Giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại Việt Nam. Do đó trong trường hợp chấm dứt hoạt động, Thương nhân nước ngoài có trách nhiệm thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động hay còn gọi là giải thể văn phòng đại diện theo quy định pháp luật Việt Nam. Sau đây, Luật Việt An sẽ tư vấn về giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.

Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện sẽ giải thể/chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

• Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài;
• Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
• Quá thời hạn hoạt động 05 năm theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn hoặc không được cơ quan quản lý đồng ý gia hạn;
• Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh không còn đáp ứng một trong những điều kiện cấp phép thành lập tại Việt Nam (theo quy định tại điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).

Thành phần hồ sơ giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện nước ngoài bao gồm:

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo mẫu TB ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT.
• Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (đối với trường hợp hết thời hạn mà không được gia hạn) hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Cơ quan cấp Giấy phép (đối với trường hợp bị thu hồi Giấy phép);
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Lưu ý:

• Thương nhân nước ngoài và người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
• Đối với trường hợp Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý để chuyển địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác: Hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện chỉ bao gồm Thông báo về việc chấm dứt hoạt động và Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. 

Trình tự, thủ tục giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Bước 1: Ra quyết định chấm dứt hoạt động và thanh toán nghĩa vụ với người lao động

Thương nhân nước ngoài ra quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, thông báo với người lao động và giải quyết chế độ lao động với nhân viên văn phòng.

Bước 2: Thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế được quy định tại Điều 14 Thông tư 105/2020/TT-BTC, bao gồm:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên;
• Bản sao Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện, bản sao Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện.

Cơ quan thuế quyết toán thuế của Văn phòng đại diện đồng thời quyết toán thuế thu nhạp cá nhân cho trưởng văn phòng đại diện người nước ngoài và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.

Bước 3: Đóng tài khoản ngân hàng của Văn phòng đại diện

Sau khi Cơ quan thuế quyết toán và ra văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện, Văn phòng đại diện thực hiện đóng tài khoản ngân hàng đã mở.

Bước 4: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện 

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện: 

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: đối với Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao; 
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: đối với Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Trình tự thực hiện:

• Theo Khoản 1 Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp giấy phép.
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

Như vậy, cần lưu ý cơ quan nhà nước không cấp văn bản xác nhận về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện mà có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

Bước 5: Thực hiện các nghĩa vụ liên quan khác

• Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động.
• Thương nhân nước ngoài có Văn phòng đại diện đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm thực hiện các hợp đồng, thanh toán các khoản nợ, gồm cả nợ thuế và giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

Lưu ý khi tiến hành thủ tục giải thể văn phòng đại diện

Lưu ý về thủ tục thuế

• Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài phải nộp hồ sơ xin chấm dứt hiệu lực mã số thuế và làm thủ tục quyết toán thuế, đồng thời cơ quan thuế sẽ làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho trưởng văn phòng đại diện và nhân viên.
• Trong quá trình đóng cửa văn phòng đại diện, cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán thuế, trường hợp Văn phòng đại diện phát sinh vi phạm sẽ phải nộp đủ số tiền thuế và tiền phạt nếu có trước khi ra thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Phí, lệ phí khi tiến hành thủ tục

Theo quy định pháp luật hiện hành, thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không mất lệ phí nhà nước.

Thẩm quyền ký hồ sơ chấm dứt văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm ký hồ sơ chấm dứt, có trách nhiệm thực hiện thực hiện hoặc ủy quyền để hoàn thiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, sử dụng dịch vụ giải thể văn phòng đại diện nước ngoài, xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được tư vấn cụ thể.