Giấy tờ pháp lý của cá nhân trong hồ sơ thành lập công ty

Để việc thành lập công ty nhanh chóng và hiệu quả, các cá nhân cần hoàn thiện bộ hồ sơ pháp lý theo đúng quy định. Trong đó, các giấy tờ cá nhân của người thành lập đóng vai trò then chốt, là căn cứ để xác định tư cách pháp lý và quyền, nghĩa vụ của họ đối với doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp cho quý khách hàng những thông tin tư vấn pháp lý khái quát về nội dung giấy tờ pháp lý của cá nhân trong hồ sơ thành lập công ty.

Nội dung chính bài viết

Yêu cầu về giấy tờ pháp lý của cá nhân khi đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định mới từ 01/07/2025, với các cá nhân trong nước và nước ngoài chưa có số định danh cá nhân, doanh nghiệp vẫn cần đính kèm tài liệu giấy tờ pháp lý cá nhân như quy định cũ. Các giấy tờ yêu cầu bao gồm:

Theo Điều 19, 20, 21 và 22 Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cần những giấy tờ pháp lý của cá nhân trong hồ sơ đăng ký cho các loại hình như sau:

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân

Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.

Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh

Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên.

Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn

Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần

Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;

Có bắt buộc nộp kèm giấy tờ pháp lý cá nhân trong hồ sơ thành lập công ty từ 01/07/2025?

Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP có quy định các trường hợp đã kê khai số định danh cá nhân thì không bắt buộc nộp kèm giấy tờ pháp lý cá nhân trong hồ sơ thành lập công ty như sau:

Đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân, trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
Đối với hồ sơ đăng ký công ty hợp danh, trường hợp chủ sở hữu, thành viên là cá nhân kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
Đối với hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn, trường hợp chủ sở hữu, thành viên là cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
Đối với hồ sơ đăng ký công ty cổ phần, trường hợp cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.

Việc kê khai được thực hiện trong trường hợp đã có số định danh cá nhân (đã cập nhật mức 2) và cần kê khai các thông tin về họ, chữ đệm và tên, ngày, tháng, năm sinh, số định danh cá nhân, giới tính của mình trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Ngoài ra, người kê khai cần đồng ý chia sẻ thông tin cá nhân được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư cho Cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh để phục vụ công tác quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
Các thông tin kê khai được đối chiếu với các thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp thông tin cá nhân được kê khai không thống nhất so với thông tin được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cá nhân đó có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh thông tin để đảm bảo chính xác, thống nhất.

Do đó, không bắt buộc nộp kèm giấy tờ pháp lý cá nhân trong hồ sơ thành lập công ty từ 01/07/2025 trong trường hợp đã kê khai số định danh cá nhân.

Giấy tờ pháp lý của cá nhân trong hồ sơ thành lập công ty gồm những loại nào?

Khoản 16 Điều 4 Luật Doanh nghiệp Việt Nam 2020 đã quy định về giấy tờ pháp lý của cá nhân trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cụ thể: “Giấy tờ pháp lý của cá nhân là một trong các loại giấy tờ sau đây: thẻ Căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác”.

Trong trường hợp là công dân Việt Nam, giấy tờ pháp lý của cá nhân được xác định là:

Thẻ căn cước công dân;
Hoặc Chứng minh nhân dân;
Hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, sửa đổi bổ sung năm 2023 thì giấy tờ xác định quốc tịch nước ngoài là loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài hoặc Liên hợp quốc cấp, gồm hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu. Do đó, trong trường hợp cổ đông là cá nhân là người nước ngoài, thì giấy tờ pháp lý của thành viên là:

Hộ chiếu nước ngoài;
Hoặc là giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Vì thế, bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân với cá nhân là cổ đông sáng lập và cá nhân là cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là bản sao của một trong các giấy tờ sau:

Thẻ căn cước công dân;
Chứng minh nhân dân;
Hộ chiếu;
Các giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác.

Bên cạnh đó, ngoài các giấy tờ pháp lý trên, người đại diện theo ủy quyền còn cần phải cung cấp bản sao của văn bản ủy quyền tương ứng.

Lưu ý: Cần nộp bản sao công chứng hoặc bản sao kèm bản chính các giấy tờ trên để đối chiếu và các giấy tờ này phải còn hiệu lực theo quy định, đảm bảo tính nguyên vẹn không bị mờ, rách.

Thẩm quyền chứng thực giấy tờ pháp lý cá nhân

Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành bởi Thông tư 01/2020/TT-BTP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thẩm quyền chứng thực bản sao các giấy tờ tùy thân của cá nhân (như CCCD/CMND, Hộ chiếu) được quy định như sau:

Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã/phường/thị trấn nơi cá nhân cư trú.
Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện/quận/thị xã.
Văn phòng công chứng (hiện Phòng công chứng đang trong quá trình chuyển đổi trước ngày 31 tháng 12 năm 2028, theo quy định của Luật Công chứng 2024).

Khi nộp hồ sơ thành lập công ty, cần cung cấp bản sao của các giấy tờ này. Bản sao phải được chứng thực từ bản chính bởi một trong các cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền nêu trên. Việc này đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của giấy tờ, làm cơ sở để Phòng Đăng ký kinh doanh (thuộc Sở Tài chính) tiến hành thẩm định và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thủ tục thành lập doanh nghiệp

Bước 1: Nộp hồ sơ thành lập công ty đến Phòng Đăng ký Kinh doanh (một số tỉnh thành có tên gọi khác như Phòng Đăng ký Kinh doanh và Tài chính Doanh nghiệp,…) thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở chính hoặc tại cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/

Bước 2: Sở Tài chính tiếp nhận, giải quyết hồ sơ

Bước 3: Gửi thông báo bổ sung, sửa đổi hồ sơ (nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ) trong vòng 03 ngày từ ngày tiếp nhận hồ sơ

Bước 4: Trả kết quả giải quyết hồ sơ

Nếu hồ sơ hợp lệ: Cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Nếu hồ sơ không hợp lệ: Thông báo từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nêu rõ lý do từ chối.

Các loại hình công ty thường được thành lập qua Công ty luật Việt An

Thành lập hộ kinh doanh cá thể;
Thành lập doanh nghiệp tư nhân;
Thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn;
Thành lập công ty công ty cổ phần;
Thành lập công ty hợp danh;
Thành lập công có vốn đầu tư nước ngoài;
Thành lập công ty FDI.

Trên đây là phân tích về giấy tờ pháp lý của cá nhân trong hồ sơ thành lập công ty. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn các quy định của pháp luật, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất!