Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Khi doanh nghiệp cần chuyển trụ sở làm việc, việc thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ theo đúng quy định pháp luật là bắt buộc. Thông qua bài viết dưới đây, Luật Việt An sẽ cung cấp cho bạn mẫu thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty, giúp bạn hoàn thành hồ sơ một cách nhanh chóng và chính xác. Nắm vững quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, thuận lợi.

Quy định về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

 Khái niệm và yêu cầu chung

Trụ sở chính là địa điểm đặt bộ máy điều hành, quản trị và liên hệ giao dịch thường xuyên của doanh nghiệp. Đây là địa chỉ pháp lý được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và được sử dụng trong tất cả các giao dịch, hợp đồng, hóa đơn và văn bản hành chính của công ty.

Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Ghi rõ ràng, cụ thể gồm số nhà, ngõ/ngách (nếu có), đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố;
• Không được trùng lặp với trụ sở của doanh nghiệp khác (đã đăng ký trước đó tại cùng địa chỉ);
• Phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp (chủ sở hữu hoặc thuê hợp đồng hợp lệ);
• Không được đặt trong khu vực pháp luật cấm hoạt động kinh doanh (như khu chung cư chỉ dùng để ở, khu vực quốc phòng, an ninh, di tích…).

Việc xác định địa chỉ trụ sở chính rõ ràng giúp cơ quan nhà nước, đối tác và khách hàng có thể liên hệ, giám sát và xác thực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Nghĩa vụ thông báo khi thay đổi trụ sở công ty

Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2025), doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Cụ thể:

• Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, doanh nghiệp phải gửi thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.
• Hồ sơ thông báo phải kèm theo quyết định và biên bản họp (nếu có) về việc thay đổi địa chỉ, cùng tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm mới.

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin trụ sở trên hóa đơn, chữ ký số, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, website và thông báo cho đối tác, cơ quan thuế, bảo hiểm, ngân hàng.

Căn cứ pháp lý:

Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2025);

Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định chi tiết thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Hệ quả pháp lý khi không thông báo đúng hạn

Doanh nghiệp không thông báo hoặc chậm thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính sẽ bị:

• Xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP (và sửa đổi mới nhất năm 2025);
• Khó khăn trong giao dịch và quản lý thuế, vì cơ quan thuế vẫn căn cứ vào địa chỉ cũ;
• Có thể bị tạm ngừng mã số thuế hoặc bị từ chối tiếp nhận hồ sơ điện tử trong quá trình kê khai.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Phần mở đầu

• Quốc hiệu tiêu ngữ
• Cơ quan có thẩm quyền
• Thông tin về doanh nghiệp (tên doanh nghiệp, mã số thuế/mã số doanh nghiệp)

Phần nội dung

• Thông tin địa chỉ trụ sở chính sau khi thay đổi (Số nhà/phòng, ngách/hẻm, ngõ/kiệt, đường/phố/đại lộ, tổ/xóm/ấp/thôn; xã/Phường/Đặc khu; Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương, Điện thoại
• Đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
• Cam kết về tính hợp pháp, chính xác của thông báo
• Ký tên, đóng dấu người có thẩm quyền

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Nộp hồ sơ:

• Trực tuyến qua cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp https://dangkykinhdoanh.gov.vn
• Trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Thời hạn xem xét

• Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc doanh nghiệp hoàn thành thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Phí và lệ phí

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp là 25.000 đồng khi nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính, được giảm 50% theo Thông tư số 64/2025/TT-BTC. Đăng ký qua mạng được miễn lệ phí theo Thông tư số 47/2019/TT-BTC. Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp là 100.000 đồng/lần, áp dụng cho mọi hình thức nộp hồ sơ. Lệ phí đăng ký không được hoàn trả nếu hồ sơ không được cấp, nhưng phí công bố được hoàn trả trong trường hợp này.

Câu hỏi có liên quan

Không báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp có bị phạt không?

Theo khoản 2 Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020 sửa đổi bổ sung năm 2025, khi đổi trụ sở chính, doanh nghiệp phải thông báo Phòng ĐKKD nơi cấp GCN trong 10 ngày kể từ ngày thay đổi.

Doanh nghiệp không thông báo đúng quy định sẽ bị xử phạt theo Điều 49 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.  Mức phạt có thể kèm biện pháp khắc phục là buộc đăng ký thay đổi và nộp đủ lệ phí theo quy định.

Địa chỉ công ty sau khi sáp nhập sẽ được Chi cục Thuế thông báo ra sao?

Căn cứ tại Mục 4 Công văn 1689/CT-NVT năm 2025 rà soát, chuẩn hóa danh bạ người nộp thuế theo địa bàn hành chính 2 cấp do Cục Thuế ban hành thì sau khi cơ quan thuế cập nhật địa chỉ NNT theo danh mục địa bàn hành chính mới trên hệ thống đăng ký thuế, Chi cục Thuế sẽ thông báo cho doanh nghiệp để đảm bảo thực hiện thủ tục hành chính thuế thuận lợi, đúng quy định gồm

• Tài khoản thuế điện tử của người đăng ký và nộp thuế.
• Địa chỉ email của người nộp thuế thông qua ứng dụng Etaxmobile của người đại diện theo pháp luật.

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác chi cục thuế quản lý thì làm như thế nào?

Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở cùng địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nhưng khác quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh do chi cục thuế quản lý:

• Doanh nghiệp phải nộp Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế “mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC” đến cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp doanh nghiệp mình và thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp với Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi doanh nghiệp dự định chuyển đến.
• Hoàn tất nghĩa vụ nộp BHXH, BHYT… và chốt sổ BHXH cho người lao động tại cơ quan BHXH cũ và đăng ký tham gia với cơ quan BHXH mới chuyển đến.
• Cập nhật thông tin mới trên hóa đơn.
• Cập nhật thông tin mới trên Thiết bị Token (Chữ ký số).
• Treo bảng hiệu mới.
• Trường hợp con dấu pháp nhân của doanh nghiệp thể hiện thông tin địa chỉ trụ sở cũ thì cần thực hiện thủ tục Khắc lại con dấu mới và Thông báo thay đổi mẫu dấu tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Mức phạt khi chậm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp bao nhiêu?

Căn cứ Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi chậm đăng ký thay đổi giấy chứng nhận doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể bị phạt tối tiểu 3.000.000 tối đa 20.000.000 tùy thuộc vào mức độ vi phạm.

Trên đây là tư vấn của Luật Việt An về mẫu thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Quý khách hàng có thắc mắc liên quan hay có nhu cầu tư vấn pháp lý liên quan về thành lập doanh nghiệp, vui lòng liên hệ Luật Việt An để được hỗ trợ tốt nhất