Quy trình thành lập công ty tại Hồng Kông

Hồng Kông từ lâu đã được xem là một trong những trung tâm tài chính hàng đầu thế giới, thu hút nhiều nhà đầu tư và doanh nghiệp trên toàn cầu. Với cơ sở hạ tầng hiện đại, môi trường kinh doanh thuận lợi và chính sách thuế ưu đãi, Hồng Kông mang đến nhiều lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Việc thành lập công ty tại đây không chỉ đơn giản mà còn giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường Trung Quốc rộng lớn, tận dụng nguồn nhân lực chất lượng cao và xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín trên phạm vi quốc tế. Chính vì những ưu điểm vượt trội này, Hồng Kông đã trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh và phát triển bền vững. Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa nắm được quy trình thành lập công ty tại Hồng Kông, Luật Việt An xin hướng dẫn quy trình đó qua bài viết dưới đây.

Tìm hiểu về cơ quan quản lý quy trình thành lập công ty tại Hồng Kông

Khi thành lập công ty tại Hồng Kông, bạn sẽ cần liên hệ với hai cơ quan chính phủ chính sau:

• Sở Đăng ký Công ty Hồng Kông: Đây là cơ quan chịu trách nhiệm đăng ký và quản lý các công ty tại Hồng Kông. Sở này sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập công ty, chứng nhận công ty của bạn đã được pháp luật công nhận. Tất cả các thông tin về công ty, như tên công ty, địa chỉ, cổ đông,… đều được lưu trữ tại đây.
• Cục Thuế Thu Nhập Nội Địa (IRD): Cơ quan này có nhiệm vụ quản lý thuế và thuế quan. Khi thành lập công ty, bạn sẽ cần đến IRD để đăng ký mã số thuế và thực hiện các nghĩa vụ thuế liên quan. Mỗi năm, bạn sẽ phải nộp tờ khai thuế doanh nghiệp cho IRD.

Chọn tên công ty khi thành lập công ty tại Hồng Kông

Bước đầu tiên trong quá trình đăng ký công ty chính là chọn tên cho công ty của bạn. Tên công ty có thể là tiếng Trung, tiếng Anh hoặc cả hai. Tuy nhiên, tên không được kết hợp cả chữ Trung Quốc và chữ Latinh hoặc đã được đăng ký trước đó.

• Kiểm tra sự khả dụng của tên: Trước khi quyết định, hãy kiểm tra xem tên công ty bạn chọn đã được đăng ký chưa trên trang web của Sở Đăng ký Công ty Hồng Kông qua đường dẫn sau: https://www.e-services.cr.gov.hk/ICRIS3EP/system/home.do
• Tránh những tên bị hạn chế: Không nên chọn những tên đã được bảo hộ, tên có chứa các ký tự đặc biệt hoặc những tên gây hiểu lầm, xúc phạm.
• Kiểm tra nhãn hiệu: Để tránh rắc rối pháp lý sau này, hãy kiểm tra xem tên công ty của bạn có trùng với bất kỳ nhãn hiệu đã đăng ký nào không. Bạn có thể thực hiện việc này thông qua Hệ thống Tìm kiếm Trực tuyến của Cục Sở hữu Trí tuệ tại Hồng Kôngqua đường dẫn sau: https://esearch.ipd.gov.hk/nis-pos-view/#/?lang=en

Lựa chọn loại hình công ty khi thành lập công ty tại Hồng Kông

Sau khi đã chọn được tên cho công ty, bước tiếp theo là lựa chọn loại hình phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn. Việc lựa chọn này vô cùng quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các vấn đề như nghĩa vụ thuế, sự linh hoạt trong hoạt động kinh doanh và trách nhiệm pháp lý của các thành viên. Tại Hồng Kông, có ba hình thức pháp lý phổ biến nhất:

• Công ty TNHH tư nhân: Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Trong loại hình này, trách nhiệm của các cổ đông sẽ giới hạn trong số vốn đã góp. Điều này có nghĩa là tài sản cá nhân của các cổ đông sẽ không bị ảnh hưởng nếu công ty gặp khó khăn.
• Doanh nghiệp tư nhân: Hình thức này phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi hoạt động của doanh nghiệp.
• Hợp tác kinh doanh: Đây là hình thức doanh nghiệp do hai hoặc nhiều người cùng góp vốn, cùng quản lý và chia sẻ lợi nhuận cũng như rủi ro.

Để lựa chọn được hình thức pháp lý phù hợp, bạn nên xem xét các yếu tố sau

• Quy mô doanh nghiệp: Nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn và cần huy động vốn, công ty TNHH tư nhân là lựa chọn phù hợp.
• Số lượng thành viên: Nếu chỉ có một người làm chủ, doanh nghiệp tư nhân là lựa chọn đơn giản.
• Mức độ rủi ro: Nếu muốn hạn chế rủi ro cho tài sản cá nhân, công ty TNHH tư nhân là lựa chọn tốt hơn.
• Mục tiêu kinh doanh: Mỗi hình thức pháp lý sẽ có những ưu điểm và hạn chế khác nhau. Bạn cần cân nhắc mục tiêu kinh doanh dài hạn của mình để lựa chọn hình thức phù hợp nhất.

Chỉ định Thư ký của công ty

Khi thành lập công ty tại Hồng Kông, việc chỉ định một thư ký công ty là một yêu cầu bắt buộc. Thư ký công ty đóng vai trò là cầu nối giữa công ty và các cơ quan nhà nước, đảm bảo mọi hoạt động của công ty luôn tuân thủ đúng pháp luật.

