Thành lập công ty tại Estonia

Trong kỷ nguyên số hóa toàn cầu, việc lựa chọn một quốc gia mới để đặt nền móng cho doanh nghiệp đang trở thành xu thế. Estonia đã nổi lên như một “quốc gia số” tiên phong mang đến những lợi thế vượt trội cho các nhà đầu tư và doanh nhân quốc tế. Chương trình Cư trú điện tử (e-Residency) cho phép các nhà đầu tư nước ngoài thành lập và quản lý một công ty có đăng ký tại Liên minh châu Âu hoàn toàn bằng phương thức trực tuyến. Bên cạnh đó, chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp đặc thù với thuế suất 0% áp dụng trên lợi nhuận được giữ lại để tái đầu tư, qua đó tạo điều kiện tối đa cho việc tích lũy vốn và mở rộng quy mô. Với tư cách là một pháp nhân châu Âu, doanh nghiệp sẽ được hưởng toàn bộ quyền lợi tiếp cận Thị trường chung EU. Luật Việt An xin hướng dẫn quý khách hàng thủ tục thành lập công ty tại Estonia qua bài viết dưới đây.

Đăng ký trở thành Cư dân điện tử để thành lập công ty tại Estonia

Đây là bước nền tảng để mở và vận hành công ty tại Estonia từ xa. Toàn bộ quy trình này được thực hiện trực tuyến, nhưng bạn sẽ cần di chuyển đến một địa điểm ở nước ngoài để nhận thẻ nếu tại nước sở tại không có đại sứ quán của Estonia.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Hộ chiếu;
• Ảnh chụp cá nhân theo tiêu chuẩn ICAO.

Nộp đơn đăng ký trực tuyến

 Bạn truy cập vào trang chủ của chương trình e-Residency Estonia có đường dẫn là e-resident.gov.ee.

Bước 1: Điền đơn đăng ký

• Thông tin cá nhân: Điền họ tên, ngày sinh, quốc tịch… trùng khớp với thông tin hộ chiếu của bạn.
• Tài liệu đính kèm: Bạn cần tải file scan hộ chiếu và ảnh thẻ đã chuẩn bị.
• Thông tin liên lạc: Bạn cần cung cấp email và số điện thoại.
• Lý do đăng ký: Ví dụ: Tôi muốn đăng ký e-Residency để thành lập một công ty tại Estonia (I want to apply for e-Residency to establish a company in Estonia). Công ty của tôi sẽ hoạt động trong lĩnh vực phần mềm, sản xuất… để cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong thị trường EU và toàn cầu.”
• Địa điểm nhận thẻ: Nếu tại nước sở tại của bạn chưa có đại sứ quán của Estonia, bạn có thể tìm nước gần nhất để nhận thẻ.

Bước 2: Nộp đơn và chờ xét duyệt

Quy trình kiểm tra lý lịch của bạn bởi Cảnh sát và Lực lượng Biên phòng Estonia. Khi đơn được phê duyệt, bạn sẽ nhận được email xác nhận rằng bộ kit e-Residency của bạn đang được vận chuyển đến địa điểm nhận thẻ bạn đã chọn.

Bước 3: Nhận bộ kit e-Residency

Bạn sẽ nhận được bộ kit bao gồm:

• Thẻ e-Residency (Digital ID Card).
• Một đầu đọc thẻ USB.
• Một phong bì chứa mã PIN1 và PIN2 (mã để xác thực và ký số).

Sau khi hoàn thành bước này, bạn sẽ chuẩn bị các bước tiếp theo để thành lập công ty.

Chọn nhà cung cấp dịch vụ kinh doanh để thành lập công ty tại Estonia

Theo quy định tại Estonia, mọi công ty có ban giám đốc cư trú bên ngoài lãnh thổ Estonia đều bắt buộc phải chỉ định hai thông tin sau đây tại Estonia:

• Địa chỉ pháp lý: Địa chỉ chính thức của công ty được đăng ký với chính phủ.
• Người liên hệ được cấp phép: Đây là một cá nhân hoặc công ty được chính phủ Estonia cấp phép, chịu trách nhiệm làm đầu mối liên lạc chính thức giữa công ty bạn và các cơ quan nhà nước.

