Người nước ngoài làm việc online có cần giấy phép lao động không?

Người nước ngoài làm việc online tại Việt Nam có thể vẫn phải xin giấy phép lao động tùy theo tính chất công việc, thời gian cư trú và mối quan hệ lao động với doanh nghiệp tại Việt Nam. Trong bối cảnh “remote work” (làm việc từ xa) và “digital nomad” (du mục kỹ thuật số) ngày càng phổ biến, việc xác định đúng nghĩa vụ pháp lý giúp doanh nghiệp và người lao động tránh các rủi ro pháp lý nghiêm trọng về lao động, thị thực và thuế.

Pháp luật Việt Nam quy định thế nào về người nước ngoài làm việc online tại Việt Nam?

Khái niệm “làm việc tại Việt Nam”

Để trả lời cho câu hỏi làm việc từ xa có cần giấy phép lao động không, trước tiên cần làm rõ các quy định nền tảng của pháp luật lao động hiện hành.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, quy định các hình thức người lao động làm việc tại Việt Nam như sau:

• Thực hiện hợp đồng lao động;
• Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
• Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế;
• Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;
• Chào bán dịch vụ;
• Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Tình nguyện viên;
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại;
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật;
• Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;
• Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

Có thể thất, pháp luật không phân biệt địa điểm thực hiện công việc là tại trụ sở hay tại nơi cư trú (làm việc online). Do đó, ngay cả khi làm việc qua không gian mạng, người lao động vẫn chịu sự điều chỉnh của pháp luật sở tại.

Hình thức lao động trực tiếp và từ xa

Lao động trực tiếp là hình thức lao động thường thấy nhất. Theo đó, người lao động đến địa điểm làm việc của doanh nghiệp để thực hiện công việc như đã thoả thuận tại hợp đồng lao động.

Ngược lại, làm việc online là một hình thức thực hiện công việc mà không đòi hỏi người lao động phải trực tiếp đến công ty để làm việc.

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, sự thay đổi về mặt không gian không làm thay đổi bản chất của hợp đồng lao động nếu hai bên vẫn có sự thỏa thuận về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành của người sử dụng lao động.

Quan hệ lao động thực tế

Căn cứ khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác (như hợp đồng tư vấn, hợp đồng dịch vụ “reelancer”) nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành của một bên thì vẫn được coi là hợp đồng lao động.

Người nước ngoài làm việc online có cần giấy phép lao động không?

Dưới đây là phân tích chi tiết để xác định khi nào người nước ngoài làm việc online tại Việt Nam phải tiến hành thủ tục xin cấp giấy phép lao động.

Trường hợp nào được miễn giấy phép lao động khi làm việc online?

Người nước ngoài làm việc từ xa có thể được miễn GPLĐ (phải thực hiện thủ tục xác nhận) nếu thuộc một trong các trường hợp tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP như:

Đầu tư doanh nghiệp và thương mại

• Chủ sở hữu, thành viên góp vốn (công ty TNHH) hoặc thành viên HĐQT (công ty Cổ phần) có phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
• Người lao động luân chuyển nội bộ đã làm việc tối thiểu 12 tháng, thuộc 11 ngành dịch vụ cam kết WTO.

Ngắn hạn và xử lý sự cố

• Vào Việt Nam dưới 03 tháng để thực hiện việc chào bán dịch vụ.
• Vào Việt Nam dưới 03 tháng để xử lý sự cố kỹ thuật, công nghệ phức tạp.
• Vào Việt Nam làm việc với tổng thời gian ngắn hạn dưới 90 ngày/năm.

Ngoại giao, quốc tế và tình nguyện

• Trưởng văn phòng đại diện, trưởng dự án của tổ chức quốc tế hoặc tổ chức phi chính phủ.
• Người vào Việt Nam thực hiện nhiệm vụ theo điều ước hoặc thỏa thuận quốc tế.
• Chuyên gia tư vấn chuyên môn, kỹ thuật cho các chương trình, dự án ODA.
• Người mang hộ chiếu công vụ hoặc là thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài.
• Tình nguyện viên làm việc không hưởng lương và có xác nhận hợp lệ.

Giáo dục, báo chí, luật sư và chuyên môn đặc thù

• Luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề tại Việt Nam.
• Phóng viên báo chí nước ngoài đã được Bộ Ngoại giao xác nhận.
• Người tham gia giảng dạy, quản lý giáo dục có xác nhận của Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc do cơ quan nước ngoài cử sang.
• Học sinh, sinh viên nước ngoài có thỏa thuận đến thực tập tại Việt Nam.
• Nhân lực thuộc nhóm công nghiệp công nghệ số chất lượng cao.
• Người làm việc trong lĩnh vực ưu tiên (tài chính, khoa học, đổi mới sáng tạo…) được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận.

Hôn nhân

Người nước ngoài đã kết hôn với công dân Việt Nam và đang sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.

Những rủi ro pháp lý và lưu ý khi thuê “remote employee Vietnam”

Doanh nghiệp thuê người nước ngoài làm việc từ xa cần lưu ý gì?

Khi doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng sử dụng “remote employee Vietnam”, bắt buộc phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản (có thể thông qua thông điệp dữ liệu điện tử theo khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động) và phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động theo quy định.