Thư ký công ty có vai trò gì?

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Thư ký công ty sẽ giúp bạn nắm rõ và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên quan đến việc thành lập và hoạt động của công ty tại Hồng Kông.
• Quản lý hồ sơ: Thư ký công ty chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ và cập nhật các hồ sơ quan trọng của công ty như sổ đăng ký cổ đông, sổ đăng ký giám đốc, báo cáo tài chính…
• Hỗ trợ các thủ tục hành chính: Thư ký công ty sẽ hỗ trợ bạn trong việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến công ty như nộp thuế, đăng ký thay đổi thông tin công ty…
• Cố vấn pháp lý: Thư ký công ty có thể cung cấp cho bạn những tư vấn pháp lý cơ bản về các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty.

Ai có thể làm thư ký công ty?

• Cá nhân: Bất kỳ cá nhân nào cư trú tại Hồng Kông đều có thể làm thư ký công ty.
• Công ty dịch vụ: Bạn có thể thuê dịch vụ thư ký công ty từ các công ty cung cấp dịch vụ thành lập công ty tại Hồng Kông.

Chọn địa chỉ trụ sở chính của công ty

Địa chỉ đăng ký chính thức là nơi mà các cơ quan nhà nước sẽ gửi tất cả các thông báo, văn bản liên quan đến công ty của bạn. Nếu bạn chưa có văn phòng làm việc tại Hồng Kông, có thể lựa chọn các cách sau

• Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo: Đây là một giải pháp linh hoạt, giúp bạn nhận thư, bưu kiện mà không cần phải thuê một văn phòng thật.
• Sử dụng địa chỉ của thư ký công ty: Đây là lựa chọn phổ biến và được khuyến khích, giúp đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông báo quan trọng nào từ các cơ quan chức năng.

Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty tại Hồng Kông

Thủ tục thành lập công ty tại Hồng Kông khá đơn giản. Bạn sẽ cần chuẩn bị một số giấy tờ sau:

• Mẫu đơn đăng ký: Có hai mẫu đơn chính là NNC1 (dành cho công ty TNHH) và NNC1G (dành cho các hình thức công ty khác). Các mẫu đơn này sẽ yêu cầu bạn cung cấp những thông tin cơ bản như tên công ty, lĩnh vực hoạt động, thông tin về giám đốc và cổ đông.
• Giấy tờ tùy thân: Bạn cần chuẩn bị bản sao hộ chiếu hoặc chứng minh thư nhân dân của các giám đốc và cổ đông.
• Điều lệ công ty: Đây là văn bản quy định nội bộ của công ty, bao gồm các quy định về quản lý, hoạt động của công ty. Bạn có thể tham khảo các mẫu điều lệ có sẵn trên website của Sở Đăng ký Công ty để dễ dàng hoàn thiện.
• Thông báo đến Văn phòng Đăng ký Kinh doanh: Đây là mẫu đơn IRBR1, được sử dụng để thông báo việc thành lập công ty đến cơ quan có thẩm quyền.

Lưu ý:

• Tất cả các mẫu đơn và giấy tờ đều có thể tìm thấy và tải xuống trên trang web chính thức của Sở Đăng ký Công ty Hồng Kông qua đường dẫn sau: https://www.cr.gov.hk/en/forms/specified.htm
• Sở Đăng ký Công ty cung cấp các mẫu điều lệ công ty để bạn tham khảo và sử dụng.

Nộp hồ sơ thành lập công ty tại Hồng Kông

Sau khi hoàn tất các thủ tục chuẩn bị hồ sơ, bạn có thể tiến hành nộp hồ sơ đăng ký công ty đến Sở Đăng ký Công ty Hồng Kông. Có 3 cách để bạn thực hiện:

• Nộp trực tuyến: Đây là cách nhanh chóng và tiện lợi nhất. Bạn chỉ cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử e-Registry như đường dẫn và thực hiện nộp hồ sơ theo trình tự. https://www.e-services.cr.gov.hk/ICRIS3EP/system/home.do?systemclock=1706084279829
• Gửi qua đường bưu điện: Bạn in hồ sơ đầy đủ và gửi đến địa chỉ của Sở Đăng ký Công ty tại 14/F, Queensway Government Offices
• Nộp trực tiếp: Bạn có thể mang hồ sơ đến trực tiếp Sở Đăng ký Công ty và nộp tại quầy thu ngân.

Thời gian xử lý hồ sơ:

Thông thường, Sở Đăng ký Công ty sẽ xử lý hồ sơ của bạn trong vòng 2-6 ngày làm việc. Sau khi hồ sơ được duyệt, bạn sẽ nhận được hai tài liệu chứng minh công ty của bạn đã được thành lập hợp pháp bao gồm:

Giấy chứng nhận thành lập công ty

Giấy chứng nhận thành lập công ty là tài liệu quan trọng nhất chứng minh sự tồn tại hợp pháp của công ty bạn tại Hồng Kông. Một khi đã được cấp, giấy chứng nhận này sẽ đồng hành cùng công ty trong suốt quá trình hoạt động. Bạn chỉ cần nhận được một bản duy nhất và không cần phải làm thủ tục cấp lại.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có thời hạn hiệu lực là một hoặc ba năm. Điều này có nghĩa là sau thời gian này, giấy chứng nhận của bạn sẽ hết hạn và không còn giá trị pháp lý.

Quý khách hàng cần hỗ trợ thành lập công ty tại Hồng Kông vui lòng liên hệ đến Công ty Luật Việt An để được hỗ trợ nhanh chóng!