Vì bạn không sinh sống tại Estonia, bạn không thể đáp ứng được hai thông tin này. Do đó, bạn phải thuê một nhà cung cấp dịch vụ để họ thực hiện vai trò này cho bạn.

Nộp hồ sơ thành lập công ty tại Estonia

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Bộ kit e-Residency đã được cấp: Bao gồm thẻ e-Residency, đầu đọc thẻ USB và các mã PIN (PIN1 để đăng nhập, PIN2 để ký số). Máy tính của bạn cũng cần cài đặt phần mềm DigiDoc4.
• Thông tin từ Nhà cung cấp Dịch vụ đã chuẩn bị ở trên;
• Các thông tin về công ty bao gồm:
  • Tên công ty;
  • Lĩnh vực hoạt động chính;
  • Vốn điều lệ: Theo luật mới từ 2023, bạn có thể thành lập công ty với vốn điều lệ tối thiểu chỉ €0.01. Tuy nhiên, bạn nên đăng ký vốn điều lệ là €2,500 nhưng chọn hình thức góp vốn sau. Điều này có nghĩa là bạn chưa cần phải góp vốn ngay, nhưng bạn (với tư cách cổ đông) sẽ chịu trách nhiệm cá nhân cho các khoản nợ của công ty đến mức €2,500 cho đến khi vốn được góp đủ.

Thao tác nộp hồ sơ thành lập công ty

Bước 1: Đăng nhập

• Cắm đầu đọc thẻ vào máy tính và cho thẻ e-Residency vào.
• Truy cập Cổng Đăng ký Doanh nghiệp Estonia (e-Äriregister).
• Chọn đăng nhập bằng “ID-card” và nhập mã PIN1 của bạn khi được yêu cầu.

Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký mới

Trên giao diện cổng thông tin, tìm đến mục “Establishment” (Thành lập) và chọn loại hình là “Private limited company” (Công ty TNHH Tư nhân).

Bước 3: Điền đơn đăng ký thành lập

Hệ thống sẽ chuyển bạn qua một biểu mẫu, bạn cần điền các thông tin sau:

• Tên công ty;
• Địa chỉ: Điền chính xác “Địa chỉ pháp lý” và thông tin “Người liên hệ” mà nhà cung cấp dịch vụ đã đưa cho bạn.
• Lĩnh vực hoạt động: Tìm và chọn mã ngành (EMTAK code) phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh chính của bạn
• Vốn: Nhập số vốn điều lệ bạn đã quyết định (ví dụ: 2500). Hệ thống sẽ cho phép bạn chọn việc sẽ góp vốn sau.
• Điều lệ công ty: Hệ thống sẽ cung cấp một bản điều lệ mẫu.
• Cá nhân liên quan: bao gồm các thông tin sau người sáng lập, giám đốc, phương thức liên lạc

Bước 4: Thực hiện ký số

Sau khi điền đầy đủ và bạn lưu ý cần rà soát lại toàn bộ thông tin, hệ thống sẽ yêu cầu bạn ký vào đơn đăng ký. Lúc này, một cửa sổ sẽ hiện lên và bạn cần nhập mã PIN2 (mã ký số) để xác thực.

Bước 5: Thanh toán lệ phí và nộp đơn

Sau khi ký, bạn sẽ được chuyển đến cổng thanh toán để nộp lệ phí nhà nước. Đơn của bạn sẽ được chuyển đến nhân viên thụ lý của tòa án để xem xét. Nếu hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được email khi công ty của bạn đã được đăng ký thành công. Trạng thái trên cổng e-Äriregister sẽ chuyển thành “Registered”. Ngay sau khi được duyệt, bạn có thể đăng nhập lại vào cổng và tải về Giấy chứng nhận Đăng ký Kinh doanh (được gọi là B-card) dưới dạng file PDF.