Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

Việc thay đổi về môi trường pháp lý kể từ ngày 01/07/2025, với sự có hiệu lực của Luật Doanh nghiệp 2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC, đã mở ra một khung quy định mới cho việc mở rộng mạng lưới của doanh nghiệp. Trong bối cảnh đó, việc thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện được nhiều doanh nghiệp cân nhắc như một giải pháp chiến lược nhằm tăng cường sự hiện diện trên thị trường. Chi nhánh được xem là một lựa chọn hiệu quả hơn, với khả năng trực tiếp tiến hành hoạt động kinh doanh theo ủy quyền của doanh nghiệp. Đồng thời, quyền hạch toán độc lập mang lại lợi thế về mặt quản lý tài chính và tối ưu hóa hoạt động thương mại. Trong bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hồ sơ thành lập chi nhánh công ty theo những quy định mới nhất để khách hàng có thể nắm rõ.

Chi nhánh công ty là gì?

Theo khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập nhằm mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh. Chi nhánh có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Một số đặc điểm pháp lý nổi bật của chi nhánh:

• Về quyền hạn:
  • Chi nhánh được thực hiện hoạt động kinh doanh trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền, trừ những ngành nghề mà pháp luật quy định phải xin giấy phép con.
  • Chi nhánh có thể được phép ký kết hợp đồng, giao dịch thương mại theo sự ủy quyền từ công ty mẹ.
• Về hạch toán:
  • Doanh nghiệp có thể lựa chọn cho chi nhánh hạch toán độc lập (có báo cáo tài chính, mã số thuế riêng, tự kê khai thuế) hoặc hạch toán phụ thuộc (mọi nghĩa vụ thuế tập trung về trụ sở chính).
  • Quyền lựa chọn hình thức hạch toán sẽ ảnh hưởng đến cơ chế quản lý tài chính, cách theo dõi doanh thu, chi phí và trách nhiệm kê khai thuế.
• Về cơ cấu tổ chức:
  • Chi nhánh phải có người đứng đầu (Giám đốc chi nhánh/Trưởng chi nhánh), là người đại diện cho chi nhánh trong phạm vi được công ty mẹ ủy quyền.
  • Người đứng đầu chi nhánh có thể là nhân sự nội bộ hoặc thuê ngoài, miễn là có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Về con dấu và tài khoản ngân hàng:
  • Chi nhánh được phép có con dấu riêng và tài khoản ngân hàng riêng để phục vụ hoạt động kinh doanh, nhưng vẫn gắn trách nhiệm pháp lý với công ty mẹ.
• Phân biệt với văn phòng đại diện:
  • Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng liên lạc, xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, không được phép kinh doanh sinh lợi.
  • Trong khi đó, chi nhánh có quyền kinh doanh trực tiếp, tạo doanh thu và có thể quản lý tài chính độc lập.

Các trường hợp công ty nên thành lập chi nhánh

Việc thành lập chi nhánh không chỉ là nhu cầu tự nhiên khi doanh nghiệp phát triển, mà còn là giải pháp chiến lược để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Doanh nghiệp nên cân nhắc thành lập chi nhánh trong các trường hợp:

• Mở rộng thị trường sang địa bàn mới: Khi doanh nghiệp đã có thị phần ổn định tại một khu vực và muốn mở rộng sang tỉnh, thành phố khác, việc lập chi nhánh sẽ giúp tiếp cận khách hàng tại địa phương đó một cách hợp pháp và hiệu quả.
• Tăng sự hiện diện thương hiệu: Một chi nhánh đặt tại vị trí chiến lược (ví dụ: trung tâm thành phố lớn) giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, mở rộng mạng lưới đối tác và khẳng định sự chuyên nghiệp.
• Phân cấp quản lý và điều hành: Với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, việc thành lập chi nhánh cho phép phân quyền quản lý, giảm tải cho trụ sở chính và nâng cao tính linh hoạt trong điều hành.
• Hạch toán độc lập để thuận lợi tài chính: Nếu muốn dễ dàng đánh giá hiệu quả hoạt động tại từng địa bàn, doanh nghiệp có thể chọn hình thức chi nhánh hạch toán độc lập, giúp theo dõi rõ ràng doanh thu, chi phí và lợi nhuận riêng biệt.
• Tham gia vào lĩnh vực, ngành nghề có tính chất địa phương: Một số ngành nghề như bán lẻ, vận tải, dịch vụ logistics, xây dựng, bất động sản… thường gắn liền với địa bàn cụ thể. Lúc này, thành lập chi nhánh là giải pháp bắt buộc để doanh nghiệp triển khai hoạt động hợp pháp.
• Đáp ứng yêu cầu của đối tác/khách hàng: Trong nhiều trường hợp, đối tác hoặc cơ quan quản lý yêu cầu doanh nghiệp phải có địa chỉ kinh doanh hợp pháp tại địa phương thì mới có thể ký hợp đồng, tham gia đấu thầu, hay mở tài khoản ngân hàng tại chi nhánh địa phương.

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

Theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và khoản 1 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thành lập chi nhánh bao gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh (Mẫu giấy đề nghị thành lập chi nhánh ở Mẫu số 17 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC)
• Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;

• Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
• Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh;
• Bản sao giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu chi nhánh (chỉ trong trường hợp chưa kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu theo Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP)
  • Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
  • Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
• Đối với một số ngành nghề do pháp luật quy định, bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh (hoặc của cá nhân khác thuộc chi nhánh) sẽ được yêu cầu.
• Giầy tờ ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục (do pháp luật quy định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tiến hành thủ tục này).

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Doanh nghiệp có thể lựa chọn thực hiện thủ tục trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh hoặc online qua website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

• Đăng ký trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh:
  • Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên
  • Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi muốn thành lập chi nhánh
• Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh đưa ra kết quả thủ tục:
  • Thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ chưa hợp lệ;
  • Giầy chứng nhận đăng ký hoạt động nếu hồ sơ hợp lệ.
  • Lệ phí: 50.000/ lần
• Nếu doanh nghiệp muốn thực hiện thủ tục online thì tham khảo hướng dẫn tại website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý:

• Khi đặt trụ sở chi nhánh ở tỉnh/thành phố khác nơi đặt trụ sở chính, cần nghiên cứu những quy định pháp luật có liên quan về ngành, nghề được phép kinh doanh tại nơi đặt trụ sở chi nhánh do không phải tất cả các ngành nghề doanh nghiệp đăng ký đều cho phép thực hiện.
• Việc lập chi nhánh của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc giấy tờ tương đương.

Lưu ý về cơ quan đăng kí kinh doanh tiếp nhận hồ sơ thành lập chi nhánh công ty theo quy định mới

Theo Công văn số 24/CV-BCĐTKNQ18 về định hướng tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và Công văn số 05/CV-BCĐTKNQ18 về việc bổ sung, hoàn thiện phương án sắp xếp bộ máy hành chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư đã được sáp nhập vào Sở Tài chính, thống nhất sử dụng tên gọi Sở Tài chính. Trước đây, Cơ quan Đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư chịu trách nhiệm xử lý các thủ tục đăng ký doanh nghiệp, cấp và điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sau quá trình tái cơ cấu, các chức năng liên quan đến tài chính doanh nghiệp và đăng ký kinh doanh được tích hợp vào Sở Tài chính, kéo theo sự thay đổi về cơ cấu tổ chức và cách thức vận hành tại từng địa phương.

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn pháp luật doanh nghiệp xin vui lòng liên hệ công ty luật Việt An để được hỗ trợ nhanh nhất!