Nếu thuộc trường hợp được miễn giấy phép lao động thì doanh nghiệp cần xin xác nhận thuộc trường hợp miễn giấy phép lao động

Những rủi ro pháp lý khi làm việc online không có “giấy phép lao động for remote workers”

• Đối với người lao động:
  • Bị trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam
  • Bị xử phạt hành chính
• Đối với người sử dụng lao động
  • Bị xử phạt hành chính
  • Có thể bị đình chỉ hoạt động trong trường hợp nghiêm trọng
  • Rủi ro về thuế do phần tiền lương đã trả cho người lao động nước ngoài không hợp lệ sẽ không được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Người nước ngoài cư trú dài hạn tại Việt Nam và làm remote có phải khai thuế không?

Theo khoản 2 Điều 2 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, nếu người nước ngoài đáp ứng điều kiện là cá nhân cư trú có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục, họ có nghĩa vụ kê khai thuế bắt buộc. Còn trong trường hợp thu nhập đạt mức thu nhập tính thuế, người nước ngoài có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân đối với mọi khoản thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp về người nước ngoài làm việc online tại Việt Nam

Người nước ngoài làm việc online tại Việt Nam có bắt buộc phải xin giấy phép lao động không?

Không phải mọi trường hợp đều phải xin giấy phép lao động. Nghĩa vụ xin giấy phép lao động phụ thuộc vào việc người nước ngoài có phát sinh quan hệ lao động với doanh nghiệp tại Việt Nam, tính chất công việc, thời gian làm việc và trường hợp miễn giấy phép lao động theo quy định pháp luật.

Người nước ngoài làm remote cho công ty nước ngoài khi đang ở Việt Nam có hợp pháp không?

Việc làm việc từ xa cho công ty nước ngoài không bị pháp luật Việt Nam cấm. Tuy nhiên, người lao động cần bảo đảm tuân thủ quy định về thị thực, cư trú, thuế và các nghĩa vụ pháp lý liên quan trong thời gian sinh sống tại Việt Nam.

Visa du lịch có được sử dụng để làm việc online tại Việt Nam không?

Không nên. Visa du lịch được cấp cho mục đích du lịch, tham quan. Nếu người nước ngoài sử dụng visa du lịch để thực hiện hoạt động lao động hoặc cư trú dài hạn không đúng mục đích nhập cảnh thì có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Digital nomad tại Việt Nam có cần giấy phép lao động không?

Digital nomad làm việc hoàn toàn cho cá nhân, tổ chức ở nước ngoài và không phát sinh quan hệ lao động với doanh nghiệp tại Việt Nam thường không thuộc trường hợp phải xin giấy phép lao động. Tuy nhiên, vẫn cần lưu ý các quy định về cư trú và nghĩa vụ thuế.

Người nước ngoài cư trú dài hạn tại Việt Nam và làm việc online có phải nộp thuế không?

Trong nhiều trường hợp, người nước ngoài có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế hoặc đáp ứng điều kiện cư trú theo quy định có thể phải kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân tại Việt Nam.

Doanh nghiệp Việt Nam thuê người nước ngoài làm việc từ xa cần lưu ý gì?

Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất quan hệ lao động, kiểm tra yêu cầu về giấy phép lao động, hợp đồng lao động, nghĩa vụ bảo hiểm và thuế để tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài.

Làm việc online dưới 30 ngày có được miễn giấy phép lao động không?

Không phải mọi trường hợp làm việc ngắn hạn dưới 30 ngày đều được miễn giấy phép lao động. Người sử dụng lao động cần đối chiếu với các trường hợp miễn giấy phép lao động theo quy định của Bộ luật Lao động và văn bản hướng dẫn hiện hành.

Người nước ngoài làm việc online cho công ty Việt Nam cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Tùy từng vị trí công việc và hình thức tuyển dụng, hồ sơ có thể bao gồm hộ chiếu còn hiệu lực, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, văn bằng chuyên môn, tài liệu chứng minh kinh nghiệm làm việc và giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận thuộc diện miễn giấy phép lao động.

Làm freelancer tại Việt Nam có phải xin giấy phép lao động không?

Nếu hoạt động dưới hình thức cung cấp dịch vụ độc lập và không phát sinh quan hệ lao động với tổ chức tại Việt Nam thì có thể không cần giấy phép lao động. Tuy nhiên, nếu bản chất công việc đáp ứng các dấu hiệu của quan hệ lao động thì vẫn phải thực hiện thủ tục theo quy định.

Vi phạm quy định về giấy phép lao động khi làm việc online có thể bị xử phạt như thế nào?

Người lao động nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không đúng quy định có thể bị xử phạt hành chính, buộc chấm dứt hoạt động lao động, thu hồi giấy tờ cư trú hoặc áp dụng các biện pháp xử lý khác theo quy định pháp luật Việt Nam.

Trên đây là những quy định pháp luật liên quan đến việc người nước ngoài làm việc online tại Việt Nam và nghĩa vụ xin giấy phép lao động trong từng trường hợp cụ thể. Nếu Quý khách cần tư vấn về giấy phép lao động cho người nước ngoài, visa lao động, miễn giấy phép lao động hoặc các vấn đề pháp luật lao động khác, vui lòng liên hệ Công ty Luật Việt An để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác.