao động mới nhất 2026

Nội quy lao động là văn bản quy định về kỷ luật lao động, thời giờ làm việc, xử lý vi phạm và trách nhiệm của người lao động trong doanh nghiệp. Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên bắt buộc phải ban hành và đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xây dựng nội quy lao động, xác định nội dung bắt buộc, quy định xử lý kỷ luật, thời giờ làm việc, bảo mật thông tin hay trách nhiệm vật chất sao cho đúng quy định pháp luật và phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Nếu nội quy lao động được soạn thảo không đúng hoặc chưa đăng ký hợp lệ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi xử lý vi phạm kỷ luật lao động hoặc tranh chấp với người lao động.

Trong bài viết này, Luật Việt An sẽ hướng dẫn chi tiết về xây dựng, soạn thảo và rà soát nội quy lao động, các nội dung bắt buộc cần có, thủ tục đăng ký nội quy lao động cũng như những lưu ý pháp lý quan trọng theo quy định mới nhất năm 2026.

Căn cứ xây dựng, soạn thảo, rà soát nội quy lao động tại Việt Nam

Căn cứ thực tiễn

Người sử dụng lao động có thể căn cứ và tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị để soạn thảo nội quy công ty theo các quy định của pháp luật lao động.

Căn cứ pháp lý

• Trường hợp từ 10 lao động trở lên: Bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động bằng văn bản theo quy định tại Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019.
• Trường hợp dưới 10 lao động: Không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản. Tuy nhiên, các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng lao động (theo Khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

9 nội dung chủ yếu bắt buộc phải có trong nội quy lao động

Căn cứ khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, mẫu nội quy lao động gồm 9 nhóm nội dung chủ yếu sau đây:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Quy định ca làm việc, thời điểm bắt đầu – kết thúc, làm thêm giờ, nghỉ giải lao, nghỉ hằng tuần, nghỉ phép năm.

Trật tự tại nơi làm việc

Phạm vi làm việc, đi lại trong giờ làm việc, văn hóa ứng xử, trang phục, tuân thủ phân công và điều động.

An toàn, vệ sinh lao động

Trách nhiệm tuân thủ quy trình an toàn, phòng cháy chữa cháy, sử dụng phương tiện bảo hộ lao động.

Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Quy định hành vi bị cấm, cơ chế tiếp nhận phản ánh, xử lý nội bộ và kỷ luật lao động liên quan.

Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ

Danh mục tài sản, thông tin cần bảo mật; hành vi bị nghiêm cấm; trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động

Các trường hợp, thời hạn và nguyên tắc áp dụng.

Hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật

Xác định rõ từng hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng.

Trách nhiệm vật chất

Quy định về bồi thường thiệt hại khi làm hư hỏng, mất mát tài sản.

Thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

Xác định rõ người có thẩm quyền xử lý.

Các lỗi phổ biến khi soạn thảo, rà soát nội quy lao động

• Thuần copy mẫu trên mạng không cụ thể hóa yêu cầu của công ty;
• Thiếu các quy định về hành vi quấy rối tình dục trong công việc;
• Quy định phạt tiền trái luật;
• Quy định sai thẩm quyền xử lý;
• Không đăng ký nội quy công ty
• Không quy định về thời gian làm thêm giờ hoặc quy định sai;
• Nội dung nội quy trái quy định luật lao động.

Rủi ro khi nội quy lao động không đúng quy định

Nội dung:

• Bị phạt hành chính khi có kiểm tra, thanh tra.
• Không xử lý kỷ luật theo quy định;
• Sa thải người lao động trái luật;
• Dễ phát sinh tranh chấp lao động;
• Dễ phát sinh trách nhiệm bồi thường cho NLĐ;
• Khi bàn hành Quyết định kỷ luật dễ bị vô hiệu.

Thủ tục, quy trình xây dựng, soạn thảo nội quy lao động

Bước 1: Soạn thảo dự thảo nội quy lao động

Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan và bao gồm các nội dung chính theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

Trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Bước 3: Ban hành nội quy lao động và thông báo công khai

Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động (thường là Sở Nội vụ) thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Bước 5: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Bảng tóm tắt thời gian soạn thảo, đăng ký nội quy công ty

Giai đoạn	Thời gian
Soạn thảo nội quy	1–3 ngày
Lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động	1–5 ngày
Nộp hồ sơ đăng ký	Trong 10 ngày
Cơ quan phản hồi	7 ngày
Nội quy có hiệu lực	Sau 15 ngày

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động theo quy định hiện hành

Tại sao nội quy lao động lại cần thiết trong doanh nghiệp?

Nội quy lao động không chỉ là một văn bản mang tính hình thức để đáp ứng yêu cầu của pháp luật mà còn giữ vai trò trung tâm trong việc thiết lập kỷ cương lao động, phòng ngừa tranh chấp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cả người sử dụng lao động và người lao động. Cụ thể, nội quy lao động thể hiện các vai trò quan trọng sau:

Là công cụ quản lý lao động hiệu quả trong doanh nghiệp.

• Thông qua nội quy lao động, người sử dụng lao động xác lập các chuẩn mực chung về thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc, an toàn lao động và tác phong nghề nghiệp.
• Đây là cơ sở để doanh nghiệp tổ chức, điều hành hoạt động sản xuất – kinh doanh một cách thống nhất, hạn chế tình trạng làm việc tùy tiện, thiếu kỷ luật.

Là căn cứ pháp lý bắt buộc để xử lý kỷ luật lao động.

• Một trong những căn cứ để người sử dụng lao động xử lý kỷ luật lao động là hành vi vi phạm đã được quy định trong nội quy lao động hợp pháp.
• Do đó, nội quy lao động đóng vai trò là nền tảng pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền xử lý kỷ luật chính đáng và hạn chế rủi ro bị tuyên xử lý kỷ luật trái pháp luật khi xảy ra tranh chấp.

Góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.

Nội quy lao động giúp người lao động biết rõ quyền, nghĩa vụ và các hành vi bị cấm trong quá trình làm việc. Khi các quy định được công bố công khai, minh bạch, người lao động có cơ sở để tự bảo vệ mình trước các quyết định xử lý kỷ luật không đúng quy định hoặc mang tính tùy tiện.

Là cơ sở phòng ngừa tranh chấp lao động và khiếu nại nội bộ

Một nội quy lao động được xây dựng rõ ràng, phù hợp pháp luật và sát với thực tiễn hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế đáng kể các tranh chấp phát sinh liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi và hành vi ứng xử tại nơi làm việc.

Thể hiện văn hóa doanh nghiệp và chuẩn mực ứng xử nghề nghiệp

• Ngoài các quy định mang tính bắt buộc, nội quy lao động còn phản ánh giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp, tinh thần trách nhiệm và thái độ làm việc mà người sử dụng lao động mong muốn xây dựng.
• Đây là yếu tố quan trọng giúp hình thành môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn và tôn trọng lẫn nhau.

Là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và giảm rủi ro pháp lý

Việc ban hành và đăng ký nội quy lao động đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính, đồng thời tạo nền tảng pháp lý vững chắc khi làm việc với cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức công đoàn và trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án.

Một số câu hỏi liên quan về nội quy lao động

Không đăng ký nội quy lao động có bị phạt không?

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, khi người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký nội quy lao động nhưng lại không tiến hành đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền theo quy định thì có thể bị xử phạt hành chính với số tiền phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân và từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức vi phạm.

Nội quy lao động có cần lấy ý kiến người lao động không?

Có. Khi xây dựng và soạn thảo nội quy lao động, người sử dụng lao động phải lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trước khi ban hành theo Khoản 3 Điều 118 Bộ Luật lao động 2019.

Trường hợp doanh nghiệp chưa có tổ chức đại diện người lao động, pháp luật không bắt buộc phải lấy ý kiến từng người lao động, tuy nhiên việc tham khảo ý kiến người lao động vẫn được khuyến khích nhằm đảm bảo tính minh bạch, đồng thuận và hạn chế tranh chấp trong quá trình áp dụng nội quy lao động.

Nội quy lao động có hiệu lực từ khi nào?

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Nội quy lao động có bắt buộc quy định về quấy rối tình dục không?

Có. Đây là nội dung bắt buộc theo điểm c khoản 2 Điều 188 Bộ luật Lao động 2019.

Sửa đổi nội quy lao động có phải đăng ký lại không?

Có. Khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục đăng ký lại nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Doanh nghiệp dưới 10 lao động có cần nội quy lao động không?

Doanh nghiệp dưới 10 lao động không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất vẫn cần được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.

Nội quy lao động có cần đóng dấu không?

Pháp luật hiện hành không bắt buộc nội quy lao động phải đóng dấu doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn thực hiện đóng dấu để đảm bảo tính thống nhất và thuận tiện trong quản lý nội bộ.

Nội quy lao động có cần song ngữ không?

Pháp luật không bắt buộc nội quy lao động phải song ngữ. Tuy nhiên, doanh nghiệp FDI hoặc doanh nghiệp có lao động nước ngoài nên xây dựng nội quy lao động song ngữ để đảm bảo áp dụng thống nhất và dễ quản lý.

Có thể xử lý sa thải nếu chưa đăng ký nội quy lao động không?

Thông thường, doanh nghiệp thuộc trường hợp bắt buộc đăng ký nội quy lao động nhưng chưa đăng ký sẽ gặp rủi ro pháp lý khi xử lý kỷ luật sa thải. Trong nhiều trường hợp, quyết định xử lý kỷ luật có thể bị xem là không hợp lệ.

Nội quy lao động có cần công đoàn đồng ý không?

Trước khi ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Tuy nhiên, pháp luật không quy định bắt buộc phải được công đoàn “đồng ý” mới được ban hành nội quy.

Dịch vụ của Luật Việt An về tư vấn nội quy lao động

Với kinh nghiệm tư vấn pháp luật lao động cho nhiều doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp FDI, Luật Việt An cung cấp dịch vụ soạn thảo nội quy lao động, rà soát nội quy lao động và tư vấn xử lý các vấn đề pháp lý liên quan đến quản trị lao động nội bộ theo quy định mới nhất của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Dịch vụ của Luật Việt An bao gồm:

• Tư vấn xây dựng và trực tiếp soạn thảo nội quy lao động phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp;
• Rà soát, chỉnh sửa và cập nhật nội quy lao động theo quy định pháp luật mới nhất năm 2026;
• Tư vấn và đại diện thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Tư vấn xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và các tình huống vi phạm nội quy lao động trong doanh nghiệp;
• Tư vấn giải quyết tranh chấp lao động, tranh chấp nội bộ công ty và hỗ trợ làm việc với cơ quan quản lý lao động;
• Tư vấn xây dựng nội quy lao động song ngữ cho doanh nghiệp FDI, công ty có vốn đầu tư nước ngoài;
• Hỗ trợ rà soát tính pháp lý của nội quy lao động nhằm hạn chế rủi ro xử phạt hành chính và tranh chấp lao động phát sinh.

Việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng quản trị nhân sự chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả. Nếu doanh nghiệp của quý khách cần tư vấn về nội quy lao động, xử lý kỷ luật lao động, đăng ký nội quy lao động hoặc giải quyết tranh chấp lao động, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả nhất.