Giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Văn phòng đại diện có nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại Việt Nam. Do đó trong trường hợp chấm dứt hoạt động, Thương nhân nước ngoài có trách nhiệm thực hiện thủ tục đóng cửa hay còn gọi là giải thể văn phòng đại diện theo quy định pháp luật Việt Nam.

Căn cứ pháp lý

• Luật Thương mại 2005;
• Nghị định  07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài;
• Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
• Quá thời hạn hoạt động 05 năm theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn hoặc không được cơ quan quản lý đồng ý gia hạn;
• Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
• Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện, Chi nhánh không còn đáp ứng một trong những điều kiện cấp phép thành lập tại Việt Nam (theo quy định tại điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).

Hồ sơ đóng cửa/ giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
• Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (trong trường hợp không gia hạn giấy phép)

Trình tự, thủ tục giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Bước 1: Ra quyết định chấm dứt hoạt động và thanh toán nghĩa vụ với người lao động

Thương nhân nước ngoài ra quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, thông báo với người lao động và giải quyết chế độ lao động với nhân viên văn phòng.

Bước 2: Thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế bao gồm:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên;
• Bản sao Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện, bản sao Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện.

Cơ quan thuế quyết toán thuế của Văn phòng đại diện đồng thời quyết toán thuế thu nhạp cá nhân cho trưởng văn phòng đại diện người nước ngoài và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.

Bước 3: Đóng tài khoản ngân hàng của Văn phòng đại diện

Sau khi Cơ quan thuế quyết toán và ra văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện, Văn phòng đại diện thực hiện đóng tài khoản ngân hàng đã mở.

Bước 4: Thực hiện trả dấu tại cơ quan công an tỉnh/thành phố.

Hồ sơ trả dấu văn phòng đại diện bao gồm:

• Công văn trả dấu của Văn phòng đại diện;
• Con dấu của Văn phòng đại diện;
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;
• Bản sao Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện;
• Quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện với các lý do ở trên;
• Bản sao Văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của cơ quan thuế;

Thời gian thực hiện thủ tục trả dấu

Cơ quan công an tiếp nhận hồ sơ trả dấu và ra Thông báo hủy dấu của Văn phòng đại diện trong thời gian 3 -5 ngày làm việc.

Bước 5: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trực tiếp tại cơ quan quản lý

Thời gian giải quyết hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép hoạt động văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.

Lưu ý khi đóng cửa/giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

• Cơ quan nhà nước không cấp văn bản xác nhận về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện mà có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
• Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động.
• Trong quá trình đóng cửa văn phòng đại diện, cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán thuế, trường hợp Văn phòng đại diện phát sinh vi phạm sẽ phải nộp đủ số tiền thuế và tiền phạt nếu có trước khi ra thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Một số câu hỏi liên quan đến thủ tục giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện có phải làm thủ tục quyết toán thuế không?

Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động, văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài phải nộp hồ sơ xin chấm dứt hiệu lực mã số thuế và làm thủ tục quyết toán thuế, đồng thời cơ quan thuế sẽ làm quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho trưởng văn phòng đại diện và nhân viên.

Nộp hồ sơ chấm dứt văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài ở đâu?

• Sở Công Thương đối với trường hợp trụ sở Văn phòng đại diện có địa chỉ ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu tinh tế và khu công nghệ cao.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Bản quản lý) đối với trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện có mất phí không?

Theo quy định pháp luật hiện hành, thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không mất lệ phí nhà nước.

Thẩm quyền ký hồ sơ chấm dứt văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài ?

Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm ký hồ sơ chấm dứt, có trách nhiệm thực hiện thực hiện hoặc ủy quyền để hoàn thiện thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, sử dụng dịch vụ giải thể văn phòng đại diện nước ngoài, xin vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được tư vấn cụ thể.